Подготовка к переговорам

Тщательная подготовка к переговорам — это залог их успеш­ного проведения. Зачастую люди испытывают соблазн идти по пути наименьшего сопротивления и экономят время и силы на подготовке к переговорам. Представьте себе простую жизненную ситуацию: оказавшись в незнакомом городе, вы решили добраться куда-либо на такси. Велика вероятность того, что доставят вас на место, выбрав самый длинный и дорогой маршрут. Если такое произойдет, значит, вы заплатили за то, что не подготовились к данной ситуации. Даже этот простой пример демонстрирует важ­ность подготовительной работы, в условиях же деловых перегово­ров она является совершенно необходимой.

Подготовительный период может начаться задолго до факти­ческого начала переговоров и включает два основных аспекта: организационный и содержательный.

Организационный аспект

Вне зависимости от темы предстоящих пе­реговоров в ходе их подготовки стороны должны согласовать ряд вопросов проце­дурного характера.

Прежде всего, необходимо осуществить выбор места и времени встречи. Здесь могут быть реализованы различные варианты. При выборе места проведения переговоров следует помнить о том, что люди комфортнее чувствуют себя на своей «территории», будь это офис или страна. А потому принимающая сторона имеет определен­ное преимущество. Возможен и выбор нейтральной территории.

Определение повестки дня — не менее важная составляющая под­готовки к переговорам. Повестка дня выступает неким инструмен­том для регулирования хода переговоров.

Организационная сторона подготовительного периода связана и с решением такой задачи, как формирование состава участников переговоров. В этом случае необходимо решить такие вопросы, как: кто возглавит делегацию, каков будет ее количественный и персо­нальный состав.

Содержательный аспект

В ходе подготовительного периода стороны обязательно решают ряд задач, которые и составляют собственно подготовку к пред­стоящим переговорам:

1) анализ проблемы и интересов сторон;

2) оценка возможных альтернатив переговорному соглашению;

3) определение переговорной позиции;

4) разработка различных вариантов решения проблемы и форму­лирование соответствующих предложений;

5) подготовка необходимых документов и материалов.

1. Важнейшая составляющая содержательной стороны подго­товительной работы — анализ проблемы и интересов сторон. Ни один хороший боксер не выйдет на ринг, не изучив сильные и слабые стороны будущего противника, его любимые приемы и специфику стиля. Будущие переговоры могут увенчаться успехом лишь в том случае, если стороны досконально проанализируют ситуацию и соберут необходимую информацию.

У договаривающихся сторон часто складывается впечатление, что их интересы взаимно исключают друг друга. Однако это не все­гда соответствует действительности. Расхождение одних интере­сов не означает отсутствия у оппонентов других — общих интере­сов. Ведь даже если в переговорном процессе участвуют всего лишь два человека, то и они имеют множество интересов. Что уж гово­рить о тех ситуациях, в которые вовлечено большое число людей.

2. До начала переговоров каждая из сторон должна оценить возможные альтернативы переговорному соглашению. Это необходи­мо на тот случай, если переговоры не завершатся успехом.

3. Следующий шаг в подготовке к переговорам — определение переговорной позиции.

4. Содержательная сторона предварительной работы заверша­ется подготовкой необходимых материалов справочного характера и документов (текстов выступлений, проектов предложений, пред­полагаемых итоговых документов).