Программное обеспечение

Существует множество информационных систем (в данном случае программных продуктов), поддерживающих деятельность транспортно – экспедиционных компаний (ТЭК).

Это обусловлено многообразием самих ТЭК, которые сильно различаются по видам и масштабам деятельности.

Можно выделить следующие виды информационных систем для ТЭК:

Адаптированные – информационные системы широкого применения, в которых заложена возможность адаптации к различным сферам деятельности. Это могут быть, например, электронные таблицы, базы данных (Excel, Access – рис. 9 - 12), также различные бухгалтерские программы (1С и др.).

Рис. 9. База данных Access для работы ТЭК

Рис. 10. Журнал базы данных

Рис. 11. Счет перевозчика

Рис. 12. Счет клиента базы данных

Данные системы могут быть адаптированы под транспортно-экспедиционный бизнес и широко используются мелкими и средними ТЭК. Сильной их стороной является общедоступность, однако все нюансы транспортно-экспедиционной деятельности они отразить не могут, также их использование затруднено в крупных ТЭК, при большом количестве рабочих мест.

Специальные (или профессиональные) - информационные системы, созданные специально для ТЭК. Такие программы полностью отражают структуру транспортно-экспедиционной деятельности. Используются в основном крупными ТЭК, т.к. требуют значительных затрат на разработку и внедрение. Такие информационные системы являются, как правило, «штучным товаром», т.к. обычно создаются под конкретную компанию.

В последнее время на рынке информационных продуктов появились программы, которые не созданы специально для ТЭК, однако заложенные в них широкие возможности адаптации к различным видам деятельности позволяют с успехом использовать их даже в крупных ТЭК, с большим количеством рабочих мест. Примером может служить продукт компании Майкрософт под названием Navision, который позиционируется как комплексная информационная система для управления малым и средним бизнесом. Многие ТЭК уже оценили преимущества подобных продуктов, т.к. теперь не надо тратить значительные средства на разработку и внедрение индивидуальных информационных систем. В программах типа Navision есть все возможности для того, чтобы «подогнать» их под свою специфику и при этом охватить все сферы деятельности ТЭК. Поэтому их можно отнести к специальным или профессиональным.

Вспомогательные – информационные системы, которые предназначены для выполнения вспомогательных функций. Например: системы для расчета ж/д тарифа, системы определения маршрутов, расстояний, скорости движения, программы для определения оптимального размещения груза в подвижном составе или на складе, программы для определения величины таможенных платежей и т.д. На данный момент эффективное функционирование ТЭК без использования подобных программ уже невозможно.

Структура информационной системы для ТЭК должна отражать структуру экспедиторского бизнеса.

Информационная система должна состоять из следующих модулей:

- модуль планирования и учета грузоперевозок;

- финансовый модуль;

-модуль документооборота;

- справочный модуль.

Модуль планирования и учета грузоперевозок. Данный модуль должен иметь следующие возможности:

фиксация основных данных по перевозке, а именно: наименование клиента, наименование перевозчика, дата отправки, ставка фрахта клиента/перевозчика, маршрут, характер груза, подвижной состав и т.д.

возможность учета перевозок различными видами транспорта, а также смешанных перевозок и перевозок сборных грузов;

возможность учета сопутствующих услуг: складских, погрузо-разгрузочных, таможенных, упаковка и проч.

Финансовый модуль должен позволять отслеживать финансовую сторону деятельности экспедиторской компании за любой период времени. Здесь должны быть заложенывозможности ввода, систематизации и мониторинга информации, необходимой для принятия финансовых и управленческих решений, а именно: дебиторская и кредиторская задолженность, экспедиторская комиссия, предстоящие платежи, ожидаемые поступления, информация о результатах деятельности отделов, подразделений и конкретных сотрудников, информация о плановых и фактических показателях, информация о курсах валют за весь период деятельности и проч.

Модуль документооборота. Данный модуль должен иметь возможность одним щелчком мыши создавать все документы, необходимые для деятельности ТЭК: заявки и договора для перевозчиков и клиентов, счета на оплату и счета фактуры, формирование заранее заложенных форм отчетов, возможность печати ТТН, авианакладных, CMR, ГТД и т.д.

Справочный модуль должен содержать в себе данные по всем контрагентам компании, как по клиентам, так и по перевозчикам (адреса, телефоны, реквизиты, контактные лица), также по городам, ж/д станциям, аэропортам, грузам, видам упаковки, подвижного состава, сотрудникам и т.д.

Необходимо выделить ряд требований, которыми должна обладать вся система в целом.

1. Возможность широкой фильтрации данных (возможность просмотра данных по различным критериям, заданным пользователем). Фильтрация данных возможна, например, по следующим критериям: заказы за определенный период времени, заказы определенного клиента или заказы, выполненные определенным перевозчиком, фильтрация по датам оплаты клиентов или датам оплаты перевозчикам, фильтрация по заданным суммам платежей, фильтрация по городам отгрузки/погрузки, по видам груза, видам привлекаемого транспорта, видам предоставляемых основных и сопутствующих услуг, сотрудникам и т.д. Чем шире возможности фильтрации, тем точнее и объективнее анализ деятельности ТЭК.

2. Возможность просмотра связанной информации: система должна «уметь» формировать отчет, где отражалась бы вся информация, касающаяся одной заданной перевозки, а именно:

дата осуществления перевозки

наименование клиента/перевозчика (перевозчиков)

ставка фрахта, выставленная клиенту и выставленная перевозчиком (исполнителем)

дата оплаты клиента/перевозчику

номера/даты счетов фактур клиента/перевозчика, номера/даты ттн, авиа, ж/д накладных и прочих документов

маршрут перевозки

характер груза

менеджер, отвечающий за организацию перевозки

сопутствующие услуги

3. Обеспечение безопасности системы: распределение прав доступа, защита от вирусов, несанкционированного копирования, потери данных (резервное копирование, архивация данных).

4. Возможность удаленного доступа к системе и организации удаленных рабочих мест. Это необходимо для объединения филиалов и головного офиса компании в единое информационное пространство, а также для обеспечения работы сотрудников за пределами офиса, например в командировках.

5. Возможность интеграции системы с интернет-ресурсами компании. Система должна обладать возможностью обрабатывать заявки, запросы и прочие документы, присланные в электронном виде через Интернетсайт компании или с помощью электронной почты. С другой стороны, система должна уметь представлять документы (например, счета фактуры или счета на оплату, заявки исполнителям) в электронном виде в отдельном файле, для их дальнейшей отправки по электронной почте.