Контроль состоит из следующих основных этапов (стадий):
- выработка стандартов и критериев;
- подготовка к проведению контроля;
- измерение достигнутых результатов;
- сопоставление со стандартами и критериями реальных результатов;
- принятие корректирующих управленческих воздействий.
Этап 1.
Выработка стандартов, нормативов и критериев для контроля. На данном этапе происходит разработка и утверждение параметров организации, по сравнению с которыми будут оцениваться ее деятельность и направления дальнейшего развития. Это стандарты, нормы, нормативы, планы, критерии или, обобщенно, цели. Такие цели разрабатываются в форме показателей результативности и нормативов контроля, которые позволяют сопоставить реально сделанную работу с запланированной.
К наиболее важным нормативам относятся поддающиеся контролю цели и задачи контролируемой деятельности, основные из которых определяются нормативно-правовыми актами (в том числе, законами и подзаконными актами), регулирующими деятельность организации. Часть целей и задач, но уже в более конкретном выражении содержится в решениях субъектов управления по выполнению названных нормативных правовых актов, планах деятельности организации и ее подразделений. Соответствие контролируемой деятельности этим целям и задачам является одним из важных критериев ее оценки.
|
|
Достаточно просто устанавливаются показатели результативности для величин, поддающихся количественному измерению, в частности, прибыли и объема продаж. Так, в качестве одной из целей может быть определено, например, получение прибыли в 2006 году 10 млн. руб. Некоторые важные цели не поддаются количественному выражению напрямую, в их числе, повышение степени удовлетворенности работой. В таком случае проводятся различного рода обследования и опросы, производится косвенное выражение цели через другие показатели. В приведенном примере это количество увольнений: сокращение увольнений обычно считается проявлением высокой степени удовлетворенности персонала работой.
Все стандарты и нормативы, используемые для контроля, должны быть определены, исходя из целей, задач и стратегий организации. Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, а также конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы.
В некоторых сферах деятельности организаций за норматив контроля деятельности может приниматься, в частности, наличие и использование имеющихся сил и средств, а также методов, применяемых для решения стоящих перед организацией задач. Требования, касающиеся допустимых оснований, условий, порядка проведения конкретной деятельности, также могут содержаться в соответствующих нормативно-правовых актах.
|
|
Необходимым условием для последующего сравнения результатов со стандартами деятельности является своевременное доведение информации об установленных стандартах и критериях оценки до сведения персонала организации.
Этап 2. Подготовка к проведению контроля.
Это этап предполагает:
- конкретизация объекта и предмета контроля;
- определение масштаба контроля;
- формирование временных рабочих коллективов (групп, инспекторских бригад, комиссий) или назначение должностных лиц, которым поручается осуществление контроля, распределение между ними контрольных функций или заданий;
- методическую подготовку контролирующих;
- уточнение нормативов (стандартов) контроля (что, как, по каким критериям или показателям следует контролировать);
- выбор наиболее рациональных для данного объекта форм и методов контроля;
- предварительное ознакомление (при необходимости) субъектов контроля с условиями и результатами деятельности подлежащего контролю объекта;
- разработку плана проведения контроля и его утверждение субъектом управления, принявшим решение о проведении контроля.
Уточнение нормативов (стандартов) контроля в каждом конкретном случае осуществляется в зависимости от характера объекта, предмета и целей проведения контроля.
Этап 3.
Осуществление измерения достигнутых показателей работы организации. Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты и нормативы, – это самый трудоемкий и самый дорогостоящий элемент контроля. Основное условие качественного выполнения этого процесса – выбор таких показателей, которые реально отражают движение организации по пути достижения поставленных перед ней целей. С учетом сказанного, процесс измерения обычно делается выборочным и он должно в полной мере соответствовать составу установленных стандартов, норм и плановых заданий.
Чтобы быть эффективной, система измерения должна максимально соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю. Здесь важно правильно выбрать единицу измерения, установить частоту измерений, их скорость и точность, а также определить, сколько однородных объектов контроля подвергаются проверке одновременно (масштаб контроля). Для обеспечении эффективности контроля важно довести до сведения соответствующих работников организации не только установленные стандарты, но и полученные результаты измерения контролируемых параметров.
Этап 4.
Сравнение фактически достигнутых результатов с установленными стандартами. Подобного рода сравнение дает возможность установить наличие отклонений в ту или иную сторону, выявить значимые для контролируемой деятельности факторы и условия. На этом этапе оказывается помощь объектам контроля в в устранении выявленных недостатков, определении состава мероприятий по улучшению деятельности, готовятся предложения для включения в итоговые документы по результатам контроля.
Надо иметь в виду, что выгоды от применения системы контроля должны «перевешивать» затраты на ее использование. В этой связи высокая степень контроля не всегда означает его эффективность. Если масштаб контроля завышен, то возникающие первоначально небольшие отклонения могут перерасти в крупную проблему для организации еще до фиксации этих отклонений системой контроля.
В противоположной ситуации, если масштаб контроля занижен, организация будет бурно реагировать и на очень незначительные отклонения, что потребует больших непроизводительных затрат времени и сил. Такая система контроля парализует и дезорганизует работу организации. В конечном итоге она может стать для организации разорительной. Таким образом, проведение измерений – не самоцель: в коммерческой деятельности контрольные измерения проводятся ради увеличения прибыли, а не для того, чтобы как можно точнее установить, что же происходит на самом деле.
|
|
Этап 5.
Подведение итогов контроля.
По параметрам, оцениваемым в процессе контроля, могут быть получены результаты трех видов:
- положительные, когда фактические параметры деятельности выше («лучше») запланированных;
- отрицательные, когда фактические данные оказались ниже («хуже») запланированных;
- нейтральные, когда организация (подразделение) функционирует в соответствии с планом, отклонения минимальны и корректировочных регулирующих воздействий не требуется.
По результатам контроля возможны следующие решения:
- невмешательство в работу подконтрольного объекта (ничего предпринимать не требуется);
- устранение возникших отклонений от исполнения решения;
- пересмотр и изменение стандартов и нормативов деятельности.
В первом случае фактические достигнутые результаты совпадают с запланированными. Во втором – следует установить причины отклонений, добиться их устранения и создать условия для осуществления деятельности в соответствии с установленными стандартами и нормативами, устранения отклонений от значений показателей, предусмотренных управленческим решением.
Это происходит через изменение некоторых внутренних переменных. Третий случай означает необходимость пересмотра планов, а следовательно, стандартов и нормативов, оказавшихся нереалистичными в сложившихся условиях. Это может произойти вследствие того, что планы составлены слишком оптимистично, а требования соответствующих стандартов выполнить практически невозможно. В таком случае стандарты пересматриваются в сторону понижения.
Контроль может выявить необходимость пересмотра стандартов в сторону повышения. Это нередко случается в успешно работающих организациях, но может свидетельствовать и о невысоком уровне планирования – о том, что план изначально был составлен ненапряженным.
|
|
Подведение итогов контроля предполагаетформирование окончательных выводов и оценок состояния контролируемой деятельности и степени ее соответствия действующим требованиям, подготовку итоговых документов (акта или справки по результатам контроля, предложений о мероприятиях по устранению недостатков и т.д.), а также доведение результатов проверки до объектов контроля, а при необходимости – и до более широкого круга работников организации. Эта стадия управленческого контроля фактически дает основу для осуществления корректирующих воздействия, а также для оценки деятельности.