Виды контроля

Многообразие задач контроля в управлении организацией обусловливает разнообразие его видов. В зависимости от соотнесения по времени с исполняемым управленческим решением различают следующие виды контроля: предварительный (или опережающий, предупредительный, превентивный), текущий (оперативный), заключительный (итоговый) и последующий (проверка исполнения).

Предварительный контроль имеет целью предупреждение нежелательных последствий или неожиданных отклонений в ходе исполнения решения и сводится, главным образом, к оценке наличия и достаточности организационных предпосылок и иных условий для практической реализации решения, готовности к этому объекта управления. Предварительный контроль позволяет своевременно внести при необходимости соответствующие коррективы в проект решения или в намеченный порядок его выполнения. Он осуществляется до фактического начала работ, проводится до принятия решения по тому или иному вопросу в целях предупреждения неверных или необоснованных решений.

Задача предварительного контроля состоит в том, чтобы выяснить, готова ли организация или ее подразделения к выполнению тех или иных задач. Он используется для проверки качества комплектующих изделий, сырья и материалов, идущих в производство, а также в отношении деятельности подчиненных, компетентность, а также добросовестность которых вызывает у руководителя определенные сомнения. Предварительный контроль призван предотвращать потенциальные ошибки и несоответствие установленным стандартам и требованиям, создавая тем самым уверенность, что данная работа или процесс будет происходить должным образом. Однако при этом затягивается процедура принятия решений и возникает возможность смешения ответственности. В случае неудачи исполнитель может ссылаться на контролера, указывая, что обязанность последнего – предотвращать подобные ошибочные действия.Само планирование и создание организационной структуры позволяют осуществить предварительный контроль. Строгое соблюдение правил и процедур при выработке планов, четкое написание должностных инструкций, эффективное доведение формулировки целей до подчиненных – все это способ убедиться, что планы будут реализованы, а структура будет работать так, как задумано.

Основным средством осуществления этого контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. Так, анализируются деловые и профессиональные знания и навыки, необходимые для выполнения тех или иных должностных обязанностей, устанавливается минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области. При приеме на работу с кандидатом проводится собеседование, выявляется, насколько его характеристики соответствуют необходимым требованиям.

В отношении материальных ресурсов вырабатываются стандарты допустимого качества поступающих материалов, материалы проверяют на соответствие стандартов; тщательно выбираются поставщики для заключения договоров.

Средством предварительного контроля финансовых ресурсов является финансовый план. Проработка финансовых вопросов на стадии его составления дает уверенность в том, что организация в процессе работы будет иметь достаточные финансовые средства.

Текущий контроль осуществляется в процессе исполнения решения и предназначен для выявления на ранних стадиях возможных негативных отклонений от заданных параметров этого процесса, которые могут существенно затруднить исполнение решения или создать реальную угрозу его исполнению. Он позволяет корректировать уже принятое решение и регулировать организацию управления его исполнением.

В наибольшей степени текущий контроль характерен для производственных процессов, где благодаря ему выявляется необходимость в регулировании хода производства. Объектами текущего контроля являются соблюдение норм и нормативов, действующих на производстве, соблюдение распорядка работы, движение изделий в рамках технологического процесса, уровень текущих затрат денежных средств, наличие запасов сырья, материалов, не изготовленной и готовой продукции, качество продукции. Этот вид контроля требует быстрого и постоянного поступления информации по каналу обратной связи. Так, бригадир обнаруживает ошибки в работе подчиненных ему рабочих и немедленно сообщает им об этом. В результате рабочие исправляют допущенные ошибки и усиливают свое внимание к качеству выполнения операции.

Текущий контроль важен в учет финансовых и материальных ресурсов. В управлении персоналом текущий контроль осуществляется в виде контроля работы подчиненного его непосредственным руководителем. Масштабы контроля не должны здесь превышать определенного предела, при котором он начинает восприниматься подчиненными как проявление недоверия и подозрительности, как мелочная опека, что обычно подрывает мотивацию к эффективной работе.

Заключительный контроль осуществляется после исполнения решения (выполнения программы, плана, мероприятия). Предназначен, прежде всего, для оценки состояния и результатов работы за контролируемый период, исполнения предписаний и решений субъекта управления, определения достигнутых при этом конечных результатов и их соответствия заданным параметрам. Сфера его применения – это контроль качества произведенной продукции (или услуг), и оценка результата деятельности как линейного, так и функционального персонала. В первом случае он абсолютно необходим, во втором – его целесообразность определяется тем, насколько важны в конкретном случае сильная и слабая стороны данного вида контроля. Сильная сторона заключается в том, что здесь не затягивается процедура принятия решений, исполнитель имеет возможность действовать под свою полную ответственность, что предоставляет ему возможность самореализации. Слабой стороной является, то, что вероятность допустить ошибку здесь выше, чем при предварительном и текущем контроле. Это обстоятельство может не играть решающей роли, когда цена ошибки невелика. Вместе с тем нейтрализация этой слабости обеспечивается высокой компетентностью исполнителей.

Заключительный контроль позволяет также выявлять положительный опыт работы, вскрывать причины и условия допущенных недостатков в целях их устранения, всесторонне оценивать сами решения и обеспечивать дополнительную мотивацию деятельности исполнителей на основе оценки конечных результатов. Этот вид контроля дает информацию для дальнейшего планирования.

Осуществление указанных трех видов контроля позволяют делать обоснованные выводы относительно состояния контролируемого объекта и определять конкретные меры по устранению выявленных недостатков и совершенствованию его деятельности. Для устранения недостатков и выполнения иных рекомендаций объекту контроля устанавливаются определенные сроки. По истечении этих сроков осуществляется последующий контроль. Этот вид контроля позволяет проверить исполнение (по содержанию и срокам) рекомендаций субъекта контроля, сделанных по результатам любого из первых трех видов контроля (предварительного, текущего или заключительного).

По объему вопросов, охватываемых контролем, и его масштабу в управлении организацией различают общий, специальный контроль и самоконтроль. Общий контроль охватывает все основные направления, линии, участки деятельности (объем контроля), одного объекта контроля (организации, подразделения, работника) или одновременно нескольких (масштаб контроля).

Специальный контроль затрагивает лишь одно направление, какую-либо линию или сторону деятельности организации (подразделения, работника). Наряду с субъектами контроля данной организации (подразделения), специальный контроль могут осуществлять в пределах предоставленных полномочий руководители и соответствующие функциональные подразделения аппарата вышестоящего органа управления (например, инспекторское, информационно-аналитическое, кадровое, финансовое).

Самоконтроль, в отличие от других видов контроля, нацелен на собственную деятельность субъекта управления. Диапазон решаемых посредством самоконтроля задач - от выявления проблем в собственной деятельности и поиска путей их решения до оценки хода выполнения решений, затрат времени на его реализацию, промежуточных и конечных результатов, выполнения намеченных планов, мероприятий и т.д.). Самоконтроль является непременным условием эффективной управленческой деятельности каждого работника.

В зависимости от того, входят ли субъекты контроля в состав контролируемой системы или нет, различают, внешний (вневедомственный) контроль и внутренний (внутриведомственный) контроль.

Внутриведомственный контроль в управленииорганизацией осуществляют должностные лица, которым контрольные полномочия определены по должности или делегированы соответствующими субъектами управления. К ним относятся:

- руководители предприятия и филиалов, которые организуют и непосредственно осуществляют контроль деятельности подчиненных;

- руководители и работники инспекторских, кураторских и иных функциональных подразделений, для которых контроль является служебной обязанностью;

- руководители базовых подразделений предприятия осуществляют контроль деятельности подчиненных им работников.

Контроль классифицируется также по следующим признакам: предмет контроля, стадия жизненного цикла объекта, стадия производственного процесса, характер принимаемого решения, степень охвата объекта контролем, режим контроля, способ получения и обработки информации, периодичность выполнения контрольных операций. По предмету контроля выделяют контроль технологии, организации процессов, условий труда, информации, документационных потоков и т.д.

По стадии жизненного цикла объекта принято различать контроль на стадиях подготовки объекта к функционированию, ввода его в эксплуатацию, опытной эксплуатации, постоянной эксплуатации, свертывания деятельности объекта и т.д. С учетом стадии производственного процесса контроль может быть входным, операционным, контролем готовой продукции, контролем транспортирования продукции или ее хранения и т.д. С позиций возможности дальнейшего использования (функционирования) объекта контроля различают разрушающий и неразрушающий контроль.

По характеру принимаемого решения по результатам контроля его классифицируют на активный (предупреждающий) и пассивный (по отклонениям) контроль. По степени охвата объекта контролем следует различать сплошной и выборочный контроль. В зависимости от того, какой режим осуществления контроля используется, обычно выделяют усиленный (ускоренный) и нормальный контроль. В зависимости от способа получения и обработки информации контроль делится на расчетно-аналитический, статистический, регистрационный. По периодичности выполнения контрольных операций можно выделить непрерывный и периодический контроль.

По направленности контроля принято различать стратегический, тактический и оперативный контроль. Стратегический контроль направлен на решение стратегических задач организации и непосредственно связан со стратегически планированием и управлением. Это вид контроля ставит задачу оценки и регулирования деятельности организации с позиций выполнения его долгосрочных целей и взаимоотношений с внешней средой. Стратегический контроль – предусматривает учет, оценку и анализ результатов разработки и реализации перспективной стратегии развития организации. Предметом контроля при этом выступают жизненно важные аспекты политики организации: корпоративная культура, факторы внешней среды, маркетинг, осуществление научно-технических прогнозов, клиентская база и другие важнейшие факторы деятельности организации.

Эффективность контроля как управленческой функции может быть обеспечена в полной мере лишь с приданием ему стратегической роли. В этом смысле он должен отражать общие приоритеты организации и способствовать решению стратегических задач. Из этого вытекает, что контролировать в первую очередь следует те сферы деятельности, которые имеют стратегическое значение, и не прибегать к сложным и дорогостоящим формам контроля там, где деятельность не носит стратегического характера и потому достаточно эпизодического контроля. Реализация стратегического контроля часто сопряжена со значительными затруднениями, обусловленными тем, что деятельность, подлежащая такому контролю, плохо поддается измерению. В целом содержание стратегического контроля заключается в учете, оценке и анализе результатов разработки и реализации концепции перспективного развития организации. Но вместе с тем стратегическое значение могут приобретать и отдельные формы контроля. В частности, когда дело касается сверх дорогого и сверх сложного изделия, например космического аппарата, необходим всеобщий и постоянный контроль, при котором каждая деталь проверяется при изготовлении и регулярно оценивается работоспособность всех систем, поскольку самая мелкая поломка может помешать достижению поставленной цели. Очевидно, что в подобных случаях обеспечение надежности является безусловной стратегической целью.

Тактический (или административный) контроль призван обеспечивать систематическое слежение за выполнением текущих задач, программ, планов. Тактический контроль нацелен на анализ выполнения тактических планов организации. Он осуществляется как в целом по организации, так и по ее ключевым организационным, функциональным, технологическим и иным подсистемам.

Оперативный контроль осуществляется с периодичностью, характерной для оперативного планирования – в большинстве случаев ежедневно. Оперативный контроль – нацелен на текущий учет, анализ осуществляемых процессов и имеет своей задачей непрерывное обеспечение выполнения принятых плановых заданий. Его предметом выступают, прежде всего, тематические и производственные задания, сроки проведения работ, качество работ, предусмотренные планом ресурсы, затраты предприятия.

Важным для практики является деление контроля на полный и выборочный, плановый и внезапный. Полный контроль – строится как целостная система, постоянно функционирующая в принятой организационной структуре. Выборочный контроль – организуется и осуществляется как разовое мероприятие, имеющее целевой характер: проверка качества продукции, соблюдения нормативных требований, научно-технического уровня продукции и т.п. Плановый контроль осуществляется в заранее установленные (обусловленные) сроки, в соответствии с заблаговременно составленным планом проверок. Внезапный контроль производится без предварительного уведомления организаций, подразделений, работников, деятельность которых выбрана для контроля. Осуществление этого вида контроля по конкретным срокам не планируется.

По сфере деятельности организации, подвергающейся контролю, различают контроль финансовых ресурсов; контроль материальных ресурсов; контроль человеческих ресурсов; контроль информационных ресурсов.

Принято различать также: производственный контроль; контроль управления запасами; контроль качества; финансовый контроль. В рамках финансового контроля осуществляется: бюджетный контроль; анализ рентабельности; анализ относительных показателей деятельности; анализ использования инвестиций;

Производственный контроль включает в себя: контроль маршрутизации, т.е. последовательности выполнения операций; контроль загрузки мощностей, иначе говоря, распределения работ; контроль выполнения производственных графиков, определяющих время, в течение которого должна производиться каждая операция; предварительную оценку стоимости выполнения работы; контроль на стадии отправки продукции.

Маркетинговый контроль базируется на анализе возможностей сбыта; анализе доли рынка; анализе соотношения между затратами на маркетинг и сбытом; наблюдении за взаимодействием с клиентами, а также их ожиданиями и спросом.

К негативным формам контроля можно отнести тотальный контроль, эпизодический контроль, односторонний контроль, скрытый контроль, формальный контроль. Тотальный контроль означает проверку всех самых малозначительных действий работника. По убеждению такого руководителя, использующего такой вид контроля, все, что не было им проверено, чревато ошибками. При таком подходе исполнители практически лишаются деловой самостоятельности, у них ослабляется мотивация к росту профессионализма. С другой стороны, такой руководитель при достаточном количестве подчиненных оказывается погребенным под бременем текущей и рутинной работы, которая не позволяет уделять должного внимания вопросам стратегического характера, что рано или поздно негативно отразится на положении организации.

Противоположным, но не менее ущербным является нерегулярный, эпизодический контроль, когда его проведение может быть вызвано только каким-либо чрезвычайными обстоятельствами. Такой контроль является лишь реакцией на грубые ошибки, недопустимые – незаконные, неэтичные и т.д. действия, со стороны персонала. Последствия подобных проявлений часто неустранимы, и контроль уже не способен компенсировать понесенные моральные и материальные потери. Безусловно, контроль должен предупреждать явления такого рода, а не становится их следствием.

Односторонний контроль имеет место тогда, когда исполнитель остается в неведении относительно результатов контроля своей деятельности. Не зная, как она оценивается, исполнитель теряет ориентиры в своей дальнейшей работе, что неизбежно подрывает его трудовую мотивацию. Такой контроль бесплоден, поскольку он не дает возможность корректировать действия контролируемого. Чтобы контроль был результативным, его итоги должны быть полностью и своевременно доведены до исполнителя и при необходимости обсуждены с ним, поскольку это поможет ему сделать правильные выводы, а проверяющему получить необходимые уточнения и устранить возможные недоразумения.

Скрытый контроль нередко практикуется в конфликтных ситуациях. В атмосфере противоборства и служебных интриг этот вид контроля используется для сбора негативной и порочащей соперника информации и последующего использования в качестве оружия против реального или мнимого противника. Важное значение при этом приобретают неформальные коммуникации («научшничество»), которые поощряются, набирают паразитическую силу и нередко становятся средством манипулирования действиями руководителей, прибегающих к этим каналам информации. Такой вид контроля не имеет ничего общего с обеспечением целей организации, и в своих крайних формах разлагает трудовой коллектив. Как правило, использование скрытого контроля свидетельствует о моральном неблагополучии в организации.

Формальный контроль означает, что проверке и анализу подвергаются отнюдь не истинные результаты деятельности, а вторичные, не имеющие значения для существа дела показатели. К числу такого рода формальных показателей деятельности работника, руководители, склонные к формализму, могут относить, в частности, пребывание работника на рабочем месте, физический объем представленного отчета, количество переговоров с потенциальными клиентами и т.п. Такая форма контроля может свидетельствовать также на беспечное отношение руководителя к этой управленческой функции, либо на его неспособность организовать надлежащую систему контроля.