Методы контроля

К числу основных методов контроля относятся следующие: наблюдение, изучение документов, обсуждение, эксперимент, опрос, анкетирование, тестирование, анализ. Сущность метода наблюдения заключается в непосредственном восприятии и затем фиксации контролирующим субъектом фактов, событий, действий, отражающих процесс исполнения решения, его результаты, состояние деятельности контролируемого органа (подразделения, работника). Наблюдение может осуществляться путем личного участия контролера в контролируемой деятельности.

Такое наблюдение называют соучаствующим (включенным). Если субъект контроля не принимает непосредственного, личного участия в контролируемой деятельности, такое наблюдение относится к простому наблюдению. На производственном предприятии методом наблюдения контролируется технологический процесс в целом, обследуются конкретные производственные операции и т.д. На производстве контроль может проводиться с использованием различного рода контрольно-измерительных приборов.

Метод изучения документов предполагает выявление, обобщение и анализ содержащейся в них информации, необходимой для осуществления контроля. Важно, чтобы отбираемые для изучения документы содержали информацию, соответствующую целям и задачам контроля, то есть отражали реальное состояние деятельности контролируемого объекта (организации, подразделения, должностного лица, работника). Так, в целях контроля производственной деятельности изучают технологические карты и иные документы, отражающие особенности процесса производства.

Для контроля финансовых потоков, расходования денежных средств используют финансовые и бухгалтерские документы. Если контролю подвергается деятельность должностного лица, то надо удостовериться в том, содержат ли отобранные документы данные, указывающие на результаты именно его труда. Наибольшую ценность для контроля представляют документы, содержащие фактические данные, на основе которых делаются оценочные выводы по контролируемым вопросам. При изучении документов особое внимание следует обращать на соответствие выводов и оценок содержанию описательной части документа. В случае такого несоответствия следует выяснить его причины.

Метод обсуждения производственной (служебной) деятельности

Речь идет о направленности служебных (производственных) совещаний на контроль степени понимания его участниками целей и задач предстоящей деятельности, конкретных показателей планов, значения полученных результатов, а также получении руководителем информации по контролируемым параметрам деятельности подчиненных. Важным преимуществом такого метода контроля является возможность оперативно уточнить у участников совещания информацию, отражающую реальное состояние дел. Обсуждаться могут как конечные, так и промежуточные итоги деятельности организации (подразделения), а также планы на будущее.

В научно-технической фирме весьма плодотворным может оказаться обсуждение направлений будущих исследований, а также подготовленных научно-технических отчетов, научных достижений работников.

Метод опросов (бесед) - применяется для получения информации от собеседников путем выяснения их мнения по контролируемым вопросам, анализа их аргументации и изучения сведений, на которых мнение основывается. Использование этого метода требует тщательной подготовки. Необходимо определить цель (цели) проведения беседы и ее предмет, подготовить конкретные вопросы собеседнику, определить порядок их постановки и обработки полученных сведений, наметить круг респондентов и оценить их вероятную информированность применительно к цели, предмету и вопросам предстоящей беседы, а также возможность и целесообразность опроса каждого из них. В зависимости от поставленных целей определяется и содержательная сторона беседы, в частности, характер вопросов.

Полученная указанным методом информация может использоваться для целей контроля, и особенно для выводов по его результатам, если контролирующий будет устанавливать в каждом конкретном случаерепрезентативность полученных данных, то есть соответствие характеристик, полученных в результате выборочного обследования, характеристикам этого объекта в целом, позволяющее распространить выводы выборочного обследования на весь изучаемый объект;

Метод эксперимента - его сущность заключается в целенаправленном привнесении в объективно существующую обстановку (ситуацию) точно известных субъекту контроля элементов с целью ее изменения в интересах получения необходимых для контроля данных по заранее определенной программе.

Проведением эксперимента решается ряд важных задач:

- проверка фактического состояния деятельности на конкретном направлении, линии, участке деятельности организации (подразделения, работника);

- проверка уровня профессиональных умений и навыков у подконтрольных работников к действиям в изменившихся условиях;

- изучение эффективности системы управления, адекватности ее реагирования на резкие изменения деловой обстановки, оценка состояния координации и взаимодействия внутри организации (подразделения), а также с партнерами; выявление узких мест и недостатков, выработка по результатам эксперимента мер повышения эффективности деятельности.

Эксперимент не может выходить за рамки правового поля деятельности организации, он не должен находиться в противоречии с правовыми актами, регулирующими порядок проведения самого эксперимента (если таковые имеются). Эксперимент должен исключать предпосылки, влекущие чрезвычайные происшествия и иные тяжелые последствия для окружающей среды, локальных сообществ (местного населения), его участников, а также самой организации.

Метод анкетирования можно рассматривать как разновидность метода опроса, но основанную на применении для опроса формализованных анкет.

Среди тем-заданий на проведение анкетирования могут быть следующие:

- выявление процессов, имеющих место среди определенных категорий работников или в коллективах в целях выработки адекватных мер реагирования;

- выявление проблем в конкретных областях деятельности, требующих решения, и поиск путей для этого;

- выявление отношения работников к планируемым инновациям, (нововведениям, преобразованиям) и т.д.

Методом тестирования, проводимым на основе стандартизированных тестов, исследуются психологические особенности людей. Выявляются значимые для профессиональной деятельности качества работника, его пригодность к определенным профессиям, степень соответствия определенной должности. Областями применения тестирования в контрольной деятельности могут быть отбор кандидатов для приема на работу в организацию; решение вопроса о назначении того или иного работника на руководящую должность или специфический участок работы; подготовка его к выполнению уникального мероприятиям и т.п.

Метод анализа – используется для комплексной проверки достигнутых результатов, а также оценки состояния деятельности организации (подразделения, работника) в текущий момент. В процессе анализа выявляются дополнительные факторы и параметры, подлежащие контролю. Уточняется смысл и значение достигнутых результатов, определяются и оцениваются пропорции в производственной, хозяйственной, финансовой, научно-технической и иных сферах деятельности организации, а также их соответствие существующим стандартам, нормативам и желаемым соотношениям. Сопоставляется информация, полученная в результате применения других методов контроля, формируются выводы по результатам проверки.

Рассмотрим метод, который в англоязычной литературе получил название «бенчмаркинг» (Benchmarking), в России его нередко именуют методом сравнительного анализа эффективности. По определению Американского центра производительности и качества, бенчмаркинг – это процесс, включающий: установление компанией ключевых сфер совершенствования своей работы; идентификацию и изучение лучшей практики других компаний; внедрение новых процессов и систем, обеспечивающих рост их производительности качества.

Исходным моментом процесса бенчмаркинга является сравнение параметров деятельности организации с достижениями других организаций. Его цели: определить и проанализировать те направления и параметры деятельности организации, по которым имеется отставание от лучших компаний; поставить задачу по улучшению работы в указанных направлениях и по выявленным параметрам; стимулировать и повысить возможности для укрепления показателей и введения организационных изменений на базе совершенной или более совершенной практики, используемой другими компаниями.

Процесс сравнения рассматривается как цикл, состоящий из трех этапов:

- на первом этапе определяются масштабы исследования, выявляются подходы и намечаются потенциальные объекты для сравнения;

- второй этап связан со сбором информации, проведением интервью, анализом и сопоставлением данных, подготовкой предварительного отчета;

- на третьем этапе устанавливаются цели, разрабатывается план действий, результаты согласуются со смежниками и в процессе реализации осуществляется мониторинг программ, позволяющий заново выверять сравниваемые позиции.

Как видим, используемые методы контроля сильно зависят от сферы контролируемой деятельности организации – производственная, хозяйственная, финансовая, научно-техническая и т.д. Так, важнейшим методом контроля хозяйственной деятельности организации является ревизия.

Контроль персонала осуществляется при помощи таких средств, как наблюдение, обсуждение, тестирование, собеседование и изучение личных документов. Так, своих подчиненных менеджер может контролировать путем изучения их письменных отчетов о работе, проводить регулярные совещания и обсуждения проблем, возникающих в организации или у отдельных работников.

Применение того или иного метода контроля осуществляется с учетом деловой обстановки, условий деятельности (в том числе их финансирования) и их реальных возможностей. Эффективность контроля деятельности во многом зависит от правильности выбора его формы и процедуры реализации.

Формы контроля

К основным формам контроля деятельности относятся: проверка; заслушивание конкретных должностных лиц; рассмотрение отчетности объектов контроля; отслеживание хода реализации принятого решения; повседневный контроль деятельности подчиненных.

Проверка деятельности осуществляется в отношении организации или ее подразделения (филиала). Подобного рода проверка может быть комплексная (инспекторская) или целевая (тематическая); массовая, выборочная или разовая; плановая или внеплановая. Комплексная проверка осуществляется по решению субъектов высшего уровня управления и является наиболее сложной формой контроля. Комплексный проверке может подвергаться организация в целом, крупное многофункциональное подразделение (все направления, линии и основные участки его деятельности, в том числе и состояние управления этой деятельностью).

При подготовке комплексной проверки определяются ее цели, задачи, подлежащие исследованию конкретные вопросы, сроки проведения, руководство и персональный состав инспекторской бригады, которой поручается проведение комплексной проверки, порядок подведения итогов по ее завершении. Перечисленные, а при необходимости и другие, вопросы включаются в план проведения комплексной проверки, который утверждается руководителем, принявшим решение о ее проведении.

Главными целями комплексной проверки являются выяснение и оценка фактического состояния деятельности организации; соответствия ее требованиям законодательных и иных нормативных правовых актов, в частности, налогового законодательства, а также решений соответствующих субъектов управления, особенностям деловой обстановки; выработка предложений о мерах по реализации результатов комплексной проверки (в том числе по распространению положительного опыта, устранению недостатков, совершенствованию деятельности в целом, а также на конкретных направлениях, линиях, участках и др.).

Целевая проверка проводится с целью контроля деятельности организации, одного или нескольких ее подразделений по конкретным, наиболее актуальным проблемам (темам). Подобного рода проверка проводится в интересах изучения и оценки состояния работы по конкретному направлению или линии деятельности организации (подразделения).

Целевой проверке могут подвергаться принятые меры, ход и результаты выполнения конкретного закона или подзаконного акта, управленческого решения вышестоящего органа управления, либо выводов и рекомендаций, данных по результатам ранее проведенной комплексной проверки.

Заслушивание конкретных должностных лиц (исполнителей) как форма контроля применяется практически всеми субъектами управления. Применение этой формы контроля повышает оперативность получения субъектом управления информации по рассматриваемой теме непосредственно от подконтрольного объекта, обеспечивает возможность ее уточнения и углубления посредством личного общения субъекта и объекта управления. При необходимости обеспечивается более высокая конфиденциальность выносимых на заслушивание вопросов и принятых по ним решений.

Темы (вопросы), выносимые на заслушивание, порядок и сроки его проведения, как правило, определяются заблаговременно, включаются в планы работы соответствующего субъекта управления и своевременно доводятся до тех, кого предполагается заслушать. Заслушивания могут быть и неплановыми. Необходимость в них вызывается внезапно возникающими ситуациями, требующими немедленного реагирования. При подготовке к заслушиванию по наиболее важным темам предварительно проводятся целевые или комплексные проверки. Заслушивания могут осуществлять лично субъект управления или по его поручению другие должностные лица, на заседаниях коллегиальных органов управления организаций (Совет директоров, общее собрание акционеров и т.д.) или соответствующих совещаниях.

Отслеживание хода реализации принятого решения – применяется выборочно, для контроля исполнения наиболее важных для организации задач, управленческих решений. Эта форма контроля реализуется обычно представителями аппарата управления (секретариатом, управлением делами и т.д.). Взятие под контроль осуществляется по заданию соответствующего субъекта управления, относящегося обычно к высшему уровню управления организацией.

Повседневное отслеживание деятельности подчиненных широко используется в процессе повседневной деятельности субъекта управления. Это позволяет ему контролировать значительный круг вопросов, связанных с проверкой исполнения конкретными должностными лицами своих функциональных обязанностей, требований нормативно-правовых актов, решений и поручений, планов различного уровня, отдельных сторон деятельности организации и оперативно принимать соответствующие решения. Такая форма контроля реализуется путем личного участия руководителя в решении совместно с подконтрольным объектом наиболее сложных вопросов повседневной деятельности.

Контроль осуществляется в процессе: изучения руководителем документов, подготовленных его подчиненным и последующего их обсуждения; осуществления деловых контактов с соисполнителями из других организаций (подразделений) и их руководителями; привлечения к контролю работников аппарата управления; рассмотрения иной текущей информации по интересующим субъекта управления вопросам. Подобного рода форма контроля позволяет в текущем режиме отслеживать эффективность разрешения вопросов, находящихся на контроле.

Изучение отчетности

Под отчетностью понимается установленная подзаконными актами и ведомственными нормативными правовыми актами, а также решениями уполномоченных на то субъектов управления (обычно высшего руководства организации) система количественных и качественных показателей, характеризующих состояние, динамику и результаты деятельности организации и ее подразделений (представительств, филиалов, дочерних фирм) за определенный период. Отчетность имеет следующие основные параметры: виды, формы, систему показателей (содержание), порядок и сроки представления, полномочия субъектов различных уровней управления по истребованию отчетности. Отчетность, представляемая в строго установленные сроки, относится к регулярной. Отчетность, сроки представления которой определяются в каждом конкретном случае, является эпизодической.

Различают статистическую и описательную отчетность. Статистическая отчетность представляет собой количественные показатели деятельности по строго определенным вопросам, статистические данные по которым заносятся в соответствующего образца формы, единые для всех подразделений организации. Описательная отчетность (отчет) содержит, главным образом, качественные показатели деятельности, характеризующие ее основные стороны и результаты. Оба вида отчетности взаимосвязаны и один из них несет в себе элементы другого: статистическая отчетность - элементы описательной в виде пояснений по заданным позициям; описательная отчетность не обходится без количественных показателей, т.е. без элементов статистической отчетности.