Объекты аудита

К целям сертификации систем менеджмента качества относятся [4]:

- степень соответствия системы менеджмента качества проверяемой организации критериям аудита ГОСТ Р ИСО 9001;

- результативность системы менеджмента качества.

Работы по сертификации проводят аккредитованные в системе ГОСТ Р органы качества. Область сертификации определяет заказчик по согласованию с председателем комиссии. В зависимости от области деятельности, вида продукции и пожеланий заказчика при сертификации к системам менеджмента качества могут быть предъявлены дополнительные требования в части законодательно регулируемой сферы или требований потребителя.

Объектами аудита при сертификации системы менеджмента качества являются:

- область сертификации и область применения системы менеджмента качества;

- соответствие качества продукции требованиям потребителей и обязательным требованиям к продукции;

- полнота и точность отражения требований ГОСТ Р ИСО 9001 в документах системы менеджмента качества;

- степень фактического выполнения требований документов системы менеджмента качества организации и её результативность в соответствии с ГОСТ Р ИСО 9001.

3.2 Процессы сертификации систем менеджмента качества.

Сертификация систем менеджмента качества состоит из следующих этапов:

1. Организация работ.

2. Анализ документов системы менеджмента качества организации-заявителя.

3. Подготовка аудита (проверке) «на месте».

4. Проведение аудита «на месте» и подготовка акта по результатам аудита.

5. Завершение сертификации, выдача и регистрация сертификата.

6. Инспекционный контроль сертифицированной системы менеджмента качества.

Этап 1. Основанием для начала работ может служить письмо-обращение (заявка), направленное заказчиком в орган по сертификации. Орган по сертификации проводит предварительную регистрацию заявки и её анализ для определения возможности проведения сертификации.

При положительном решении орган по сертификации регистрирует заявку и извещает об этом заказчика. После получения извещения о принятии заявки заказчик оплачивает органу по сертификации регистрационный взнос (3 МРОТ).

В случае невозможности проведения сертификации орган по сертификации письменно извещает заказчика об отказе с мотивировкой принятого решения.

В случае положительного решения о принятии заявки орган по сертификации и заказчик заключают договор. Сумма договора может быть оплачена сразу в полном объеме до начала работ, либо допускается возможность двухэтапной оплаты работ, что оговаривается в договоре.

После оплаты работ по договору орган по сертификации направляет заказчику:

- бланк-заявку на проведение сертификации системы менеджмента качества (если работы по сертификации начаты по письму-обращению)

- перечень сведений и документов системы менеджмента качества, представляемых проверяемой организацией в обязательном порядке, а также дополнительных документов, представляемых по запросу органа по сертификации. Все документы в двух экземплярах: один на бумажном носителе, один на электронном носителе.

После представления указанных документов распоряжением руководства органа по сертификации назначается руководитель группы аудита (комиссии по сертификации).

Этап 2. Проводится анализ заполненных организационных форм и представленных документов для определения их соответствия требованиям ГОСТ Р ИСО 9001.

Одновременно с анализом исходных документов, поступивших от проверяемой организации, комиссия организует сбор и анализ дополнительных сведений о качестве продукции проверяемой организации. Источником информации при этом могут служить потребители, органы государственного надзора и контроля, территориальные органы Госстандарта России и др.

Анализ завершается оформлением письменного заключения с выводом о возможности или невозможности проведения аудита «на месте».

При отрицательном заключении проверяемая организация извещается об этом и ей предлагается устранить отмеченные недостатки, после чего разработанные документы могут быть повторно представлены для возобновления работ по проведению аудита. Правда, в этом случае выполнение работ по повторному анализу документов проводится на основе дополнительного соглашения к договору.

Этап 3. Предварительный обмен с проверяемой организацией информацией по организационным вопросам предстоящей проверки. Одновременно разрабатывается план аудита (цель, сроки, график работы, область аудита и пр.), который доводится до сведения проверяемой организации до начала аудита «на месте». Кроме того, подготавливаются рабочие документы, включающие:

· контрольные перечни вопросов и планы выборочного контроля;

· бланки для регистрации свидетельств аудита и протоколы совещаний.

Этап 4. Проведение аудита «на месте» и подготовка акта по результатам аудита.

Работа начинается с проведения предварительного совещания. Оно проводится под руководством председателя комиссии с участием членов комиссии, руководства и ведущих специалистов проверяемой организации. Целью этого совещания является:

· подтверждение возможности реализации плана аудита;

· краткое изложение используемых методов и процедур аудита;

· установление официальных процедур взаимодействия между членами комиссии и сотрудниками проверяемой организации;

· обсуждение возникших вопросов.

На предварительном совещании председатель комиссии подготавливает участников комиссии, сообщает порядок и график работы комиссии, даты промежуточных и заключительного совещаний и др. необходимые сведения.

В процессе работы комиссия в качестве источников информации использует:

· интервью с работниками проверяемой организации;

· собственные наблюдения экспертов за функционированием производственных процессов;

· данные обратной вязи от потребителей;

· документы системы менеджмента качества регламентирующего характера, такие как политика и цели в области качества, руководство по качеству, планы по качеству, стандарты предприятия, регламенты, положения, инструкции, внешнюю нормативную и техническую документацию, договоры, контракты и др.;

· результаты оценки и рейтинги поставщиков.

Все перечисленное входит в объем работы по обследованию системы менеджмента качества организации «на месте».

Полученная и проверенная информация по объектам аудита должна быть сопоставлена с критериями аудита (требованиями ГОСТ Р ИСО 9001) для формирования выводов аудита.

Выводы аудита могут указывать на соответствие системы менеджмента качества проверяемой организации критериям аудита.

В ходе аудита системы менеджмента качества все обнаруженные отклонения объектов аудита от требований ГОСТ Р ИСО 9001 и документов системы менеджмента качества организации должны быть тщательно рассмотрены и классифицированы комиссией в зависимости от степени несоответствия рассматриваемого объекта проверки.

Зарегистрированные на специальных бланках несоответствия официально представляют руководству проверяемой организации. Организация проводит анализ причин несоответствий и составляет план корректирующих мероприятий, который представляет на рассмотрение органу по сертификации. Последний в недельный срок готовит заключение по представленному плану.

На выполнение плана корректирующих мероприятий аудиторы отводят срок в пределах от 5 до 12 недель, в зависимости от того, значительные или малозначительные несоответствия.

По результатам аудита комиссия готовит выводы и рекомендации, которые оформляют в виде акта. Акт рассматривается на заключительном заседании (совещании) комиссии совместно с руководством организации и ее ведущими специалистами. На совещании, которое носит официальный характер, председатель комиссии подробно докладывает о результатах проверки и выводах комиссии. Акт подписывают председатель, члены комиссии и руководитель организации. Один экземпляр передается проверяемой организации, другой – органу по сертификации.

Этап 5. Решение о выдаче или отказе в выдаче сертификата соответствия системы менеджмента качества принимается на основании рассмотрения акта по результатам аудита и результатов выполнения плана корректирующих мероприятий (действий).

Если корректирующие действия признаны неудовлетворительными, то результаты аудита и оценки системы менеджмента качества признают отрицательными и организация уведомляется об отказе в выдаче сертификата.

При положительном решении оформляется сертификат соответствия системы менеджмента качества установленного образца, которому присваивается регистрационный номер, после чего он регистрируется в Реестре органа по сертификации. Срок действия сертификата – три года.

Этап 6. Одновременно с оформлением сертификата орган по сертификации и держатель сертификата заключают договор на проведение инспекционного контроля на срок действия сертификата. Орган по сертификации передает проверяемой организации решение о выдаче сертификата, проект договора на проведение инспекционного контроля и вручает сертификат соответствия. Одновременно выдается письменное разрешение держателю сертификата на использование знака соответствия системы менеджмента качества с указанием формы такого использования.

Правила и порядок инспекционного контроля такие же, как и при проведении сертификации, но выполняются в меньшем объеме.

Если при инспекционном контроле будут установлены малозначительные несоответствия, то они должны быть устранены в согласованные сроки, но не позднее пяти недель после завершения инспекционного контроля. Отчет об устранении установленных несоответствий проверяемая организация направляет в орган по сертификации.

В случае установления значительных несоответствий, они должны быть устранены в течение двух недель после завершения инспекционного контроля. Если результаты корректирующих действий будут признаны неудовлетворительными, то это влечет за собой отзыв сертификата.

В заключение следует отметить, что организация, получившая сертификат, может в случае возникновения необходимости направить в орган сертификации письмо с просьбой расширить или, наоборот, сузить область сертификации с указанием соответствующих причин.