№ п/п | Дата документа | Автор документа | Исходящий № | Краткое содержание (заголовок) | Исполнитель | Подпись исполнителя | Срок исполнения | Примечание |
Пример граф журнала регистрации входящих документов
ЖУРНАЛ регистрации исходящих документов
№ п/п | Адресат (кому) | Краткое содержание (заголовок) | Исполнитель | №дела | Примечание |
Пример граф журнала регистрации исходящих документов
Порядок регистрации документов, имеющих гриф ограничения доступа, определяется специальной инструкцией.
Регистрация документов - это начальный этап контроля за исполнением документов.
Основная цель контроля - обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению директора поставлены на контроль. Обычно контролируется исполнение очень важных или срочных документов. Технологическое обеспечение контроля за исполнением осуществляет секретарь-референт или сотрудник службы делопроизводства.
После указания директора о постановке документа на контроль проставляется красным цветом буква «К» на левом поле документа напротив реквизита «заголовок» (см. рис. 1). Затем в регистрационном журнале делается отметка о контроле, сроках исполнения, ответственном исполнителе. Эти сведения берутся из резолюции директора на документе. Если в регистрационном журнале нет графы о сроках исполнения, ее вводят для проведения контроля.
Существуют следующие этапы контроля исполнения документов:
> текущий контроль (сбор ежедневных сведений об исполняемом документе);
> предупредительный контроль (предупреждение о необходимости исполнения документа за 2-3 дня до срока);
> итоговый контроль (обобщает результаты по исполнению документов отдельными сотрудниками и всей организацией).
Для большинства документов срок исполнения не должен превышать 10 дней.
Продление сроков исполнения может производиться только по указанию директора.
Документ считается исполненным и снимается с контроля директором после проведения конкретной работы исполнителем (составления проекта контракта, проведения деловой встречи и т.п.). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»). Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале регистрации.
Вопросы и задания для самоконтроля по теме 5
Понятие документооборота
1. Дайте определение документооборота.
2. На какие документопотоки можно разделить документы в организации?