Чтобы обеспечить систематизацию документов в делопроизводстве, необходимо составить номенклатуру дел.
Номенклатура дел - это список заголовков (наименований) дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения.
Пример оформления Номенклатуры дел:
ЗАО «Росбизнес»
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Дата №_
Заголовок
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор подпись
И. О. Фамилия
Дата
Индекс | Заголовок дела | Кол-во дел | Срок хранения, статья по пер. | Примечание |
1. Секретариат | ||||
1-1 | Заголовок дела | срок хранения, | ||
1-2 | Заголовок дела 2. Академический отдел | № статьи | ||
2-1 | Заголовок дела | -II- | ||
2-2 | Заголовок дела | -II- | ||
2-3 | Заголовок дела 3. Название отдела | -II- | ||
3-1 | Заголовок дела | -II- | ||
3-2 | Заголовок дела | -II- |
Секретарь Подпись И.О. Фамилия
Зав. архивом Подпись И.О. Фамилия
Итоговая запись о количестве дел, заведенных в ________ г.
Долговременное хранение: 1 (одно) дело
Временное хранение: число (прописью) дел
|
|
Итого: число (прописью) дел
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их учета и обеспечения сохранности. В номенклатуру дел включаются все дела организации, журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.
Номенклатуру дел необходимо составлять в любой организации вне зависимости от ее организационно-правовой формы. В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры обычно является «секретариат» («дирекция», «канцелярия»), ему присваивается индекс «1». Другие структурные подразделения располагаются по степени значимости.
При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности организации или должности руководителей и специалистов. Например:
1 - генеральный директор;
2 - заместитель директора.
Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им индексов, например: в индекс 1-2
1 - соответствует секретариату;
2 - порядковому номеру дела, заведенному в секретариате. Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.
Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:
- название вида документов;
- краткое содержание;
- дата или период, к которому относятся документы дела;
- слова «копии», если дело сформировано из копий документов. Например: «Приказы по основной деятельности за 1999 г.»
|
|
В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она велась, например:
«Переписка с ООО «Строитель» о закупке стройматериалов за 2000 г.».
Составление заголовков типа «Разная переписка», «Документы по общим вопросами) не допускается.
Номенклатура дел подписывается секретарем, архивистом и утверждается директором организации. Номенклатура составляется как минимум в трех экземплярах:
- первый хранится в деле;
- второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке сейфа с делами;
- третий передается в архив организации.