Формирование и оформление дел

Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела.

Делом является совокупность документов, сформированных по ка­кому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформлен­ную по определенным правилам.

Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов, обеспечивает их сохранность, устанав­ливает порядок в организации делопроизводства.

Формирование дел осуществляется в соответствии с заголов­ками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требо­вания:

1. В дело помещаются документы, работа по которым проведена.

2. Документы, подшитые в дело, являются подлинниками или за­веренными копиями.

3. Документы разных сроков хранения формируются в разные дела.

4. Документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело.

5. В дело включается один экземпляр документа.

6. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.).

7. В дело формируются обычно документы одного года.

8. В дело не должны подшиваться документы, подлежащие воз­врату, а также черновики документов.

9. Документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности (05.12.99, 17.11.99 и т.д.).

10. Устав организации и другие учредительные документы фор­мируются в самостоятельное дело.

11. Протоколы общих собраний акционеров формируются отдель­но от протоколов заседаний Совета директоров.

Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся.

12. Контракты делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первая группа - коммерческие контракты между предприятиями, вторая - трудовые контракты (договоры) с сотрудниками.

13. Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.

14. Документы по личному составу организации (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотруд­ников.

15. Документы ограниченного доступа с грифом «КТ» или «Кон­фиденциально» формируют отдельно от остальных документов организации.

16. При небольшом объеме переписки заводится одно дело, со­держащее входящие и исходящие письма и факсы.

17. Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составле­ния или утверждения.

18. Бизнес-планы, рассчитанные на несколько лет, подшивают­ся в дело первого года, например, бизнес-план на 1997 - 2000 гг. будет находиться в деле 1997 г.