Виды внешнеэкономических документов

Документы, относящиеся к внешнеэкономической деятельности организаций, можно условно разделить на три вида:

1. Деловая переписка (коммерческие письма о финансовом положении клиента, статусе фирмы; определение условий исполнения заказов; исполнения контрактов; о кредитных операциях; о выставлении счетов; об осуществлении платежей; об акцептировании предложений; отказов, аннулировании заказов; о расторжении контрактов; факсы).
2. Документы, оформляющие внешнеторговые сделки (контракты и документы, сопутствующие заключению контрактов: спецификации, акты, коносаменты и др.)
3. Претензионные документы по внешнеторговым сделкам.

Все перечисленные документы оформляются по международным стандартам с учетом законодательства и практики той страны, с которой ведутся переговоры.

3. Требования к письму международного образца.

Письма иностранным партнерам печатаются на бланке с полями по 1 дюйму (2,54 мм).

Реквизиты письма:

1. Эмблема организации и ее наименование (указываются в левом верхнем углу или в центре верхней части листа)

1. Справочные данные об организации (под реквизитом 1): адрес офиса, содержащий почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов и факсов, адреса и телефоны представительств компаний и ее филиалов, номер декларации или регистрационной лицензии

Все последующие реквизиты письма печатаются от границы левого поля.

3. Ссылка на входящий документ и номер письма (печатаются от границы левого поля)

4. Дата письма (буквенно-цифровым способом). Дата может проставляться у границы левого или правого поля доку­мента.

Все последующие реквизиты письма печатаются от границы левого поля.

5. Адрес получателя

1. имя и фамилия получателя;
2. наименование компании;
3. номер дома, улица;
4. город;
5. страна.

При написании адреса чаше всего используется "открытая пунктуа­ция", т. е. без запятых и точек.

6. Вступительное обращение (начинается со слов Dear…»дорогой», «уважаемый») Вступительное обращение пишут с новой строки, отсту­пив от адреса четыре межстрочных интервала.

В зависимости от того, кому письмо адресовано, могут использоваться следующие фразы:

• Dear Sir - если имя получателя неизвестно;

• Dear Madam - если имя получателя неизвестно;

• Dear Mr Neit - господину, имя которого известно;

• Dear Mrs Fella - замужней женщине;

• Dear Miss Jones ~ незамужней женщине;

• Dear Ms Morrison - замужней или незамужней женщине.

7. Заголовок письма (выделяется подчеркиванием). Является необязательным реквизитом, правилом хорошего тона. Заголовок обозначается:

• RE: - сокращение слова "regarding" (относительно);

• In re: - сокращение сочетания "In regard to" (касательно);

• Subject - (предмет, тема, вопрос);

8. Текст (обычно не превышает 1 страницы)

9. Заключительная формула вежливости. Указывается через два межстрочных интервала после текста письма. Она должна соответство­вать по форме приветствию и положению (званию) получателя письма.

Если письмо начинается словами: Dear Mr/Mrs/Miss/Ms, то заканчи­ваетсявыражением: Sincerely yours(искренне Ваш).

Если в приветствии слова: Dear Sir/Sirs/Madam,то окончание: Yours faithfully (преданный Вам).

Первое сочетание используется в деловой переписке гораздо чаше, особенно в официальных письмах.

В качестве окончания письма могуттакже использоваться следующие словосочетания:

ü Yours truly (искренне ваш)

ü Best wishes (наилучшие пожелания)

10. Личная подпись автора письма (ниже подписи указывается ее расшифровка: ФИО, на следующей строке – должность) После "заключительной формулы вежливости" делается не менее пяти межстрочных интервалов для личнойподписи автора письма. Должность не указы­вается, если письмо подписано руководителем компании.

11. Приложения.

Если к письму имеются приложения, то они указывают­ся следующим образом:

ü Enclosure ( приложение ): Order № 34

илисокращением

ü End: Contract № 11/SH5.

Для быстрого играмотного составления писем иперевода их на анг­лийский язык можно использовать программу "Письмовник" компании "Медиа Лингва". При его использовании составитель отвечает на вопро­сы, а компьютер автоматически формирует текст письма на русском и английском языках.