Технология применения кодов

Технология применения кодов в современных условиях исполь­зования ПЭВМ определяется прежде всего эксплуатационными возможностями машин, а также методами программирования, обеспечивающими создание в машине различных взаимосвязанных массивов информации — банка данных. Новая информационная технология, использующая персональные компьютеры, строится, как правило, на безбумажной технологии, где происходит автома­тическое, а не ручное формирование первичного документа.

Как известно, документ состоит из различных реквизитов-признаков и оснований. Технологический процесс предусматривает при этом автоматическое занесение реквизитов-признаков в документ. С этой целью в машинной программе имеется специальный блок справочников, которые содержат определенный пере­чень номенклатур, используемый в данной задаче. Некоторые но­менклатуры, являющиеся постоянными для данного вида деятель­ности (бухгалтерского учета, банковских операций), содержатся в программе, другие составляются на месте. К первому виду номенк­латур относятся отраслевые классификаторы. Состав простого справочника имеет вид:

Для таких справочников предварительно разработаны отраслевые классификаторы, являющиеся едиными для определенного вида деятельности. Так, например, для бухгалтерского учета — это план синтетических счетов. Базы данных, содержащие такие классификаторы, условно можно назвать программными. Ко второму виду классификаторов относятся локальные классификаторы, разработанные на местах.

Технологию применения кодов при компьютерной обработке экономических задач можно разделить на следующие этапы:

· просмотр и корректировка программных справочников;

· составление локальных кодов;

· загрузка локальных кодов в машину;

· использование созданных справочников для заполнения первичных документов;

· применение кодов для составления сводных таблиц.

Рассмотрим технику выполнения этих этапов.

Просмотр и корректировка программных справочников заклю­чается в нахождении в справочнике нужной номенклатуры, просмотре ее и добавлении новых позиций, отражающих спе­цифику деятельности данной организации (предприятия, фир­мы). Например, просматривая план бухгалтерских счетов, мож­но ввести новый счет.

Составление локальных кодов происходит вручную, техника их разработки приведена выше. Как уже отмечалось, большая роль в этой работе принадлежит пользователю.

Последовательно выполняются этапы классификации и ко­дирования, при этом могут использоваться различные системы кодирования. Как показал анализ программ, наиболее часто применяются порядковая, позиционная и комбинированная системы кодирования. Кроме цифровых кодов широкое распро­странение получили буквенные и буквенно-цифровые коды, ко­торые представляют собой условное обозначение позиции но­менклатуры и называются мнемокодом.

Следующий этап технологии применения кодов — занесение локальных классификаторов в машину.

Назначение справочников — облегчение заполнения первичных документов в машине. Ввод данных первичных документов в ПЭВМ происходит двумя способами: на экране возникает форма документа, либо появляется окно унифицированного ввода, куда вводятся данные для заполнения различных документов. При этом указывается, какая форма документа (П/П, РКО, ПКО, HAKJI) заполняется. В любом случае для размещения каждого реквизита отводится специальное поле документа.

К несомненным достоинствам современных программ относится возможность добавления новых позиций справочника во время выполнения каких-либо операций. Например, вводя очередное платежное поручение, пользователь обнаруживает, что появилась новая организация. Не выходя из режима составления документа, пользователь обращается к справочнику организаций и вносит в него все реквизиты новой организации. Одновременно эти реквизиты помещаются в создаваемый документ.

Мнемокоды, коды используются для составления сводных таблиц с различной детализацией по всем содержащимся позициям или выборочно. С этой целью программа перед составлением указанной сводки просит дать подтверждение о группировочных признаках, по которым ведется подсчет итогов и составление сводок. Например, указывается код (мнемокод) материально ответственного лица (склада); код группы, подгруппы, в разрезе которых необходимо получить итоги в сводных ведомостях.