Классификаторы и коды

Обработка экономических задач заканчивается составлением на ЭВМ различных сводок, таблиц, ведомостей, в которых информа­ция сгруппирована по каким-либо реквизитам-признакам. Группировка информации осуществляется на основе систем классифика­ции и кодирования, позволяющих представить технико-экономи­ческую информацию в форме, удобной для ввода и обработки дан­ных с помощью вычислительной техники.

Количественно-суммовые основания показателей имеют циф­ровое выражение, а признаки — буквенно-цифровое. К таким при­знакам можно отнести, например, название учреждения (подразде­ления), фамилию работающего, вид операции, которые не всегда удобны для автоматизированной обработки. Чтобы сделать эту ин­формацию удобной для восприятия человеком и машиной, потре­бовалось создание специальных средств формализованного описа­ния экономической информации. Эти средства включают целый ряд разработанных классификаторов, входящих в Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК).

Систематизация экономической информации вызывает необхо­димость применения самых разнообразных классификаторов:

· Общегосударственных, разрабатываемых в централизованном порядке и являющихся едиными для всей страны.

· Отраслевых, единых для какой-то отрасли деятельности. Как правило, отраслевые классификаторы разрабатываются в типовых проектах автоматизированной обработки. Например, для бухгал­терского учета составлены коды планов счетов, видов оплат и удержаний из заработной платы, видов операций движения мате­риальных ценностей и др.

· Локальных, которые составляются на номенклатуры, характерные для данного предприятия, организации, банка (коды табельных номеров, подразделений, клиентов и др.). Разработка ло­кальных кодов ведется на местах.

Условно Общегосударственные классификаторы делятся на 4 группы:

1. Классификаторы трудовых и природных ресурсов, например ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

2. Классификаторы структуры отраслей (ОК отраслей народного хозяйства — ОКОНХ), органов управления (система обозначе­ний органов государственного управления — СООГУ), админи­стративно-территориального деления (система обозначений административно-территориальных объектов — СОАТО), предприятий и организаций (ОКПО), форм собственности (ОКФС).

3. Классификаторы продукции (ОК промышленной и сельскохо­зяйственной продукции — ОКП, ОК строительной продукции).

4. Классификаторы технико-экономических показателей (ОКТЭП), управленческой документации (ОКУД), системы обозначений единиц измерения и др.

Составление классификаторов выполняется в два этапа: первый этап — классификация информации, второй — кодирование.

При классификации информации сначала выявляются признаки (наименования), подлежащие кодированию. К ним относятся те реквизиты-признаки, которые используются для составления группировок. Затем по каждому признаку составляется полный перечень всех позиций, подлежащих коди­рованию. При этом соблюдается логическая зависимость раз­личных признаков. Например, при кодировании территорий районы располагаются по облас­тям. Такой упорядоченный список, т. е. полный перечень одно­родных наименований состоящий из отдельных строк — пози­ций, называется номенклатурой. В каждой номенклатуре преду­сматривается некоторое количество резервных позиций на слу­чай появления новых объектов.

После составления классификации выполняется следующий этап — кодирование— процесс присвоения условного обозначения различным позициям номенклатуры. Код — условное обозначение объекта знаком или группой знаков по определенным правилам, установленным системой кодирования. Коды могут быть цифровыми, буквенными, буквенно-цифровыми и состоять из одного или нескольких знаков. При машинной обработке предпочтение отдается информации, закодированной в цифровой форме, как наиболее удобной для автоматической группировки.

После присвоения кодов создается классификатор— систематизированный свод однородных наименований и их кодовых обозначений. Классификаторы имеют двоякое применение. Первое — для ручного проставления кодов в документах. В этом случае класси­фикаторы оформляются в виде справочников и используются эко­номистами для подготовки первичных и сводных документов к машинной обработке.

Второе – при составлении первичных документов на машине. При этом предусматривается хранение всех классификаторов в памяти машины, на машинных носителях в банке данных, в качестве словарного фонда или условно-постоянной информации.

Хранение классификаторов в ЭВМ позволяет автоматически формировать необходимую текстовую информацию в выходных сводках. Например, в машине постоянно хранится справочник на работающих, где имеются такие реквизиты, как фамилия, имя, отчество, табельный номер, профессия и др. При расчете заработной платы на ЭВМ с первичных документов по начислениям и удержаниям в машину вводится только табельный номер работающею (без фамилии) и данные о заработной плате.

К кодам предъявляется ряд требований: они должны охваты­вать все номенклатуры, подлежащие кодированию; быть едиными для разных задач внутри одного экономического объекта (напри­мер, коды материалов, подразделений должны быть едиными для задач бухгалтерского учета и материально-технического снабже­ния); отличаться стабильностью; иметь резерв свободных номеров (но не излишний, так как это может привести к увеличению значности кода); длина кодового обозначения должна проектироваться минимальной. Значность кодов данной номенклатуры является одинаковой для всех позиций.

Назначение кодов заключается в обеспечении группировки ин­формации в машине, подведении итогов по всем группировочным признакам и их печати в сводных таблицах. Они находят широкое применение при выполнении таких процедур обработки, как по­иск, хранение, выборка информации; значительно сокращают время ее передачи по каналам связи.

Кодирование информации производится по определенной сис­теме — совокупности правил, определяющих построение кода. В настоящее время применяются несколько систем кодирования экономической информации, среди которых наибольшее распространение получили: порядковая, серийная, позиционная и комбинированная. Выбор системы кодирования зависит от целого ряда факторов, главными из которых являются количество выделяемых признаков в номенклатуре, число позиций в каждом признаке и степень устойчивости номенклатуры.

При построении порядковой системы все позиции номенклатуры кодируются по младшему признаку, без учета старших призна­ков. Всем позициям присваиваются порядковые номера без про­пуска номеров. Это код малозначный, простой по построению, однако, в нем учтен только младший признак, что затрудняет автома­тическое получение итогов по старшим признакам. Другой недос­таток данной системы — отсутствие в номенклатуре резервных по­зиций. Поэтому порядковая система имеет ограниченное примене­ние и используется при кодировании устойчивых однопризначных номенклатур.

Серийная система напоминает порядковую, но ею можно зако­дировать двух- и более призначные номенклатуры, т.е. имеющие два и более признаков. Каждой группе старших признаков но­менклатур присваивается серия номеров. В пределах этой серии каждая позиция младших признаков номенклатуры кодируется по­рядковым номером. Серийная система предусматривает резервные номера для старших признаков номенклатуры. Эта система удобна для обработки на ЭВМ в том случае, если в памяти машины со­держатся числовые значения серии номеров, характеризующие старшие признаки. ЭВМ обеспечивает автоматическое кодирова­ние всех старших признаков и получение сводных итогов по всем группировочным признакам.

При позиционной системе кодирования четко выделяется каждый признак и ему отводится один или несколько разрядов в зависимости от его значности. Затем каждый признак кодируется отдельно, начиная с 1, 01, 001 и т.д. в зависимости от значности признака. Этот код обеспечивает автоматическое формирование в ЭВМ всех необходимых итогов в соответствии с выделенным признаками.

Комбинированная система так же, как и позиционная, предусматривает четкое выделение всех признаков номенклатуры. Но при этом каждый признак может кодироваться по любой системе порядковой, серийной или позиционной. Комбинированная сис­тема более гибкая и широко применяется при решении экономи­ческих задач, поскольку обеспечивает автоматическое получение всех необходимых итогов в соответствии с выделенными призна­ками.