Организационно-производственные системы и их информационное обеспечение

15.1. "Неопределенность" существования организационных систем и сферы управленческого влияния

Основываясь на системных принципах анализа организации и принимая в качестве главных характеристик организационно-производственной систе­мы дифференциацию и интеграцию в ней, следует учитывать ключевую де­терминанту внешней среды — "неопределенность". При этом дифференциа­ция определяется как состояние разделения организационно-производствен­ной системы, имеющей тенденцию к развитию специфических свойств в от­ношении требований, вытекающих из соответствующего ей внешнего окру­жения. Соответственно интеграция представляет процесс достижения един­ства усилий различных подсистем при выполнении задачи предприятия, ко­торая предполагает законченный воспроизводственный цикл некоторых про­дуктов или услуг. Неопределенность характеризуется для каждого предпри­ятия, с точки зрения однородности и разнообразия его внешнего окружения, путем оценки ясности информации, поступающей из внешней среды; време­ни обратной связи по отношению к действиям, предпринимаемым организа­цией; степени программируемости условий организационно-производствен­ной деятельности.

Внешняя среда выступает главным фактором, определяющим организа­ционную дифференциацию и интеграцию на микроэкономическом уровне хозяйствования. Между характеристиками рыночной, производственной и научно-технической среды, внутренней структурой и механизмом действия предпринимательской системы существует устойчивая зависимость. При про­ектировании организационно-производственной системы, обычно приходит­ся решать следующие основные вопросы:

Организационно-производственные системы и их информационное обеспечение 491

— какова неопределенность внешней среды организации в части, влияю­щей на достижение ее целей;

— в каких частях организация должна быть механической, а в каких органической;

— как должны подразделяться подзадачи и как должна дифференциро­ваться организация (по функциям, по продуктам, по матричной схеме и т. п.);

— каковы требования к персоналу, к условиям работы и обучения членов организации;

— какие организационные механизмы должны использоваться для коор­динации и интеграции деятельности;

— каковы должны быть затраты на управление?

Ответы на эти вопросы можно искать разными путями и средствами, но важное значение как ориентир и вспомогательный инструмент проектирова­ния имеет набор организационных форм и механизмов дифференциации и интеграции, построенный для меняющихся характеристик организационной ситуации. Системный подход — это не просто набор каких-то руководств или принципов для управляющих — это способ мышления по отношению к орга­низации управления.

Совершенство системы внешне выступает в форме эффективности ее фун­кционирования. Критерии системности, как правило, позволяют лишь отли­чить систему от несистемного образования и определить, какая из сравнива­емых структур более "системна". Между тем знание "системности" объекта не означает еще выявления его совершенства и эффективности. Дело в том, что ни одно из определений системы, выступающих исходным принципом построения того или иного варианта организационной системы, не является функцией совершенства и эффективности, они безразличны к ним. Это объ­ясняется спецификой системного подхода и тем уровнем, который он зани­мает в структуре научной методологии. Системный подход и теория систем как результат его "онтологического" обоснования предполагают познание за­конов строения и в некоторых случаях также поведения объекта исследова­ния. Эти законы, сформулированные в виде принципов, выступают как кри­терии (параметры) системности объекта. На основе их применения можно понять, как устроен объект, как взаимодействуют его части на всех уровнях структурной иерархии, как связаны сами его уровни, как обеспечивается его целостность и способность к функционированию. Это означает знание струк­турных (функциональных) и причинных связей объекта, которые составляют лишь скелет объекта, не отражая глубинных оснований его поведения. Зна­ние такого рода отвечает на вопрос, как устроен и ведет себя объект, но не способно еще объяснить, зачем необходимо именно такое строение и такое поведение.

Целесообразность той или иной организационной структуры проявляется в согласованности поведения отдельных ее элементов, в соответствии струк­туры функциям, что и определяет в конечном итоге совершенство организа­ционно-производственной системы.

Глава 15

Впервые к рациональному решению проблемы целесообразности вообще приступили классики немецкой философии, и результатом их теоретико-фи­лософского анализа было понимание целесообразности как особого способа или вида организованности органических целостностей. Она, по И. Канту, например заключается в совершенном взаимодействии причин и действий, цели и средства, части и целого. Организованным продуктом природы явля­ется тот, в котором имеются все цели, а также соответственно средство, ничто в нем не является напрасным, бесцельным или таким, что можно было бы принимать голому механизму природы. Ф. Шеллинг, И. Кант, Г. Гегель рас­сматривали целесообразность как свойство органического целого, в котором непрерывно поддерживаемый поток причин и действий замкнут, благодаря чему оно и оказывается способным к саморегуляции.

Внешняя среда — одно из основных понятий общей теории систем. Выде­ление любой материальной системы основано на отсоединении элементов, включаемых в данную систему, от остального материального мира — среды.

Система и среда находятся в постоянном сложном взаимодействии и вза­имовлиянии друг на друга. Для конкретно взятой системы среда есть сово­купность всех объектов, изменение которых влияет на систему, а также тех объектов, чьи свойства меняются в результате поведения системы. Взаимо­действие системы с окружающей средой описывается целым рядом поня­тий: устойчивость, неподвижность, равновесие, адаптация и т. п.

Система находится в равновесии тогда, когда каждый элемент ее пребыва­ет в состоянии равновесия, определяемом другими элементами. Равенство — простейший случай устойчивого состояния. Оно характеризует состояние системы, в котором она остается сколь угодно долго при отсутствии отрица­тельных воздействий среды. Организационно-производственная система все­гда является частью внешней среды, поэтому в ответ на ее изменения она должна приспосабливаться к функционированию в новых условиях. Устой­чивость системы — это случай более сложного равновесия со средой, прояв­ляющегося в динамике их взаимодействия.

Адаптация — это способность системы обнаруживать целенаправлен­ное приспосабливающееся поведение в сложной среде, а также сам процесс такого приспособления. Адаптация системы может проявляться в качестве саморегулирования, самообучения, самоорганизации и самосовершенство­вания.

При саморегулировании система отвечает на изменения среды вполне опре­деленной реакцией своих элементов по жестко заданной программе.

При самообучении система способна изменять программы регулирования и способы действия своих элементов.

При самоорганизации система изменяет не только программу регулиро­вания, но и свою внутреннюю структуру.

Самосовершенствующиеся системы могут перестраивать свою структуру не только в пределах заданного набора элементов, но и путем расширения этого набора за счет среды.

Организационно-производственные системы и их информационное обеспечение 493

В современном предпринимательстве наблюдается переход от общей тео­рии систем к теории процессов, обусловленный наличием различных видов неопределенности воспроизводства организационно-производственных систем с позиции управленческой деятельности. К главным из них относятся: неопре­деленность факторов планирования и стоимости; неопределенность стратеги­ческого контекста; технические неопределенности; статистические неопреде­ленности. Обратимся к некоторым историческим аспектам данной теории.

Неопределенность в начале развития системного подхода состояла в том, что долгое время теоретики системного подхода не могли определить объем понятия "система". Неопределенность понятия "система" породила различ­ные варианты общей теории систем, которые порой качественно отличаются друг от друга.

В производственной и научной практике в качестве универсалия применя­ется теоретико-множественная точка зрения относительно понятия "система".

Системный анализ как теория решений включает в себя большое количе­ство системных концепций и теорий, которые управляющие стараются ис­пользовать в хозяйственной практике. Одним из существенных препятствий на этом пути являются основные виды неопределенностей, с которыми при­ходится встречаться на практике, когда используются эти теории (табл. 31).

Как правило, в теории управления кризис рассматривается как кризис системы. Но ведь кризис системы — это кризис теории и практики систем. Нельзя не учитывать, что любой кризис всегда начинается с теории (заложен в ней), а только потом он проявляется на практике. Поэтому продолжающийся кризис — это не просто кризис системы, а кризис общей теории систем.

Исходя из этих логических посылок следует, что любой руководитель в случае кризиса должен прежде всего подумать о смене теории, которая лежит в основе методологии решений. Простая замена одной системы на другую ничего не дает или дает очень мало, если старая методология сохраняется.

Главная ошибка в трактовке природы кризиса систем (предприятий) со­стоит в том, что это не просто кризис системы, а прежде всего кризис методо­логических концепций и теорий систем. Если же мы рассматриваем кризис как кризис системы то, как правило, противокризисные действия сводятся к уничтожению существующей системы управления, при сохранении старого теоретического основания принимаемых решений.

При системном подходе по мере углубления уровня анализа наблюдается "слабофиксируемый" переход от простых к сложным и большим системам. Это порождает проблему неопределенности границ системы. Такая неопреде­ленность может быть устранена путем вычленения элементов процесса труда.

Одно дело принимать решения на основе теории предприятия как соци­ально-рыночной системы и другое дело на основе теории производственных процессов. Решения здесь могут быть прямо противоположными.

С гносеологической точки зрения знание процессов всегда вторично по отношению к знанию систем как таковых. На определенной стадии изуче­ния предприятия как системы нужно собрать сведения об устройстве и

Глава 15

Таблица 31. Характерные виды неопределенностей в теориях решений

Теория решений	Основной вид неопределенности
Теория больших систем	Неопределенность границ систем
Теория организаций	Неопределенность перехода от одной системы к другой
Наука о поведении	Неопределенность временных последова­тельностей
Групповая динамика	Неопределенность малых групп и их границ
Методы сетевого планирования	Неопределенность в условиях изменения среды или смены последовательности действий
Теория массового обслуживания	Неопределенность учета нерегулярных массивов
Теория автоматического управления	Неопределенный учет производственного процесса, проблема многомерности
Теория информации	Неопределенность ценности информации Границы применения формулы Шенона
Математическая статистика	Проблемы взаимодействия факторов
Теория игр	Наличие сингулярных формул
Теория очередей	Наличие сингулярных формул
Теория статистических решений	Сложность применения в меняющихся условиях
Теория алгоритмов	Неопределенность цепей алгоритмов
Теория автоматов	Неопределенность маловероятных ситуаций при работе автоматов

структурных элементах предприятия, но для того, чтобы они функционирова­ли, необходимо знать процессы, обеспечивающие его управление и контроль. Системные свойства предприятия, эффективность, организованность, целостность и др. обеспечивают только начальные знания, а изменения этих свойств в процессе функционирования предприятия создают определенное состояние последнего по отношению к внешней среде. Можно изучать стоимость как системное свойство, а можно изучать прирост стоимости, и это две разные теории.

Очень часто за кризисы и спады в работе фирмы обвиняют менеджеров. Но это неверная методологическая позиция. Чтобы исключить кризисы и спады из практики хозяйствования, нужно сменить методологию управления — от концепции организационно-производственной системы к концепции органи­зационно-производственных процессов. Ибо простое изменение состава и струк­туры административных органов, т. е. переход от одной системы управления к другой может вызвать рост проблем, вместо решения имеющихся. Новая

рганизационно-производственные системы и их информационное обеспечение 495

система управления, новые оргструктуры при старых методах управления и старой методологии также малоэффективны. Невозможно управлять произ­водственной системой не управляя производственными процессами.

Достижения кибернетики позволили раскрыть принцип регуляции внут­ренней и внешней среды, обеспечивающей способ и условия направленного поведения любой высокоорганизованной системы на основе принципа обрат­ной связи. Но, поскольку сам по себе принцип обратной связи не определяет направление процесса, то в зависимости от программы управления он может приводить к различным, иногда прямо противоположным результатам (по­ложительная или отрицательная обратная связь). Главным оказывается ко­нечный результат преобразования системы, которому должна соответствовать программа управления (регуляции) процесса преобразования. Конечный ре­зультат выступает как цель изменения системы, а поведение элементов и всей системы в целом — как функция достижения этой цели.

Под функцией в большинстве случаев понимается конкретный способ де­ятельности того или иного органа (елемента системы), а функционирование отождествляется с их деятельностью вообще. Но дело в том, что деятельность одного и того же органа (елемента системы) может способствовать достиже­нию рыночной организационной системой определенного результата, но мо­жет и противодействовать или быть нейтральной в этом отношении. В пер­вом случае отношение действующего органа к системе в целом есть его фун­кция, а во втором — дисфункция. Функции могут быть определены как осо­бое отношение части к целому, при котором существование или какой-либо вид проявления части обеспечивает существование или какую-либо форму проявления целого. В этом определении функции часть как бы обнаружива­ет цель своего поведения — обеспечения существования целого (или выпол­нение его цели). Именно из такого кажущегося тождества функции и цели и возникла в истории науки тенденция подменять понятие функции понятием цели. Существенное различие между ними заключается в том, что функция — явление объективное, а цель — субъективное. Связь же между ними в том, что цель есть субъективный образ реально существующей направленности функций. Понятие цели исходно носило социально-экономический характер, выражая направленность поведения отдельных людей или их групп в форме образа того состояния своей внешней или внутренней среды, которого они стремились достичь своей деятельностью или бездеятельностью.

Организационная общность между структурой и поведением фирмы в конкретной рыночной среде обитания есть результат соотношения субъективно формулируемых менеджментом предприятия целей и реально осуществляе­мых им функций. Будущий полезный результат является своеобразным "ак­цептором действия", поведения фирмы, благодаря чему "желаемое будущее" действует (воздействует) на настоящее как организующий фактор. Именно цель как будущий полезный результат выступает главным организующим фактором, т. е. не сама объективно выполняемая функция, а то, что мы хотим иметь.

496 Глава 15

Параметры результата формулируются менеджментом в виде определен­ной модели. Вместе с тем следует подчеркнуть, что цель и определение резуль­тата возникают раньше, чем может быть получен сам результат, т. е. цель и результат — вещи во многом разные.

Стимулом для управления поведением фирмы является само реальное действие и его результат, реальные параметры этого результата. Если при этом учесть, что действие само есть результат поведения фирмы, то возникает вопрос, как понимать сам термин — "результат": в причинном или оценоч­ном аспектах.

Здесь следует выделить два смысла понятия "результат": результат как цель поведения и результат как качество реального действия, непосредственно ведущий к изменению системы. Ожидаемый результат как цель заложен в акцепторе результатов действия и его программы. В акцепторе результатов действия происходит сличение реальных результатов с ожидаемыми (запрограм­мированными). Несоответствие ожидаемых и реальных действий становится стимулом для изменения поведения (действия) системы с целью реализации их соответствия. Для выполнения такой задачи система должна иметь програм­му, в которой имеются различные варианты алгоритмов ее поведения, соответ­ствующие возможным вариантам получения результатов действия. Нужный вариант срабатывает, и система оказывается действующей "целесообразно".

Целесообразность действия элементов системы с точки зрения последней, предполагает (требует), что цель поведения системы каким-то образом зало­жена в механизмах мотивации и программы. Ведь будущее может быть пред­ставлено лишь "целью" и самостоятельно себя оно никак не проявляет, если все элементы функциональной системы существуют и действуют эффектив­но. В обобщенной схеме функциональной системы обнаружить цель вообще не удается. Можно лишь предположить, что цель определяет мотивацию по­ведения. Мотивация — это механизм предпочтительного выбора, но нужно знать, что определяет предпочтение в каждом конкретном случае. Таким определяющим моментом является направленность действий программы поведения системы. Именно направленность и воспринимается нами как целенаправленность, а конечное состояние системы, определяемое програм­мой, как цель ее поведения. Будучи особым инструментом регуляции поведе­ния, цель является высшей формой отражения сознательной деятельности человека. Предприятие реагирует (должно реагировать, если хочет жить) не на "будущие", а на ощутимо действующие факторы.

Сферу организационного управления очертить довольно трудно из-за не­воспроизводимости в мельчайших деталях процесса управления во времени. Поэтому на администраторов и руководителей непрерывно обрушиваются призывы ученых и консультантов — обратить внимание на ту или иную дисциплину, новый метод. Не мудрено, что руководители промышленных фирм часто теряются, им трудно разобраться во всех этих дисциплинах и еще труд­нее отделить безусловно ценные и полезные методы от методов весьма со­мнительного достоинства.

Организационно-производственные системы и их информационное обеспечение 497

Исследование организации производства представляет собой изучение сложных систем, включающих людей, машины, финансы и материалы, при­чем эти системы изучаются путем построения математической или аналого­вой модели, описывающей, как функционирует рассматриваемая система. Если любая операция (процесс) изучается таким образом и действительно строится некоторая модель, то проводится подлинно организационное исследование. Если же этого не делается, то мы имеем дело с отдельными элементами процесса производства.

При рассмотрении сферы организационного управления необходимо фир­му или производственную деятельность рассматривать в целом, исходя из определения и описания понятия системы. Для того чтобы множество опера­ций и объектов можно было рассматривать как организационную систему, должны удовлетворяться четыре четких критерия: система должна обладать содержанием, структурой, связью и поддаваться управлению.