2015-03-22
5825
ПРАКТИКУМ
ПО ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКЕ
Москва 2010
I. ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО
В настоящее время существует множество разных средств общения, но стандартное деловое письмо по-прежнему остается важным способом передачи печатных сообщений. Деловое письмо является своеобразным «представителем» компании, поэтому оно должно производить хорошее впечатление.
Есть определенные правила, которые необходимо соблюдать при ведении переписки:
- письма обычно оформляются на специальных бланках – бланках для писем и подписываются руководителями организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
- письма должны составляться грамотно, аккуратно, без помарок и исправлений;
- независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;
- содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополнительные материалы.
Деловое письмо как документ информационно-справочного характера при соответствующем оформлении приобретает юридическую силу с момента оформления реквизитов и подписания документа должностным лицом.
|
|
|
СТРУКТУРА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
В настоящее время общепринятой стала блочная структура делового письма (Blocked Letter Layout) (рис.1), при которой каждый элемент размещается компактно в виде блока, каждая строка текста, а также все "обрамляющие" элементы (framing elements) начинаются с линии левого поля, выравнивание по правому краю необязательно, запятые внутри блоков практически отсутствуют. Пунктуация сохраняется только в тексте самого сообщения. Между частями письма обязательна пустая строка. На рис.2 также предложено блочное расположение материала, однако дата, заключительная формула вежливости и подпись перенесены в правую часть письма. Такое размещение частей делового письма является довольно распространенным в коммерческой корреспонденции.
| | |
| Рис.1 | Рис.2 |
Деловое письмо на английском языке обычно содержит следующие обязательные части (framing elements):
|
|
|
1. Заголовок (Letterhead)
2. Указание на ссылку (Reference Line)
3. Дата отправления письма (Date)
4. Внутренний адрес (Inside Address)
5. Указание на конкретное лицо (Attention Line)
6. Обращение (Salutation)
7. Указание на общее содержание письма (Subject Line)
8. Заключительная формула вежливости (Complimentary Close)
9. Блок подписи (Signature Block)
10. Приложение (Enclosure)
11. Указание на рассылку копий (CC Notation)
Элементы 5, 7, 10 и 11 указываются в письме по мере необходимости.
| AGRICO DENMARK Telex: 4254 AGR Telephone: 05270 – 3985 Telefax: (056)043 – 075 1 Your Ref: 2 Our Ref: DA/st 15 February 20… 3 Farmers Fruit Products 45 Leadenhall Street 4 London E.C. 3 England Attention: Mr N. Harper 5 Dear Mr N. Harper 6 Re: Offer No 387/5117 7 Thank you for your letter of 9 March 20 …. I have pleasure in sending you our brochure with details of our new models. I look forward to hearing from you soon. Yours sincerely 8 DAshen D. H. Ashen 9 Manager Enc. 10 CC J. C. Hammond 11 |
1.1. Заголовок (Letterhead)
Официальное письмо печатается на бланке, в котором обычно содержится следующая информация:
- логотип или графический символ Вашей компании;
- название компании;
- полный почтовый адрес;
- контактные номера – телефон, факс, адрес электронной почты;
- унифицированный указатель информационного ресурса или название интернет-сайта;
- официальный адрес правления компании, зарегистрированный в Бюро регистрации акционерных компаний, если он отличается от фактического адреса компании (обычно приводится в нижней части бланка).
Если текст письма превышает страницу, то продолжение печатается на бланке, содержащем только логотип или название компании (без подробных данных), или на обычном листе бумаги. В верхней части указывают:
- номер страницы;
- дату;
- имя получателя.
Не оставляйте одну строку от абзаца на предыдущей странице и не переносите одну строку на новую страницу. Старайтесь начинать новую страницу с нового абзаца.
Названия российских внешнеторговых объединений не переводятся на английский язык. При их передаче на английском языке используется прием транслитерации:
Vneshnetorgovoye Objedinenie "Machinoexport"
В конце названий многих английских торговых и промышленных предприятий, банков и т.д. стоит слово Limited (сокращенно Ltd.):
Smith & Co., Limited
Слово Limited представляет собой сокращенное выражение limited liability company – компания с ограниченной ответственностью, означающее, что ответственность членов компании ограничивается номинальной стоимостью приобретенных ими акций.
В США вместо слова Limited после названий многих торговых и промышленных предприятий стоит слово Corporation или слово Incorporated (Inc.). Corporation означает соединение лиц, корпорация и в названиях американских фирм, банков и т.д. это слово употребляется вместо stock corporation акционерная корпорация. Incorporated (Inc.) означает зарегистрированный как корпорация:
The American Mining Corporation
James Smith and Company, Incorporated
Отсутствие слова Limited (Ltd.) в названиях английских предприятий и слов Corporation или Incorporated (Inc.) в названиях американских предприятий указывает на то, что данное предприятие является товариществом (partnership), члены которого отвечают по обязательствам предприятия всем своим имуществом:
|
|
|
Robinson & Sons
Bennet Bros.
(Bros. является сокращением от слова Brothers "братья". Bennet Bros. – Братья Беннет.
1.2. Ссылка (Reference)
Часто в заголовке печатается указание на ссылку, которую отправитель письма просит адресата упомянуть в своем ответе. В ссылках обычно приводятся инициалы составителя письма (заглавными буквами), инициалы машинистки (заглавными или маленькими буквами), сокращенное обозначение отдела, номер дела и т.п.:
| Our reference (или: Our ref.) AC/DK/156 | Наша ссылка AC/DK/156 |
| Your reference (или: Your ref.) 15/16/1865 | Ваша ссылка 15/16/1865 |
| In your reply please refer to FL/kd/151621 | В Вашем ответе просим сослаться на FL/kd/151621 |
| In your reply please mention our reference CA/DB | В Вашем ответе просим упомянуть нашу ссылку CA/DB |
Например:
Your Ref: DA/st
 |  |  | |||
Your Reference David Ashen Susan Thompson
(Ваша ссылка) (руководитель) (секретарь)
1.3. Дата (Date)
Дату следует писать полностью, поскольку цифровое обозначение даты может быть истолковано по-разному в различных странах. В Британии принят порядок: число/месяц/год. В последние годы все более заметной становится тенденция к минимальному употреблению знаков препинания в деловой корреспонденции, поэтому можно встретить варианты:
12 February, 2010
12 February 2010
(Читается: the twelfth of February two thousand and ten)
Американский вариант: месяц/число/год, перед числительным, обозначающим год, может ставиться запятая:
February 12, 2010
February 12 2010
(Читается: February the twelfth two thousand and ten)
Названия месяцев, кроме March, May, June и July часто сокращаются:
25 Sept 2010
1.4. Внутренний адрес (Inside Address)
Внутренний адрес содержит имя и адрес фирмы или человека, которому вы пишете.
Имя и адрес пишутся на разных строках в том же порядке, как они указываются на конверте. Адрес указывается в следующей последовательности: номер дома или здания и название улицы (на одной строке), название города (на другой строке). Если письмо направляется в США, то после названия города дается (часто сокращенно) название штата. При отправлении письма в Англию, может, при необходимости, быть указано графство. Необходимые для адреса слова Street, Place, Avenue пишутся с заглавной буквы. После названия населенного пункта, как правило, указывается почтовый индекс (ZIP code). Он был введен в 1963г. в целях электронной обработки и ускорения доставки корреспонденции; обычно содержит от пяти до девяти знаков. В большинстве случаев относится ко всему населенному пункту, в крупных городах - обычно к району города. Если письмо отправляется за границу, то название страны пишется на последней строке внутреннего адреса.
|
|
|
Если письмо отправляется авиапочтой, можно сделать пометку "AIRMAIL" перед внутренним адресом.
| AIRMAIL Continental Supply Company 312 Sixth Avenue New York, NY 11011 USA | Airmail Mr Doug Allen Eagle Press Inc 24 South Bank Toronto M4J 7LK Canada |
Имя получателя пишется точно так же, как в полученном от него письме. Например, если в подписи было написано "Douglas Cowles", то и во внутреннем адресе имя пишется так же, с обязательным добавлением вежливого обращения "Mr". Написать "Mr D. Cowles" в этом случае было бы неправильно. Инициалы всегда пишутся перед фамилией.
| Mr Douglas Cowles General Manager Cowles Engineering Co.Ltd. 12 Bracken Hill Manchester M60 SAS | Mr D. Allen Eagle Press Inc 24 South Bank Toronto Ontario M4J 7LK Canada | |
| Messrs Peterson and Sons 106 Knightsbridge London SWL 96C England | - если вы обращаетесь на фирму в Британии Messrs – сокращение от Messieurs (Фр.), употребляется, если в названии фирмы есть имена людей | |
| Worldwide Dealers Inc. 16 Sixth Avenue New York, N.Y. 11015 USA | -- если вы обращаетесь на фирму в США | |
| Managing Director Office Equipment Inc. 344 Rue Road Chicago, IL.2 USA | - если вам неизвестно имя человека, к которому вы обращаетесь | |
| Mr John K. Style Export Division Wellhead Builders Ltd. 5 Fen Road London EC3 7AP England | - при обращении к конкретному лицу на фирме |
| При обращении к женщине используют один из следующих вариантов: | ||
| Mrs Rosemary Jones Mrs C. Green | - обращение к замужней женщине | |
| Miss Mary White Miss R. Crage | - обращение к незамужней женщине | |
| Ms P. Stevens | - используйте сокращение Ms, если семейное положение женщины неизвестно |
Если письмо носит конфиденциальный характер, то внутренний адрес будет содержать слово "Confidential", которое пишется заглавными буквами или подчеркивается.
| Your Ref: DA/vs Our Ref: KS/mg 15 October 20… CONFIDENTIAL Miss Iris Tan Personnel Director Soft Toys plc 21 Windsor Road Birmingham | Your Ref: DA/vs Our Ref: KS/mg 15 October 20… Confidential Miss Iris Tan Personnel Director Soft Toys plc 21 Windsor Road Birmingham |
1.5. Указание на конкретное лицо (Attention Line)
Раньше было принято указывать имя конкретного человека (Attention Line), если вы хотели, чтобы письмо попало именно к нему, даже если письмо было адресовано фирме вообще и начиналось словами "Dear Sirs". Эта строка пишется заглавными буквами, или с заглавной буквы пишется первое слово, тогда вся фраза подчеркивается:
| MN/fd 15 October 20… FOR THE ATTENTION OF MR JOHN TAYLOR, SALES MANAGER Garden Supplies Ltd 24 Amber Street Sheffield S44 9DJ Dear Sirs |
| MN/fd 15 October 20… For the attention of Mr John Taylor, Sales Manager Garden Supplies Ltd 24 Amber Street Sheffield S44 9DJ Dear Sirs |
В настоящее время эта строка практически не используется.
1.6. Обращение (Salutation)
Если во внутреннем адресе было указано имя получателя, то обычно используют следующие формулы вежливости:
Dear Mr Leighton
Dear Douglas
Dear Miss Tan
Dear Rosehannah
Если письмо адресовано организации в общем, а не конкретному лицу, используется более официальное обращение:
Dear Sirs или Gentlemen (AmE)
Если письмо адресовано руководителю отдела или организации, имя которого неизвестно, то лучшим вариантом будет:
Dear Sir or Madam
Существуют и другие формы обращения:
Your Excellency - Ваше Превосходительство (обращение к послу)
Dear Mr President - Уважаемый господин президент
1.7. Указание на общее содержание письма (Subject Line)
Перед основным текстом письма часто дается краткое указание относительно содержания или темы письма, которое пишется заглавными буквами или подчеркивается:
| Your Ref: DA/vs Our Ref: MN/fd 15 October 20… Mrs Marshall Garden Supplies Ltd 24 Amber Street Sheffield S44 9DJ Dear Mrs Marshall INTERNATIONAL CONFERENCE – 24 AUGUST 20… |
| Your Ref: JT/mt Our Ref: MN/fd 21 February 20… Dear Mr Johnson Order No. 1234 for machine tools |
Обратите внимание на пунктуацию. Обычно после сокращенного слова ставится точка, однако, в современной деловой переписке наблюдается тенденция к минимальному использованию знаков препинания, поэтому можно встретить варианты "No. 1234" и "No 1234" (см. приложение 1. Деловое письмо).
1.8. Заключительная формула вежливости (Complimentary Line)
Письмо завершается стандартной вежливой фразой. Наиболее распространенными являются "Yours faithfully" и "Yours sincerely":
| Dear Sir Dear Sirs Dear Madam Dear Sir or Madam Dear Mr Leighton Dear Mrs Yap Dear Caroline Dear Sam Gentlemen (Am) | Yours faithfully Yours sincerely Very truly yours Yours truly |
1.9. Подпись (Signature)
После заключительной формулы вежливости оставляют 3-5 пустых строк, чтобы письмо можно было подписать собственноручно. Затем указывается имя отправителя, оно может начинаться с заглавной буквы или полностью быть написанным заглавными буквами. Под именем, на следующей строке указывается его должность, (возможно упоминание названия отдела). Обратите внимание, что употребление обращения "Mr" с мужским именем здесь не допускается, а "Mrs" или "Miss" возможно:
| Yours faithfully PASHE PATRICK ASHE Chairman | Yours sincerely LBolan Lesley Bolan (Mrs) General Manager |
Если письмо подписывается от имени отправителя другим лицом, то перед напечатанным именем отправителя указывается "for" или "pp" (от латинского per procurationen), что означает "от имени".
| Yours faithfully Shirley Johnson for EDWARD NATHAN Chairman |
1.10. Приложение (Enclosure)
Есть несколько вариантов указания на приложение к данному письму:
- можно приклеить цветной стикер "enclosure";
- напечатать три точки на левом поле в той строке, где приложение упоминается в тексте;
- самый распространенный вариант – написать "Enc" "Encs", или "Encl.", пропустив строку после блока подписи.
| Yours sincerely Linda Paterson (Mrs) Marketing Manager Enc | или | Yours sincerely Linda Paterson (Mrs) Marketing Manager Encl. |
или
| Enclosures: 1. Invoice 2. Bill of Lading |
1.11. Указание на рассылку копий (CC Notation)
Если копия письма направляется третьему лицу (обычно кому-то из организации отправителя), в письме печатается сокращение "cc" (от англ. "copy circulated" или "courtesy copy") или слово "Сopy", с последующим указанием имени и должности получателя копии. Если таких получателей несколько, то их имена обычно перечисляются в алфавитном порядке.
| Copy Ravi Gopal, General Manager Ashley Ow Yong, Company Secretary Candice Reeves, Accountant |
Если отправитель письма не хочет, чтобы получатель письма знал, что третье лицо получит копию письма, используется пометка "bcc" ("blind courtesy copy") - "слепая копия" - рассылка первых экземпляров или копий без уведомления получателя о других адресатах
| Bcc Mr Gordon Clark, Chief Executive |
