Letter writing practice. Exercise 1.Write a covering letter to NTG Industries stating the draft contract as enclosure

Exercise 1. Write a covering letter to NTG Industries stating the draft contract as enclosure. NTG is an English firm located in Edinburgh, Mortimer Street, 191.

Ask the firm to consider the draft and to make the necessary alterations.

Exercise 2. You are sending samples of cotton fabrics to Alexiou Textile Company in Greece. The company's address is 162 Omonia Square, Athens. Write a covering letter.

Exercise 3. There is a note in your pad:

A cheque for £150,000 and a covering letter to Malta drydocks.

The note reminds you to write a covering letter and send it together with the cheque to the firm which is in Malta, 150, Paxton Road.

Exercise 4. Translate the following phrases from Russian into English.

1. В соответствии с Вашей просьбой …

2. Посылаем Вам (с этим письмом) …

3. С удовольствием посылаем Вам …

4. К письму прилагается счет-фактура …

5. Мы прилагаем к письму чек на сумму …

6. Прилагаем проект контракта …

7. Ссылаясь на Ваше письмо …

8. В ответ на Ваше письмо …

9. Мы выслали Вам сегодня образцы отдельным пакетом …

10. Если Вам потребуется какая-либо дополнительная информация, сообщите, пожалуйста.

11. Если возникнут вопросы, обращайтесь по адресу…

12. За более подробной информацией, обращайтесь ко мне без колебаний.

Exercise 5. V. Smirnov, sales manager of V/O Machinoimport, (32/34 Smolenskaya pl., Moscow 119325) has to write some letters. Help him doit using his partners' business cards and the following texts in Russian. Do not forget to write the mailing address on the envelope.

Noel Setton Technical Director STET Engineering Limited Finisklin Ind. Est., Sligo, Ireland Tel: (353) 71 61040 Fax: (353) 71 62560		ANALOG DEVICES SOTIRIOS MAGOUFIS Senior Engineer ___________________________ RAHEEN IND. EST., LIMERICK, IRELAND Telephone: 353-61-229011 Fax: 353-61-302117
MODERN PLASTICS LTD. Jeff Ring Sales Director 567 Queen Street, London, EC4 BYH England Telephone: 4946130		AA Aluminium Alloy Co. Anthony Lowe Manager 79 Prince Albert St. Birmingham B21 80J Gteat Britain Tel: (81) 538 6496 Fax: (81) 538 7245

1. С удовольствием прилагаем экземпляр последнего каталога нашей продукции.

Надеемся на скорое получение Ваших заказов.

С уважением…

2. В ответ на Ваше письмо мы рады сообщить Вам, что условия контракта были рассмотрены на заседании Совета, и мы прилагаем к этому письму копию протокола (minutes).

С уважением…

3. В ответ на ваше письмо-запрос каталога № 135 от 12. 05.06. мы высылаем Вам один экземпляр и надеемся, что он окажется полезным для Вас. В приложении к нему вы найдёте формуляр заказа, который поможет вам при выборе понравившихся товаров.

С уважением…

4. В соответствии с Вашей просьбой высылаем Вам отдельным пакетом наш последний иллюстрированный каталог оргтехники.

Надеемся, что каталог будет Вам интересен.

С уважением…

5. Высылаем вам соглашение о модификациях, которое мы обсуждали во время вашего пребывания на Мальте в июне месяце.

Подпишите, пожалуйста, документ и верните мне оригинал.

С уважением…

6. В ответ на ваше письмо-запрос каталога № 135 от 20.05.20… мы высылаем Вам один экземпляр и надеемся, что он окажется полезным для Вас. В приложении к нему вы найдёте формуляр заказа, который поможет вам при выборе понравившихся товаров.

С уважением…

7. В соответствии с Вашими инструкциями мы отправили товар по заказу № 1225 на теплоходе "Смольный" ("Smolny").

Прилагаем коносамент на этот товар и счет-фактуру, датированные 2 сентября.

Просим подтвердить получение.

С уважением…

2 приложения

8. Ссылаясь на Ваше письмо от 16 марта 20… и в ответ на Ваше письмо от того же числа, прилагаем копию письма, полученного от фирмы "Смит энд Ко. Лимитед".

Мы просили бы Вас ответить фирме непосредственно (direct) и прислать нам копию Вашего ответа.

С уважением…

9. Благодарим Вас за запрос от 12 декабря 2008 с.г. С удовольствием высылаем вам образцы бумаги, которые Вы просили в вашем письме. Этот вид бумаги предлагается вам на наших обычных условиях.

Были бы рады (to appreciate) получить от Вас заказ, и обещаем вам незамедлительное обслуживание в любое удобное для вас время.

С уважением…

10. В ответ на Ваше письмо от 22 августа направляем Вам наш последний каталог и прейскурант и приносим извинения, что не сделали этого раньше.

Последние образцы и модели высылаются отдельной почтой и должны прибыть в течение 7 дней. Посылка слишком объемна (bulky), чтобы высылать ее авиапочтой.

Мы приняли во внимание Ваши рекомендации в будущем предлагать товар на условиях СИФ Роттердам.

С нетерпением ждем Ваших заказов, после того как у Вас будет возможность просмотреть каталог и ознакомиться с моделями и образцами.

С уважением…

3.2. Письмо-подтверждение (Acknowledgement)

Представьте себе, что вы получили важный документ и сопроводительное письмо от вашего делового партнера. Конечно, вы должны ответить на него, т.е. написать письмо-подтверждение. Такое письмо – это выражение благодарности вашему партнеру.

Зачем мы пишем подтверждения?

а) Из проявления вежливости: получатель не должен беспокоиться – вы получили то, что он вам отправил.

б) Во избежание непонимания: вы подтверждаете, что вы получили и какое количество.

Что мы подтверждаем?

Получение а) документов (контрактов, заказов, счетов-фактур и т.д.);

б) образцов, товаров;

в) денег.

При написании письма-подтверждения, можно использовать следующий план:

1) укажите, что вы получили (иногда и количество);

2) выразите благодарность за отправку вам денег, образцов и т.д.;

3) упомяните какие-либо конкретные указания или действия, необходимые со стороны получателя, если нужно;

4) предложите свои услуги или напишите какую-то любезность.

Полезные фразы:

1) подтверждение получения:

- We acknowledge (the) receipt of your letter of 17 September 20...

- We acknowledge your order No. 156/3867 of 21 January 20...

- We duly received your Invoice No. 1569...

- We have received your letter of... enclosing...

- We are pleased to acknowledge your order of 10 July which is receiving attention.

2) выражение благодарности:

- (We) thank you for your letter dated 1 May...

- We are obliged for your letter of 7 June...

- (We have received your samples) for which we thank you.

Используя эти стандартные фразы можно выразить благодарность и подтвердить получение одновременно.

3) возможные выражения любезности:

- I hope this will be the beginning of a mutually profitable cooperation.

- We appreciate your promptness in making your payments / carrying out our order and we are always pleased to serve you.

- We sincerely hope that this will be a successful transaction for you and will lead to further orders.

- We appreciate your placing this order with us...

- If we may be of service to you, please call us.