Письма информационного характера

К этому виду писем относятся:

· письмо-сопровождение (Covering Letter), в котором пишущий сообщает своему корреспонденту о том, какие документы, материалы, образцы и т.д. он ему направляет;

· письмо подтверждение (Acknowledgement), в котором сообщается о получении посланных документов, материалов образцов и т.д.

· письмо-извещение / объявление (Notification / Announcement), информирующее получателя о каком-либо факте или событии, например:

- о готовности товара к отгрузке;

- об изменении адреса или названия компании;

- о визите и т.д.

· письмо-представление (Introduction), которое пишется с целью сообщения разнообразных сведений о компании. Это довольно сложный тип делового письма, в котором информативные сведения перемежаются элементами рекламы.

3.1. Письмо-сопровождение (Covering Letter)

Чек, контракт или любой другой документ, который посылается по почте, всегда сопровождается письмом, в котором сообщается, что именно посылается. Такое письмо может быть коротким или длинным, содержать более или менее важную информацию. Каждое письмо должно быть четко спланированным.

При написании сопроводительного письма необходимо:

1) сообщить, что именно вы посылаете, указать количество отправлений или составить краткий список;

2) оговорить любые действия, которые должен предпринять получатель;

3) завершить письмо вежливой фразой, предлагающей дополнительную помощь.

Вам потребуются следующие фразы:

1) для указания, что именно посылается:

- We are pleased to enclose …

- We have pleasure in enclosing / sending …

- We enclose … / We are sending …

- Enclosed you will find …

- Please find enclosed / attached …

- We send / are sending you herewith …