Роль пользователя в создании ИС и постановке задачи

Предъявляемые к ИС высокие потребительские требования в части функциональной наполненности и технологического испол­нения предполагают обязательное участие заказчика (пользователя системы) в процессе ее создания, внедрения и эксплуатации. Осо­бенно необходимым представляется соблюдение условий предос­тавления заказчиком на стадии предпроектного обследования орга­низации, предприятия, фирмы всей необходимой информации о предварительных исследованиях, связанных с построением бизнес- процессов решаемых задач. Однако этим участие заказчика не ог­раничивается. Отношения сотрудничества предполагают непосред­ственное его участие в процессе постановки задач на каждом рабо­чем месте исполнителя. Прежде чем разрабатывать математическую модель и блок-схемы программ, специалисты-проектировщики долж­ны прийти с заказчиком к однозначному согласию по следующим вопросам: о составе и стоимости оборудования, на котором будет реализовываться система; необходимом и достаточном объеме ин­формации, который придется обрабатывать в процессе эксплуата­ции системы; требуемом количестве и профессиональном составе служащих и специалистов; способах представления входных и резуль­татных данных, содержании накапливаемой в базе данных информа­ции, а также составе и числе ее носителей; об объеме финансовых, трудовых и материальных затрат, необходимых для бесперебойного и эффективного функционирования системы. Одновременно уже на стадии проектирования происходит обучение и психологическая подготовка персонала фирмы к работе в условиях автоматизации. Технология обработки информации и должностные инструкции уча­стников технологического процесса разрабатываются и утверждаются на этапе рабочего проектирования, при этом их содержание и формы представления обязательно обсуждаются с пользователями.

Конкретизация задач и описание предметной технологии в основ­ном должна лечь на плечи заказчика. Постановщики задач — пользо­ватели разрабатывают информационную модель, раскрывающую по­следовательность обработки данных и структуру взаимосвязи между ними. Необходимую конфигурацию компьютерной сети проекти­ровщики определяют, ориентируясь на потребности этой модели.

Наиболее важным моментом в постановке управленческих задач следует назвать целеполагание, которое должно быть выполнено на первом этапе проектирования системы. Декомпозиция целей в структуре управления микроэкономическими объектами является основанием для распределения функций между различными рабо­чими местами.

От специалистов организации-заказчика зависит, в каком виде будет выдаваться результат по каждой задаче: как набор информа­ции рекомендательного характера, как описание возможных аль­тернатив решения задачи либо, в случае принятия того или иного решения, как сценарий возможных ситуаций. Например, в экс­пертных системах вырабатываются решения без непосредственного участия пользователя-менеджера. По сути дела такие системы ак­кумулируют в виде базы знаний управленческий опыт многих про­фессионалов-менеджеров. Недостатками таких систем можно на­звать их сложность и дороговизну.

В связи с переходом на бизнес-процессный принцип управле­ния квалифицированные пользователи со стороны организации- заказчика (специалисты, менеджеры, экономисты) нередко прини­мают самое активное участие в описании и графическом представ­лении документооборотов по известным им направлениям деятель­ности организации. В связи с тем, что документооборот отражает всю специфику движения информации по конкретным функцио­нальным направлениям деятельности, применение объектных и объектно-функциональных методов структурного анализа для моде­лирования и графического представления управленческих процес­сов становится необходимым.

Как правило, специалисты-менеджеры совместно с разработчи­ками ИС и ИТ для описания выполняемых системой функций и информационных связей применяют методы построения диаграмм потоков данных DFD (Data Flow Diagrams).

Построенные в ходе анализа управленческой деятельности ор­ганизации модели на стадии проектирования ИС будут расширены, дополнены диаграммами структуры программного обеспечения (архи­тектурой ПО, структурными схемами программ и диаграмм экранных форм), которые в совокупности дадут полное описание ИС независи­мо от того, является ли она существующей или разрабатываемой.

Формулирование потребительских свойств ИС — одна из обязан­ностей заказчика. Рассмотрим важнейшие из них.

Функциональная полнота — свойство, обозначающее наиболее полный состав списка задач, поддающихся решению с помощью компьютерной технологии. Таким образом, это понятие выражает степень и уровень автоматизации управленческих процессов на дан­ном предприятии с использованием ИС.

Своевременность характеризует временные свойства ИС и ИТ и имеет количественное выражение в виде суммарного времени за­держки информации, необходимой пользователю в текущий момент времени в реальных условиях для принятия решений. Чем меньше величина временной задержки поступления информации, тем лучше ИС отвечает данному требованию. Для автоматизированной систе­мы управленческой деятельности этот показатель может сыграть определяющую роль при оценке приемлемости ИТ для конкретной организации, так как подавляющая часть тактических решений, на­пример, в торговом деле, финансовых ситуациях должна прини­маться в режиме реального времени.

Общий показатель надежности ИС концентрирует в себе ряд важных характеристик: частоту возникновения сбоев в техническом обеспечении; степень адекватности математических моделей; вери­фикационную чистоту программ; относительный уровень достовер­ности информации; интегрированный показатель надежности эрго­номического обеспечения ИС.

Адаптационные свойства системы отражают ее способность при­спосабливаться к изменению окружающего внешнего фона и внут­ренней управленческой и производственной среды организации. Важной количественной характеристикой является время адаптации ИС, т.е. период, необходимый для восстановления приемлемого уровня адаптивности компьютерных моделей. В течение такого пе­риода степень доверия к результатной информации, т.е. к «советам» компьютера резко падает. Важная задача заказчика — сформулиро­вать на этапе проектирования границы допущения отклонений в значениях управляющих и выходных параметров, имеющих прин­ципиальное значение для функционирования всей системы. Время адаптации также должно быть заранее оговорено. Затраты на обес­печение адекватности должны, во-первых, поддаваться расчетной оценке, а во-вторых, не слишком влиять на эффективность работы ИТ управления организацией. Кроме математической, параметри­ческой и программной адаптивности ИС должна обладать свойст­вом технической и организационной адаптивности, позволяющим оперативно и без больших затрат модернизировать эксплуатируе­мую версию системы для работы на новом оборудовании или в но­вых рыночных условиях. Такой уровень адаптации достигается пу­тем обеспечения:

• инвариантности к составу и архитектуре технических средств, набору функций и решаемых функциональных задач, типу организации управленческой деятельности;

• независимости от периода прогнозирования и планирования;

• возможности наращивания ИС за счет включения новых про­граммных модулей или совершенствования действующих;

• экспертных свойств и максимальной вариабельности реше­ний на этапе проектирования.

Экономическая эффективность определяется в нескольких ас­пектах: как соотношение между затратами и получаемым результа­том, как степень достижения поставленной перед ИС управления организацией цели и как результат сравнения экономических пока­зателей деятельности управленческих служб, выявленных на этапе предпроектного обследования организации, с аналогичными пока­зателями в условиях применения внедренной ИТ.

Отсюда следует, что роль пользователя на стадии ввода в дейст­вие ИТ управления еще значительнее, чем на предыдущих ступенях ее создания. Ответственность заказчика возрастает, ибо он заинтере­сован во всесторонней проверке работоспособности системы, учи­тывая необходимость дальнейшей самостоятельной эксплуатации всех видов обеспечения ИТ и ИС в целом. Кроме того, на нем лежит обязанность по наполнению банка данных реальной информацией и ответственность за ее достоверность. Особенно это касается спе­циалистов, работающих с условно-постоянной, нормативно-спра­вочной информацией. Текущая же переменная информация будет корректироваться по ходу функционирования системы.

При создании и функционировании ИС придается большое значение вопросам кодирования информации. Комплексная авто­матизация задач управления предусматривает использование раз­личных классификаторов: общероссийских, отраслевых, региональ­ных и локальных. Немаловажным фактором является комплексное использование классификаторов различными службами при реше­нии экономических задач. Конечная цель применения классифика­торов заключается в создании справочно-нормативной базы дан­ных, памяти информационных систем, используемой для решения различных экономических задач. Поэтому умение специалистов ра­ботать с классификаторами и справочниками является определяю­щим в использовании ИТ.

Например, программа 1С: Бухгалтерия 7.7 содержит следующие справочники: план счетов, ставки НДС, единицы измерений, спра­вочники материалов, статей затрат на производство, видов продук­ции, подразделений, контрагентов, сотрудников, валют, банков, номенклатуры, основных средств. Причем, заполнение справочни­ков в машине происходит по-разному, о чем пользователь должен быть осведомлен, чтобы знать, как приступить к работе.

Некоторые справочники (например, план счетов, валют, единиц измерений) бывают уже заполнены при приобретении программы, их следует только откорректировать применительно к конкретным условиям. Другие справочники (например, материалов, сотрудни­ков, контрагентов) подлежат заполнению в организации в соответ­ствии с заранее разработанными локальными классификаторами.

Большая роль отводится пользователю при анализе разработан­ных документов. Важны рекомендации пользователей при изучении возможности замены применяемых форм документов унифициро­ванными. Если такая возможность не предоставляется, то осущест­вляется на стадии апробации системы разработка форм новых пер­вичных документов, т.е. замена действующих документов новыми, приспособленными к автоматизированной обработке. Эта работа вы­полняется специалистами — разработчиками ИТ совместно с эконо­мистами-пользователями. Руководствуясь целями управления, про­исходит определение состава реквизитов, включаемых в документ.

При внедрении типовых проектных решений изучается воз­можность применения типовых форм сводок в ранее разработан­ных проектах.

Как правило, с учетом рекомендаций пользователей произво­дится привязка типовых форм вывода к конкретным условиям. Оп­ределяется состав нужных организации сводок, составление кото­рых не предусмотрено проектом. В таком случае составляется инди­видуальный проект, ведется разработка всех выходных документов, как внешних, так и внутренних. Для этого определяется состав вы­водимых на монитор ПК показателей, которые затем распределяют­ся по выходным документам в определенной последовательности, при этом учитывается состав используемых и хранящихся в базе данных сведений.

Применение видеотерминальных устройств для отражения сво­док на экране дисплея предъявляет к составлению форм докумен­тов те же общие требования, но учитываются такие характеристики, как код формата, число строк в кадре, число символов в строке, информационная емкость экрана (знаков), набор воспроизводимых знаков (до 256 символов). Выбор конкретного формата выводимой информации производится с учетом указанных требований.

Итогом ввода в действие ИС и ИТ является передача заказчику пакета организационно-распорядительной документации, которая должна быть тщательно проанализирована и изучена исполнителя­ми, а при необходимости возвращена разработчикам на доработку.

Таким образом, функция заказчика и в период проведения приемо-сдаточных испытаний ИС и ИТ оказывается не менее ответ­ственной.

Итак, активное и непосредственное участие пользователя ИС управления на протяжении всего жизненного цикла системы явля­ется обязательным условием ее успешного внедрения и дальнейше­го функционирования.