Порядок выполнения постановок управленческих задач

Декомпозиция ИС на отдельные относительно обособленные с точки зрения практических приложений части позволяет осущест­вить модульный принцип построения ИТ. Единичный структурно- функциональный элемент ИС рассматривается как задача (рис. 2.10). Такой подход обеспечивает разработчику возможность распаралле­ливать работы в ходе написания, отладки и внедрения отдельных программных модулей, входящих в ИТ. Главная проблема здесь — учесть все возможные взаимосвязи между задачами и построить на их основе полную и непротиворечивую информационную модель управленческой деятельности организации.

В общем виде постановка задачи состоит из четырех принципи­ально важных компонентов:

• организационно-экономической схемы и ее описания;

• свода применяемых математических моделей;

• описания вычислительных алгоритмов;

• концепции построения информационной модели системы.

Постановка каждой отдельной задачи документально оформля­ется в виде соответствующего определенного раздела технорабочего проекта и занимает значительную часть общего времени оригиналь­ного, т.е. ориентированного на конкретные условия и нестандарт­ные решения, проектирования ИТ. Так, разработка организационно- экономической схемы предполагает конкретизацию основных харак­теристик задачи: формулировки стратегической цели и обоснования критериев оптимизации; содержания отдельных этапов выполняе­мых практиками работ для решения данной проблемы и места осу­ществляющих эти работы подразделений; технологии документо­оборота; направления трудозатрат; структуры управления и назначения каждого управленческого звена; вычисления ресурсных и временных ограничений по видам и т.п.

Носители (документы) Носители (документы) исходной информации результатной информации Носители условно- постоянной информации

Рис. 2.10. Состав задачи для постановки единичного структурно-функционального элемента ИС

Для построения таких схем необходимо воспользоваться ин­формацией, предоставляемой исполнителем работ, включаемой в ТЭО и в техническое задание; разработать методики расчета пока­зателей, основываясь на результатах получения сведений и изуче­ния методики выполнения процедур и решения задач управления.

Математическая модель и разрабатываемые на ее основе алго­ритмы должны удовлетворять трем требованиям: определенности (однозначности), инвариантности по отношению к различным аль­тернативным ситуациям в задаче и результативности (возможности ее решения за конечное число шагов). Результатом алгоритмизации является логически построенная и отлаженная блок-схема.

Наконец, разработка информационной концепции предполагает определение реквизитов входных и выходных форм, их расположения и взаимосвязи, носителей исходных и результатных данных, состава нормативно-справочной информации, способов информационного взаимодействия разных задач, сроков и периодичности представле­ния и получения данных, а также построение графа взаимосвязи показателей, имеющих отношение к данной задаче; создается ин­формационная модель конкретной предметной области. Единичный фрагмент этой модели отражает один выходной и несколько вход­ных показателей, исчисляемых на основе расчетных формул.

Несмотря на преимущественную ориентацию на решение задач автоматизации управленческой деятельности на уровне отдельной организации, разработчику всегда нужно помнить об универсализа­ции проектных решений в данной области, что обусловливается тре­бованиями экономической реальности. Сегодня происходят про­цессы укрупнения и объединения, зачастую различных по природе организационно-экономических объектов. Поэтому технология со­вершенствования управленческих решений за счет автоматизации сбора, передачи, хранения, обработки и выдачи данных должна подчиняться определенным правилам и стандартным схемам. Осо­бенно важно соблюдать единство подхода в решении управленче­ских задач на техническом и математико-алгоритмическом уровнях. Применение общетеоретических принципов обеспечивает в таком случае единство и совместимость систем обработки информации на разных уровнях управления и в различных звеньях технологической цепочки. Основой для проектирования ИС и ИТ в управлении дол­жен быть системный принцип, позволяющий охватывать большин­ство проблем автоматизации этой сферы деятельности на этапе по­становок задач и выбора экономико-математических методов, мо­делей их решения.

Постановка задачи начинается на предпроектной, а завершается на стадии технического проектирования, причем в этой работе главная роль принадлежит специалисту — пользователю системы. Главные обязанности постановщика — заложить основы для проек­тирования математического и информационного обеспечения, разра­ботки идеологии технического и программного обеспечения, созда­ния концепции организационного и эргономического обеспечения применительно к каждому АРМ специалиста, ИС и ИТ в целом. Таким образом, принципы функционирования будущей автомати­зированной системы, структура модульных связей и состав ее под­систем определяются уже на данном этапе.

Постановка задачи требует от пользователя не только профес­сиональных знаний предметной области, для которой выполняется постановка, но и владения основами компьютерных информацион­ных технологий. Ошибки пользователя на этапе постановки задачи увеличиваются в сотни и даже тысячи раз по своим последствиям (в зависимости от масштаба системы), еслй Их обнаружат на конеч­ных фазах создания или использования прикладного программного продукта. Объясняется это тем, что каждый из последующих участ­ников создания прикладных программ не располагает информаци­ей, необходимой для исправления содержательных ошибок.

Создание программного продукта может вестись и самим поль­зователем, причем это можно считать более предпочтительным ва­риантом в отношении простоты построения программы. Вместе с тем с позиции профессиональных программистов, такие программы могут содержать большое число погрешностей, поскольку они ме­нее эффективны по машинным ресурсам, быстродействию и мно­гим другим традиционным критериям.

В настоящее время автоматизация управления все больше ориен­тируется на процессный подход к проектированию, на замену бумаж­ных документопотоков электронным документооборотом. В таких случаях при проектировании на предпроектной его стадии полез­ным оказывается привлечение к анализу существующих вариантов реализации конкретных управленческих функций, решаемых задач, описанию действующих информационных потоков квалифициро­ванных специалистов конкретной функциональной и профессио­нальной направленности (финансовых менеджеров, маркетологов, бухгалтеров и других специалистов), которые совместно с разработ­чиками ИС и ИТ и под их руководством повысят результативность выполнения работ. Анализу обычно предшествуют декомпозиция рассматриваемых процессов, их ранжирование по этапам выполне­ния, а затем с использованием DFD-метода описание потоков дан­ных в виде диаграмм, которые строятся, как правило, с применением нотаций.

В диаграммах отражаются потоки информации в виде поимено­ванных стрелок, процессы с указанием их номеров и наименований, накопление и хранение информации с указанием номера и наиме­нования хранилища, а внешние источники с указанием их номера и наименования. Пример фрагмента такой диаграммы представлен на рис. 2.11.

Описанные процессы и диаграммы, сопровождаемые детальными спецификациями, в дальнейшем используются при проектировании баз данных и прикладного программного обеспечения.

Пользователь, как правило, приобретает и применяет готовые программные пакеты, по своим функциям удовлетворяющие его потребности, ориентированные на определенные виды деятельно­сти (сбыт, производство, снабжение, финансы), уровни управления (стратегический, тактический, оперативный), контур управления (планирование, оперативное управление, учет и контроль, анализ). Такое направление является на сегодня ведущим в сфере компью­теризации и информатизации обслуживания пользователей. Неред-

Рис. 2.11. Пример построения диаграммы потоков данных

Постановка и дальнейшая компьютерная реализация задач тре­бует усвоения основных понятий, касающихся теоретических основ информационных технологий, к которым относятся:

• свойства, особенности и структура экономической информации;

• условно-постоянная информация, ее роль и назначение;

• носители информации, макет машинного носителя;

• средства формализованного описания информации;

• алгоритм, его свойства и формы представления;

• назначение и способы контроля входной и результатной ин­формации;

• состав и назначение устройств компьютера;

• состав программных средств, назначение операционных сис­тем, пакетов прикладных программ (ППП), интегрированных, специализированных пакетов программ типа АРМ менеджера, АРМ руководителя, АРМ финансиста, АРМ бухгалтера и т.п.

ко оно дополняется разработкой оригинальных прикладных про­грамм, однако в любом случае постановка задач требуется.

При описании постановок задач указываются их объемные ха­рактеристики. Они отражают объемы входной и выходной инфор­мации (количество документов, строк, знаков, обрабатываемых в единицу времени), временные особенности поступления, обработки и выдачи информации. Важной является выверка точности и пол­ноты названий всех информационных единиц и их совокупностей.

В условиях автоматизированной обработки, кроме первичных для восприятия наименований реквизитов в документах (наимено­вания граф, строк), используются нетрадиционные формы пред­ставления информации. Четкость наименований информационных совокупностей и их идентификации, устранение синонимов и амо- нимов в названиях реквизитов и экономических показателей обес­печивают более высокое качество результатов обработки. Полное название показателя в сложных формах может складываться из на­званий строк, граф и элементов заголовочной части документа. Для количественных и стоимостных реквизитов указывается единица измерения. Описание показателей и реквизитов какого-либо доку­мента требует, как правило, их соотнесения с местом и временем отражаемых экономических процессов. Поэтому пользователь дол­жен помнить о необходимости включения в описания соответст­вующих сведений, имеющих место, как правило, в заголовочной части документа (наименование или код организации, дата выписки документа и т.д.).

Для каждого вида входной и выходной информации дается опи­сание всех ее элементов, участвующих в автоматизированной обра­ботке. Описание строится в виде таблицы, в которой присутствуют наименование элемента информации (реквизита), его идентифика­тор, максимальная разрядность.

Наименование реквизитов должно соответствовать помещенным в документе. Не допускаются даже мелкие погрешности в наимено­ваниях реквизитов, так как в принятой редакции закладывается сло­варь информационных структур будущей автоматизированной тех­нологии обработки.

Идентификатор представляет собой условное обозначение, с помощью которого можно оперировать значением реквизита в базе данных, он может строиться по мнемоническому принципу, ис­пользоваться для записи алгоритма и представлять собой сокращен­ное обозначение полного наименования реквизита. Идентификатор должен начинаться только с алфавитных символов, хотя может включать и алфавитно-цифровые символы (общее их количество обычно регламентировано).

Разрядность реквизитов необходима для расчета объема занимае­мой памяти и указывается количеством знаков (алфавитных, цифро­вых, алфавитно-цифровых значений реквизитов).

Постановка задачи выполняется в соответствии с планом. Приве­дем пример одного из возможных его вариантов.

План постановки задачи

1. Организационно-экономическая сущность задачи:

• наименование задачи;

• место решения;

• цель решения;

• назначение (для каких объектов, подразделений, пользователей предназначена);

• периодичность решения и требования к срокам решения;

• источники и способы получения данных;

• потребители результатной информации и способы ее отправки;

• информационная связь с другими задачами.

2. Описание исходной (входной) информации:

• перечень исходной информации;

• формы представления (документ) по каждой позиции переч­ня; примеры заполнения документов;

• количество формируемых документов (информации) в едини­цу времени, количество строк в документе (массиве);

• описание структурных единиц информации (каждого элемента данных, реквизита);

• точное и полное наименование каждого реквизита документа, идентификатор, максимальная разрядность в знаках;

• способы контроля исходных данных;

• контроль разрядности реквизита;

• контроль интервала значений реквизита;

• контроль соответствия списку значений;

• балансовый или расчетный метод контроля количественных значений реквизитов;

• метод контроля с помощью контрольных сумм и любые дру­гие возможные способы контроля.

3. Описание результатной (выходной) информации:

• перечень результатной информации;

• формы представления (печатная сводка, видеограмма, машин­ный носитель и его макет и т.д.);

• периодичность и сроки представления;

• количество формируемых документов (информации) в единицу времени, количество строк в документе (массиве);

• перечень пользователей результатной информации (подразде­ление и персонал);

• перечень регламентной и запросной информация;

• описание структурных единиц информации (каждого элемента данных, реквизита) по аналогии с исходными данными;

• способы контроля результатной информации;

• контроль разрядности;

• контроль интервала значений реквизита;

• контроль соответствия списку значений;

• балансовый или расчетный метод контроля отдельных пока­зателей;

• метод контроля с помощью контрольных сумм и любые дру­гие возможные способы контроля.

4. Описание алгоритма решения задачи (последовательности дей­ствий и логики решения задачи):

• описание способов формирования результатной информации, с указанием последовательности выполнения логических и арифметических действий;

• описание связей между частями, операциями, формулами ал­горитма;

• требования к порядку расположения (сортировке) ключевых (главных) признаков в выходных документах, видеограммах и т.п., например, по возрастанию значений табельных номеров.

Алгоритм должен учитывать общие и все частные случаи реше­ния задачи. При составлении алгоритма следует использовать ус­ловные обозначения (идентификаторы) реквизитов, присвоенные элементам исходной и результатной информации. Допускается опи­сание алгоритма в виде поясняющего текста. Необходимо преду­смотреть контроль вычислений на отдельных этапах, операциях вы­полнения алгоритма. При этом указываются контрольные соотно­шения, которые позволяют выявить ошибки.

5. Описание используемой условно-постоянной информации:

• перечень условно-постоянной информации (классификато­ров, справочников, таблиц, списков с указанием их полных наименований);

• формы представления;

• описание структурных единиц информации (по аналогии с ис­ходными записями);

• способы взаимодействия с переменной информацией.

Наиболее важные вопросы, в решении которых также может принимать участие квалифицированный пользователь, связаны с выбором конкретного инструментария, позволяющего построить и реализовать информационные связи в системе. В состав инструмен­тария входят методы накопления и обработки данных, структура и способы размещения массивов на машинных носителях, состав и макеты реквизитов документов и показателей, классификация и группировка показателей, их состав, размещение в базе данных, разновидности применяемых первичных документов и формы ма­шинограмм, статистические и прогнозные методы решения задач и т.п. Вторая группа вопросов касается организации человекомашин- ного интерфейса. Традиционно выделяются два способа интенсив­ного взаимодействия. Первый предполагает реализацию запросно- ответного режима с выполнением пользователем активной функ­ции. Второй отдает инициативу вычислительной системе. Выбор за­висит от конкретного сценария диалога и потребностей специали­ста, эксплуатирующего систему,

Способ решения этих вопросов предопределяет виды компонен­тов программной реализация ИТ: операционной системы, СУБД, набора специальных подпрограмм. Что касается программного обес­печения функциональных подсистем, то логика его разработки цели­ком обусловлена логикой постановки задач. Первоначальные алго­ритмы их решения оформляются как задания на программирование уже на этапе технического проектирования. Затем программисты на основании этих разработок строят блок-схемы, кодируют их в виде программ с учетом всех логических переходов и расчетных формул, обеспечивают контроль достоверности данных на входе и выходе, отлаживают каждый программный модуль, подпрограммы и програм­мы в целом, пишут инструкции по эксплуатации и сопровождению проблемных, т.е. ориентированных на решение конкретной практиче­ской задачи, программ. В итоге получается готовый для внедрения рабочий проект. Столь подробное описание выполнения этапа про­ектной работы позволяет наглядно представить значимость поста­новки экономической задачи, решаемой пользователем системы.

Если в ходе проектирования ИТ управленческой деятельности используются в основном стандартные, хорошо отлаженные пакеты прикладных программ, то стадии технического и рабочего проекти­рования, как правило, совмещаются, а процесс создания ИТ сводит­ся в основном к настройке параметров и генерации готовых пакетов. Такая технология проектирования значительно сокращает сроки изго­товления программно-технологических продуктов, облегчает и эконо­мит время на освоение их пользователями.

Выводы

• Эффективность деятельности любой организации в современных условиях определяется степенью информатизации управленческих процессов, качеством информационного обслуживания работаю­щих в ней специалистов, поэтому вопросы создания, эксплуатации, совершенствования ИС и ИТ находятся под постоянным внима­нием заинтересованных в их деятельности руководителей.

• Процесс информатизации управленческой деятельности сложен, многоаспектен и прежде всего зависит от методически обоснован­ных подходов к созданию, внедрению и эффективному использо­ванию ИС и ИТ, квалифицированного применения стандартов и регламентов при разработке проектных решений и их реализации в программных продуктах, создаваемых фирмами и компаниями- разработчиками.

• Информационная технология (ИТ) является основным элементом информационной системы управления в экономическом объекте (предприятии, фирме, корпорации и т.д.).

• Объектом проектирования при создании ИС и ИТ является функ­ционирующий в организации управленческий процесс, причем как его содержательная, функциональная часть, так и технология реа­лизации управленческих процедур.

• В процессе проектирования ведется создание и разработка важ­нейших составляющих ИС — информационной технологии, тех­нологии решения функциональных задач и системы поддержки принятия решений.

• Для повышения результативности экономической деятельности организации в рыночных условиях проектирование ИС совмеща­ется с инжинирингом, реинжинирингом управленческих процес­сов, проектированием бизнес-процессов, что позволяет организо­вать на базе ИТ слежение за результативностью управленческих процедур во времени, включая СППР.

• Совместимость (прежде всего информационная, техническая, программная) различных экономических объектов (организаций) достигается созданием ИТ и ИС на единых методических прин­ципах, стандартах и регламентах.

• Наибольшее распространение при создании ИТ получили типо­вое проектирование и автоматизация проектировочных работ.

• Пользователь — руководитель, менеджер, специалист конкретной экономической службы — принимает активное участие в работе, связанной с переходом на новую ИТ.

• Каждый специалист-экономист, менеджер на своем рабочем мес­те должны внести вклад в создание ИС и ИТ своими знаниями специфики и методики выполняемых ими функций и решаемых задач.

• Постановка экономической задачи для ее перевода на новую тех­нологию выполняется по разработанной методике, владеть кото­рой должны каждый менеджер, специалист-экономист.

Вопросы для самоконтроля

1. Каковы место и значение ИТ в ИС?

2. В чем состоят назначение и необходимость каждой из обеспечи­вающих подсистем ИТ?

3. Раскройте смысл важнейших методических и организационно-тех­нологических принципов создания ИТ и ИС организации.

4. Охарактеризуйте СППР как объект проектирования ИС управле­ния организацией.

5. Раскройте взаимосвязь в создании ИС и инжиниринга процесса управления.

6. Обоснуйте роль ИТ в реинжиниринге и контроллинге бизнес-про­цессов.

7. Раскройте смысл основных этапов формирования управленческих решений и СППР.

8. Назовите критерии, согласно которым происходит выбор решения.

9. Обоснуйте необходимость участия пользователя в создании про­ектной документации в процессе создания ИС и ИТ.

10. Охарактеризуйте наиболее часто применяемые методы и варианты организации создания информационных систем и информацион­ных технологий в управлении.

11. В чем состоит технология постановки задачи для последующего проектирования ИТ и ИС управления организацией?

Тесты к гл. 2

1. К какой стадии жизненного цикла системы следует отнести раз­работку проектных решений?

а) предпроектного обследования;

б) проектирования;

в) внедрения;

г) эксплуатации.

2. На какой стадии жизненного цикла информационной системы ведется включение в ИТ новых задач?

а) проектирование;

б) эксплуатация (сопровождение);

в) предпроектное обследование;

г) внедрение.

3. К какой группе методов создания ИС и ИТ может быть отнесен устный и письменный опрос исполнителей на их рабочих местах?

а) изучения фактического состояния ЭО;

б) анализа фактического состояния;

в) проектирования нового состояния ЭО, ИС, ИТ.

4. На какой стадии создания ИС и ИТ применяются методы моде­лирования бизнес-процессов?

а) предпроектной;

б) проектирования.

5. Укажите правильное определение постановки задачи:

а) постановка задачи — это описание входной и результирующей информации;

б) постановка задачи — это описание алгоритма решения задачи;

в) постановка задачи — это описание задачи по правилам, которое дает представление о ее экономическом содержании и логике пре­образования входной информации в результирующую.

6. Укажите методы изучения и анализа фактического состояния экономического объекта и технологии управленческой деятельности.

а) устный и письменный опрос;

б) анкетирование;

в) наблюдение, измерение, оценка;

г) структурное (модульное) проектирование;

д) анализ задач.

7. Выберите правильный вариант, в котором перечислены осново­полагающие принципы создания ИС.

а) системность, развитие, совместимость, стандартизация и унифи­кация, эффективность;

б) системность, первый руководитель, новые задачи, совместимость, автоматизация информационных потоков и документооборота;

в) системность, развитие, первый руководитель, формализация, непро­тиворечивость и полнота, структурирование данных, новые задачи;

г) системность, документооборот, новые задачи, стандартизация и унификация.

8. К какой стадии относится создание технического задания на про­ектирование системы?

а) проектирования;

б) предпроектного обследования;

в) ввод системы в действие;

г) промышленной эксплуатации.

9. Эргономическое обеспечение ИС — это:

а) комплекс документов, регламентирующих деятельность персона­ла ИТ;

б) совокупность математических методов и моделей, используемых при решении функциональных задач;

в) совокупность методов и средств, предназначенных для создания оптимальных условий деятельности человека в ИТ, способствую­щих ее быстрейшему освоению.

10. Принцип развития ИС заключается в том, что

а) с течением времени ИС будет адаптироваться к новым задачам управления;

б) будут расширяться возможности системы за счет совершенство­вания системы управления, появления новых задач;

в) будет достигаться оптимальное соотношение между затратами на создание ИС и целевым эффектом;

г) он позволит подойти к исследуемому объекту как к системе, вы­явить его структурные элементы и информационные связи.

11. Установите соответствие между целями и уровнями управления.   Цели долгосрочные А Оперативный уровень управления   Цели краткосрочные Б Средний уровень управления   Цели среднесрочные В Высший уровень управления

12. Установите соответствие между видом работ и этапом принятия решений.   1-й этап А Сопоставление вариантов и выбор решения   2-й этап Б Анализ проблемы, формирование целей, оп­ределение критериев   3-й этап В Поиск возможных вариантов

13. Определите правильное решение путем вычисления его ранга в таблице «Стоимость—эффективность» Вариант решения Общие издержки Общие доходы Отношение доходов к издержкам Ранг варианта 5,     1 1 1 1 Вг     1 1 1 1 Въ     1 1 1 1 в4     1 1 1 1