Классификаторы, коды и технология их применения

Автоматизированная обработка учетной и финансово-кредитной информации в условиях применения персональных компьютеров позволяет получать различные сводки, таблицы, ведомости, где ин­формация расположена по каким-либо группировочным реквизи­там-признакам, например по счетам бухгалтерского учета, клиен­там, работающим и т.п. Для выполнения группировок появляется необходимость кодирования этих группировочных реквизитов-приз- наков условными обозначениями, для чего используются различные классификаторы.

Классификатор — это систематизированный свод однородных наименований объектов, предметов, явлений по классификационным признакам (номенклатура) и их кодовых обозначений. Код — ус­ловное обозначение объекта цифровым или алфавитно-цифровыми знаками по определенным правилам, установленным системами ко­дирования.

Кодирование — процесс присвоения условных обозначений (кодов) позициям номенклатуры. Коды могут быть цифровыми, бук­венными и комбинированными (примеры: цифровой код — 21325, буквенный — АБС; комбинированный — АБ180).

При обработке экономических задач на ПК часто применяют мнемокоды — условное короткое обозначение объекта. Например, в некоторых машинных программах мнемокодами закодированы на­звания документов, например, платежное поручение — ПП.

В ряде случаев машинная программа предусматривает автоматиче­ское кодирование номенклатур, а также использование штрихкодов.

К кодам предъявляется ряд требований: они должны охватывать все номенклатуры, подлежащие кодированию; быть едиными для разных задач внутри одного экономического объекта (например, коды материалов, подразделений должны быть едиными для задач бухгалтерского учета, складского учета и материально-технического снабжения); отличаться стабильностью; иметь резерв свободных номеров (но не излишний, так как это может привести к увеличе­нию значности кода); длина кодового обозначения должна быть минимальной.

Основная цель кодирования состоит в однозначном обозначении объектов. С помощью кодирования выполняются основные функ­ции, связанные с обработкой экономической информации: мини­мизация объема призначной информации при вводе ее в вычисли­тельную систему по каналам связи; сортировка и поиск информа­ции по ключевым словам; разработка сводных экономических отчетов по различным признакам; декодирование при переходе от кодов-признаков к их наименованиям при печати сводных эконо­мических отчетов.

Систематизация экономической информации вызывает необ­ходимость применения различных видов классификаторов: между­народных и действующих только на территории Российской Феде­рации. Международные классификаторы входят в состав Системы международных экономических стандартов (СМЭС) и обязательны для передачи информации между различными странами. К ним от­носятся, например, такие принятые ООН классификаторы, как Международная стандартная отраслевая классификация всех видов экономической деятельности (МСОК), Международная стандартная торговая классификация, классификация основных продуктов (КОП), классификация продовольственных и сельскохозяйственных орга­низаций и др.

Классификаторы, действующие на территории Российской Федера­ции, входят в Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК), созданную по постановлению правительства в 1970-х годах.

ЕСКК состоит из следующих групп классификаторов:

• общероссийские классификаторы (ОК), разрабатываются в цен­трализованном порядке и являются едиными для всей страны;

• отраслевые, единые для какой-то отрасли деятельности;

• региональные, единые — для данной территории;

• локальные, составляются на номенклатуры, характерные для данного предприятия, организации, банка, (коды табельных номеров, подразделений, клиентов и др.).

При обработке учетной и финансово-кредитной информации широкое применение находят общероссийские и локальные клас­сификаторы.

Общероссийские классификаторы (ОК) — были переработаны в соответствии с требованиями рыночной экономики и государствен­ной программой перехода РФ на Международную систему учета и статистики. В настоящее время их создано свыше четырех десятков.

Приведем примеры построения кодовых слов некоторых ОК, имеющих наибольшее применение при автоматизированной обра­ботке учетной и финансово-кредитной информации.

ОКПО — ОК предприятий и организаций формируется органа­ми государственной статистики путем присвоения кодовых номеров предприятиям, организациям, фирмам любой формы собственно­сти. Кодовое слово состоит из трех блоков: 1 — регистрационный номер, 2 — наименование организации, 3 — ведомственная, терри­ториальная и отраслевая принадлежность предприятия, организа­ции, фирмы. Регистрационный номер (часть кодового слова) про­ставляется предприятиями и организациями в формах финансовой отчетности. Все три блока кодового слова используются органами государственной статистики для автоматического ведения ОКПО в электронном виде. Регистрационный номер состоит из восьми зна­ков; построен по комбинированной системе.

ОКВЭД — ОК видов экономической деятельности; (построен в соответствии с требованиями Европейского экономического сооб­щества — ЕЭС); кодовое слово шестизначное, включает пять при­знаков (класс, подкласс, группа, подгруппа, вид).

ОКФС — ОК форм собственности, двузначный, например: 10 — российская собственность, 20 — собственность иностранных госу­дарств.

ОКОПФ — ОК организационно-правовой формы включает дву­значное кодовое слово. Например, код 65 — общество с ограничен­ной ответственностью; 67 — закрытое акционерное общество.

ОКУД — ОК управленческой документации. Объектом класси­фикации являются общероссийские унифицированные формы до­кументов, утверждаемые министерствами (ведомствами) РФ, входя­щие в унифицированную систему документации (УСД). Код состо­ит из семи знаков. Первые два знака указывают на принадлежность документа к определенной сфере деятельности. Например: 03 — пер­вичная учетная документация (0315003 — приходный ордер); 04 — банковские документы; 07 — бухгалтерская отчетная документация (0700001 - баланс).

ОКОГУ — ОК органов государственного управления — объек­тами классификации являются органы государственной власти и управления; код пятизначный.

ОКАТО — OK административно-территориального деления; ко­довое слово включает восемь знаков. Объектами классификации являются республики, края, области, города, районы, округа, по­селки городского типа, сельские населенные пункты.

ИНН — идентификационный номер налогоплательщика, явля­ется десятизначным; обозначает территорию, номер инспекции ми­нистерства по налогам и сборам (ИМНС), порядковый номер орга­низации.

ОКОФ — ОК основных фондов, построен с учетом междуна­родной классификации отраслей и основных продуктов, имеет ко­довое десятизначное слово.

ОКЕИ — ОК единиц измерения, построен на основе междуна­родной классификации единиц измерения Европейской экономи­ческой комиссии ООН (ЕЭК ООН). Единицы измерения в ОКЕИ разбиты на семь групп: меры длины, площади, объема, массы, тех­нические единицы, единицы времени, экономические единицы (штука, тыс. штук). Код трехзначный, построен по серийной системе. Например, единица измерения в балансе, тыс. руб. имеет код 384.

К общероссийским классификаторам также относятся: ОКИН — ОК информации о населении; ОКУН — ОК услуг населению; ОКПДТР — ОК профессий рабочих, должностей служащих и та­рифных разрядов; ОКБ — классификатор валюты; ОКП — ОК про­дукции и др.

При регистрации предприятия (организации) в органах государ­ственной статистики его включают в Единый государственный ре­гистр предприятий и организаций (ЕГРПО) и присваивают коды по следующим классификаторам: ОКПО, ОКВЭД, ОКФС, ОКОГУ, ОКОПФ и ОКАТО. Присвоенные кодовые обозначения отражаются в первичной и сводной унифицированной документации предпри­ятия и организации.

Система автоматизированной обработки банковской информа­ции также предусматривает обязательное использование обозначе­ний номенклатур кодовыми знаками. Наиболее сложным является код лицевого счета, структура которого с 1998 г. строится в соответ­ствии с новым планом счетов и международным стандартом.

Указаниями Банка России рекомендуется сложная структура кода лицевого счета, построенная по комбинированной системе и вклю­чающая до 11 группировочных признаков. Значность кода составляет 20 знаков, которые включают: номер банковского раздела плана сче­тов (3 знака); номер счета первого порядка (2—3 знака); номер счета второго порядка (4—5 знаков); код валюты (6—8 знаков); защитный ключ (9 знаков); номер филиала, отделения банка (10—13 знаков); номер лицевого счета клиента банка (14—20 знаков).

При необходимости значность может быть расширена и до 25 раз­рядов.

Например, код лицевого счета клиента банка 40702810938170100653 имеет структуру:

• 4 — счет относится к разделу 4 плана счетов «операции с клиентами»;

• 07 — счет принадлежит негосударственному предприятию;

• 02 — счет принадлежит коммерческой организации;

• 810 — код валюты РФ (рубли);

• 9 — защитный ключ, обнаруживающий неправильность про­ставления кода в платежном поручении;

• 3817 — номер (код) отделения банка;

• 0100653 — лицевой счет коммерческой организации в данном банке.

Локальные коды составляются на номенклатуры, специфичные для данной организации. Сюда входит широкий круг номенклатур, используемых различными подразделениями и службами ее управ­ления (сотрудники, подразделения, продукция и т.п.). Локальные коды должны быть едиными при решении различных экономиче­ских задач. Наряду со специалистами по информационной техноло­гии в составлении классификаторов значительную роль играют экономисты-пользователи.

Кратко рассмотрим порядок составления локальных классифи­каторов, который включает два этапа. На первом этапе выполняет­ся классификация информации, на втором — ее кодирование.

Классификация начинается с выявления номенклатуры объек­тов, предметов, подлежащих кодированию. При этом руководству­ются реквизитами-признаками, которые используются для состав­ления группировок, получения сводных таблиц и расчетов. По каж­дой номенклатуре составляется полный перечень всех позиций, подлежащих кодированию.

После составления классификации выполняется следующий этап — кодирование — процесс присвоения условных обозначений позициям номенклатуры. После согласования и утверждения работа по созданию классификатора считается завершенной.

Рассмотрим особенности методов кодирования. Кодирование информации производится по определенной системе — совокупно­сти правил, определяющих построение кода. В настоящее время при­меняется несколько систем кодирования экономической информации, среди которых наибольшее распространение получили: порядковая, серийная, позиционная и комбинированная. Выбор системы кодиро­вания зависит от целого ряда факторов, главными из которых являют­ся количество выделяемых признаков в номенклатуре, число позиций в каждом признаке и степень устойчивости номенклатуры.

При построении порядковой системы все позиции номенклатуры кодируются по младшему признаку путем присвоения порядковых номеров без резерва. Поэтому порядковая система имеет ограни­ченное применение и используется при кодировании устойчивых однопризначных номенклатур.

По порядковой системе происходит автоматическое кодирование компьютером однопризначных номенклатур.

Серийная система дополняет порядковую, ею можно закодировать двух- и более признанные номенклатуры. Каждой группе старших признаков номенклатур присваивается серия номеров, а каждая по­зиция младших признаков номенклатуры кодируется порядковым номером. Серийная система предусматривает резервные номера стар­ших признаков номенклатуры.

При позиционной системе кодирования четко выделяется каж­дый признак и ему отводится один или несколько разрядов в зави­симости от его значности. Затем каждый признак кодируется от­дельно, начиная с 1, 01, 001 и так далее в зависимости от значности признака. Этот код обеспечивает автоматическое формирование в машине всех необходимых итогов в соответствии с выделенными признаками.

Комбинированная система так же, как и позиционная, предусмат­ривает четкое выделение всех признаков номенклатуры. Но при этом каждый признак может кодироваться по любой системе: порядко­вой, серийной или позиционной. Комбинированная система более гибкая и широко применяется при решении экономических задач, поскольку обеспечивает автоматическое получение всех необходи­мых итогов в соответствии с выделенными признаками.

Кроме названных систем кодирования используются еще код повторения и шахматная система, имеющие ограниченное приме­нение. В качестве кода повторения выступают номера конкретных номенклатур, например гаражный номер автомашины, номер склада и др. Шахматная система применяется для кодирования двухпри- значных номенклатур с устойчивой связью. Она строится в виде таблицы и напоминает позиционную систему.

Рассмотрим практические примеры использования некоторых кодов при компьютерном решении экономических задач.

Коды счетов бухгалтерского учета широко применяются как при ручной, так и при автоматизированной обработке. При существую­щей системе учета код счетов бухгалтерского учета (рабочий план счетов) может состоять из трех уровней: первый (два знака) означа­ет балансовый счет; второй — субсчет; третий — аналитический счет, устанавливаемый на предприятии, организации.

В машинных программах автоматизированной обработки бухгал­терского учета встречаются различные подходы к построению кода аналитического учета. Как правило, структура кода отличается раз­личным уровнем аналитичности и разной значностью. Программы позволяют вести учет по разным уровням аналитики (разным при­знакам), которые устанавливаются на конкретном предприятии, организации (фирме).

Построение кода счетов бухгалтерского учета (рабочего плана счетов) имеет большое значение в тех программах, которые не пре­дусматривают локальной обработки отдельных участков учета, где весь учет выполняется на основании ведения журнала хозяйствен­ных организаций, что характерно для небольших предприятий. Гибкая система построения кода позволяет при этом выполнять ана­литические разработки с различной степенью детализации. Уровни аналитики — это те признаки, по которым группируются данные. Например, для счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» можно выделить два уровня: первый — для подразделения, второй — для табельных номеров. В данном случае аналитические сводки бу­дут составлены в разрезе подразделений и табельных номеров. Для счета 10 «Материалы», например, можно выделить три уровня ана­литики: первый — группа материалов (один знак), субсчет, установ­лен в плане счетов; второй — склад (один знак); третий — номенкла­турный номер материалов (два знака).

1 0 8 3 0 1

Приведем пример построения кода краски масляной 108301 с учетом зависимости всех выделенных признаков:

номенклатурный номер масляной краски склад строительных материалов субсчет строительных материалов балансовый счет «материалы»

Код многозначный, с выделением четырех признаков, построен по позиционной системе.

При оприходовании и отпуске материалов в первичном документе должны быть проставлены все эти коды. В этом случае при автома­тизированной обработке будет обеспечено получение различных сводок синтетического и аналитического учета в разрезе выделенных признаков.