Деловые письма

Деловое письмо - основное средство связи юридических лиц между собой и с физическими лицами, позволяющее документально оформить деловые контакты. Письмо - основа управленческих коммуникаций.

При составлении деловых писем следует учитывать следующее:

- письмо должно быть однопредметным, т.е. затрагивать один вопрос. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, целесообразно составлять отдельное письмо по каждому из них;

- оптимальный объём текста письма - это 1-2 страницы формата А4. При объёме текста более одной страницы рекомендуется использовать второй лист, а не оборотную сторону первого листа;

- при составлении и оформлении письма используются реквизиты, входящие в состав бланка делового письма (см. 1 раздел).

Стилистика деловых писем. Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных) языковых оборотов, стандартных фраз и приложений, используемых в неизменном виде. Эти подходы применяются при составлении деловых писем. Кроме этого, для делового письма характерно:

- употребление слов в одной падежной форме;

- ограниченная сочетаемость слов;

- конструкции с отглагольными существительными.

В деловых письмах широко используются следующие обороты [2-4]:

Сообщаем, что в период с... по...

Установлено, что в период с... по...

Сообщаем, что по состоянию на...

Направляем (представляем, высылаем, возвращаем) Вам...

Направляем Вам согласованный с...

Направляем на рассмотрение и утверждение...

Проверкой установлено, что...

Считаем целесообразным...

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью...

Просим Вас рассмотреть вопрос...

Просим Вас изыскать возможность...

Принимая во внимание, что..., просим....

Основные виды деловых писем. Деловые письма весьма разнообразны, к ним относятся:

- письмо-запрос

- письмо-ответ

- сопроводительное письмо

- письмо просьба

- письмо предложение

- рекомендательные письма

- письмо-претензия

- гарантийное письмо

- письмо поздравление

- и т.д.

Все многообразие деловых писем может быть разделено на две группы: стандартизированные и нестандартизированые письма. Нестандартизированные письма сложнее составлять, к ним относятся, например, рекламные письма.