Подготовка дел к передаче на хранение в архивы

В процессе подготовки дел для передачи на архивное хранение необходимо осуществить следующие операции [2-4,11,12]:

1. Перегруппировать документы дела в хронологической последовательности (с 01.01 по 31.12), располагая документы в порядке прямой хронологии. Приложения от основных документов не отделяют.

2. Пронумеровать листы черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами. В каждом томе - сквозная валовая нумерация листов. При нумерации листов необходимо иметь в виду следующее:

- если лист формата A3 подшит за середину, он нумеруется как два листа, если он подшит за левое поле - как один лист;

- на листах, представляющих собой чертеж, рисунок, фотографию, номер проставляется на обороте;

- если в дело подшит конверт с вложениями, то последовательно нумеруются конверт, вложения, затем очередной лист дела.

3. Удалить канцелярские скрепки и скрепки степлера.

4. Составить заверительную надпись дела.

5. Составить для наиболее ценных дел внутреннюю опись документов дела.

6. Поместить документы в картонную обложку и прошить их в четыре прокола шпагатом (или переплести).

7. Внести необходимые уточнения в реквизиты обложки дела.

Сформированные дела передаются на архивное хранение, условия хранения требуют, чтобы толщина дела не превышала 3-4 см или в нём было не более 250 стандартных листов. В зависимости от сроков хранения документы проходят полный цикл подготовки к архивному хранению (документы со сроком хранения более10 лет) или упрощенную подготовку к архивному хранению (документы со сроком хранения до 10 лет). Организации могут иметь свой архив, направлять документы (по утвержденному перечню) на хранение в госархив, частные фирмы могут заключать договор об архивном хранении с гос. архивами.

Деловая переписка (корреспонденция)