Номенклатура дел

Для обеспечения правильной систематизации документов в организации должна составляться номенклатура дел. Номенклатура дел - “систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке” [11,12].

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в течение года в результате деятельности предприятия (кроме технической документации и печатных изданий). Номенклатура дел составляется в последнем квартале текущего года на следующий год. Номенклатуру дел составляет служба ДОУ с привлечением специалистов структурных подразделений. Номенклатура утверждается руководителем предприятия. Примерная номенклатура дел приводится в учебниках по делопроизводству, документированию управленческой деятельности, поэтому задача сотрудников службы ДОУ заключается в адаптации общего документа к конкретным условиям предприятия.

Формирование дел

После того как работа с документом закончена, на нем проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Дело - “совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку”.Формирование дела - “группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела” [11,12].

При формировании дел могут использоваться различные признаки заведения дел (классификационные признаки):

- номинальный (по видам и разновидностям документов) - приказы, указания, протоколы, акты, справки и т.д.;

- предметно-вопросный (по содержанию). Например: “Документы о модернизации оборудования (докладные записки, графики, сметы, отчеты)”;

- авторский (документы одного автора группируются в одно дело). Например: “Протоколы собраний трудового коллектива фирмы “Металл” за 2010 год” или “Документы о совместной деятельности с фирмой “Спецсталь” (договор, акты сдачи-приема выполненных работ, протоколы и т.д.)”;

- корреспондентский;

- по грифу ограничения доступа к документу;

- и другие признаки.

Внутри дела документы располагают по алфавитному, нумерационному (приказы, протоколы), географическому (переписка) и др. признакам.