2015-03-07
1584
При оформлении переписки с зарубежными партнерами обычно используются следующие блоки реквизитов:
- сведения об отправителе
- наименование организации-автора, её почтовый и телеграфный адреса, телефон, телефон-факс, адрес электронной почты);
- ссылки на документы отправителя и получателя;
- дата;
- адрес получателя письма;
- указание на конкретное лицо;
- вступительное обращение;
- краткое содержание письма;
- текст письма;
- заключительная формула вежливости;
- подпись;
- ссылка на приложение;
- сведения о рассылке копий письма.
Перечисленные блоки реквизитов могут по-разному располагаться на документе, наиболее часто встречающиеся варианты их расположения в письмах зарубежных корреспондентов на рисунке 6 [2,3].
Рисунок 6 Расположение реквизитов при переписке с зарубежными партнерами
Лексика и стиль изложения деловых писем в международном деловом мире характеризуется следующими особенностями.
Используются три формы обращения:
- строго официальная;
- официальная;
|
|
|
- менее официальная.
Наиболее типичными формулами обращения являются:
- Sir: Madam: Sirs: Mesdames: Dear Sir: Dear Madam: Dear
- Mr Scott: Dear Mrs ScottGentlemen:
В обращении используются следующие сокращения: Mr - господин, Mrs - господин мужней женщине), Miss - госпожа (к незамужней женщине), Ms - госпожа (при к ном семейном положении).
В конце обращения в Американской традиции - употребление двоеточия, в Британии запятой: Dear Sirs, (Уважаемые господа!).
Текст письма - самая важная составная часть письма. Как правило, каждое предложение текста выделяется в самостоятельный абзац, что облегчает восприятие сод
Текст письма, как правило, состоит из двух-трех самостоятельных смысловых частей В зарубежной практике широко распространен так называемый блочный стиль, в этом случае реквизиты письма и текст письма выравниваются по левому краюбез абзацев. Между абзацами текста делается дополнительный пробел.
Заключительная формула вежливости - форма завершения письма. Оформляется, как правило, от границы левого поля, без абзаца. Могут использоваться следующие языковые формулы:
- Yours faithfully;
- Yours very sincerely;
- Yours truly;
- Yours sincerely;
- Yours very truly;
- Sincerely yours;
- Very truly yours;
- Yours cordially и др.
Подпись размещается под заключительной формулой вежливости от границы и поля и выглядит следующим образом:
Interbook, Inc.
D. Hopkins
President
Стили датирования документов. Дата письма указывается в верхней части справа. Существует два способа указания даты:
Британский (Европейский)
20 Мау 2011 или 20 Мау, 2011
Американский
Мау 20 2011 или Мау 20, 2011
На рисунке приведен вариант оформления письма на английском языке [2].
Рисунок 7 Пример оформления письма на иностранном языке [2].
|
|
|
2.3 Телеграммы, телексы, факсы. Особенности ведения телеграфной, телексной и факсной переписки, сферы применения
Факс (факсограмма) - это получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи. Факсимильная связь - электрический способ передачи графической информации, при котором происходит неподвижное изображение текста или таблиц. Документ, переданной по факсу, является копией документа и не обладает юридической силой, но по соглашению между организациями, факсы могут приравниваться к документам [2-4].
Телеграмма- обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текса - по телеграфной сети общего пользования.
Телеграмма содержит следующие реквизиты [2-4]:
- cлужебный заголовок;
- категория телеграммы;
- адрес получателя;
- текст;
- подпись;
- номер;
- дата регистрации;
- адрес отправителя.
Телекс -разновидность телеграммы, выделяемая в связи с особым способом передачи- по абонентской телексной сети. Телекс-это телеграмма посланная по телетайпу-аппарату телеграфной связи [2].
Обязательные реквизиты [2-4]:
- наименование;
- номер;
- адресат;
- текст;
- подпись;
- адрес отправителя;
Отличается телекс от телеграммы содержанием служебного заголовка, в котором указывается информация об адресате и отправителе, а также время передачи сообщения.
Примеры оформления факса, телеграммы, т елекса приведены ниже [2-4]
Пример факса
Факс
Наименование предприятия Руководителю предприятия
Адрес предприятия Григорьеву О.А.
Тел., факс факс 8 495 150 1526
"___"_____ 200__ г. No.______
На No.____ от "__"_____ 200__ г.
О задержке оплаты по счету No.____
Уважаемый Олег Алексеевич!
Напоминаем Вам о задержке оплаты по счету от "___20_"_июля______ 2011_ года No.538___ за поставку комплекта оборудования "Техно-105". Прошло 10 дней после направления Вам счета по факсу. В соответствии с пунктом 6.4 контракта No._355___ через 5 банковских дней начинается начисление пени за просрочку платежа. Мы надеемся, что Вы незамедлительно решите этот вопрос.
Директор подпись И.О. Фамилия
Пример телеграммы
ТЕЛЕГРАММА
СРОЧНАЯ
ЧЕЛЯБИНСК ОАО УРАЛСТРОЙ
ГРИГОРЬЕВУ
ПРОШУ СООБЩИТЬ ДАННЫЕ О СОСТОЯНИИ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОДУКЦИИ зпт ЕЕ ОСТАТКАХ зпт ОБЪЕМАХ ОТГРУЖЕННОЙ зпт А ТАКЖЕ ПОДЛЕЖАЩЕЙ ОТГРУЗКЕ ПРОДУКЦИИ зпт НЕОПЛАЧЕННЫХ СЧЕТАХ тчк
18/0712
Петров
Пример телекса
INTELEX0910 - ответ станции;
GA - приглашение к набору (передаче) номера;
51885371+ - номер абонента B (51- код страны назначения),
885371 - номер абонента в стране назначения; + - знак конца набора номера;
050911 - дата, время установления соединения (формат сигналов определяется страной назначения);
885371 MRFLDNG - автоответ абонента В;
411197MMFRU - автоответ абонента А
2.4 Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения
В настоящее время в условиях рыночной экономики появилось понятие - коммерческая тайна, что означает ограничение прав на определенную информацию для юридических и физических лиц, являющихся конкурентами.
Обладатель информации, составляющей коммерческую тайну (лицо, которое владеет информацией, составляющей коммерческую тайну), имеет право на законном основании ограничить доступ к этой информации и установить в отношении её режим коммерческой тайны. В тоже время обладатель коммерческой тайны, зафиксированной на материальном носителе, обязан предоставлять информацию, составляющую коммерческую тайну, органам государственной власти, иным государственным органам, органам местного самоуправления в целях выполнения их функций [2-4,5,7].
Следует отметить, что средний срок действия коммерческой тайны 3-5 лет. Это прогнозные документы, материалы маркетинговых исследований рынков, материалы по подготовке к заключению коммерческих сделок и т.п. материалы.
Руководитель фирмы вместе с начальником службы защиты информации должны установить строгий порядок хранения и работы с материалами, содержащими коммерческую тайну. Их следует хранить в определенном месте
у ответственного лица и выдавать только под расписку с письменного разрешения руководителя фирмы. На лица, ответственных за хранение конфиденциальных материалов, возлагается персональная ответственность за утерю или утечку информации из них. [2-4].
Все это необходимо потому, что деятельность коммерческих структур строится в большей степени на договорных началах и конкурент или партнер по переговорам, обладая информацией в этой сфере, может составить довольно полную картину производственного и финансового положения фирмы.
Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения, предполагает выделение следующих групп документов [2-4]:
Деловая информация:
- финансовые сведения;
- данные о цене (стоимости) продукции и услуг, технологии;
- деловые планы и планы производства новой продукции;
- списки клиентов и продавцов, контракты, преференции и планы;
- информация о маркетинге;
- соглашения, предложения, квоты;
- списки персонала, организационные схемы и информация о сотрудниках (их характеристики).
Техническая информация:
- научно-исследовательские проекты;
- конструкторские разработки по производству какой-либо продукции и её технические параметры;
- заявки на патенты;
- дизайн, эффективность и возможности производственных методов, оборудования и систем;
- информационный процесс;
- программное обеспечение ЭВМ
- и т.п.
Наиболее прогрессивным подходом при работе с документами, содержащими коммерческую тайну, является использование автоматизированной регистрация носителей:
Защитить коммерческую тайну можно с помощью организационных и технических мер [2-4,11,12].
Организационные меры предполагают создание службы безопасности на предприятии и ограничение допуска сотрудников к документам, содержащим секретную информацию. Служба безопасности следит за тем, чтобы не допускалось ознакомления отдельных посторонних лиц с секретными документами. Служба безопасности контролирует хранение финансовых документов, деловой переписки, используя для этого сейфы, сложные замки, сигнализацию во всех коммерческих помещениях, решетки, металлические двери, организуется платная охрана и т. д.
Служба безопасности проводит воспитательно-профилактическую работу с персоналом, включая обучение и инструктаж персонала, заключает письменные договоры-обязательства о неразглашении коммерческой тайны, организует пропускной режим на предприятии.
2.5 Корреспонденция, связанная с проведением периодических мероприятий и прочая корреспонденция
На различных этапах организации периодических мероприятий требуется оформление различных видов документов. Этапы проведения мероприятий, на которых требуется составление документов [2-4]:
- выработка повестки дня и определение круга предполагаемых участников;
- ознакомление с повесткой дня предполагаемых участников;
- выработка регламента мероприятия;
- подготовка материалов;
- доклады, информация организатора мероприятия;
- доклады, информация предполагаемых участников мероприятия;
- справочно-информационные материалы (справки, акты, заключения и т.п.);
- разработка проекта решения;
- изготовление и размножение итоговых материалов, обеспечение участников итоговыми материалами.
В таблице 1 приведена характеристика документов, используемых при проведении периодических мероприятий (конференций, собраний, совещаний, ярмарок и т.п.) [3,4].
Таблица 1 Документальное оформление конференций, совещаний, собраний, ярмарок
Регистрация участников. Во время регистрации участникам совещания выдаются канцелярские принадлежности, в число которых могут входить: блокноты (обычные или целевые, т.е. подготовленные специально для данного совещания); сброшюрованные или подобранные листы чистой бумаги различных форматов; ручки автоматические (шариковые и перьевые, отдельно или в наборах) или иные средства письма (фломастеры; карандаши механические и обычные, в том числе цветные (отдельно или в наборах) с приложением устройств для их заточки; папки канцелярские (обычные или целевые с заранее изготовленной информацией о конкретном мероприятии).
На рисунке 8 приведена форма регистрации участников конференции. Регистрация участников Научно-практическая конференция “__________________________________ __________________________________________________________________” (Москва, НИТУ МИСиС, 20 _ г., “ ______________)
Рисунок 8 Регистрационный лист участников конференции |
