Документальное оформление и учет продажи товаров и тары со складов

Порядок отпуска товаров со склада определяется условиями договора, в котором важную роль играет такой пункт, как способ доставки товаров. От способа доставки товаров зависит порядок документального оформления продажи товаров со складов.

Наибольшее распространение получили следующие способы доставки товаров:

• централизованная доставка товаров покупателям поставщиком;
• самостоятельный вывоз организацией-покупателем товаров со склада поставщика;
• доставка товаров транспортными организациями железнодорожный, водный, автомобильный транспорт).

Оптовые организации могут использовать свой автомобильный транспорт или заключать договор на транспортное обслуживание со специализированными автотранспортными организациями.

В оптовой организации определяют специальных лиц, осуществляющих централизованную доставку товаров. Здесь же ведется «Книга регистрации документов, переданных лицам, осуществляющим централизованную доставку товаров и кольцевой завоз». В начале этой «Книги» указываются фамилии, имена и отчества лиц, которым предоставлено право приема товаров для последующей доставки их покупателям. В «Книге» фиксируются данные о том, от кого и кому товары доставлялись, кто и по какому документу принял груз

На отобранный согласно договору или заказу товар для централизованной доставки организациям-покупателям заведующий складом (отделом) выдает экспедитору или шоферу (ответственному за доставку товаров) три экземпляра счетов или счетов-фактур, выписанных на покупателей, и три экземпляра товарно-транспортных накладных. В оптовой организации остаются четвертые экземпляры этих документов с распиской лица, ответственного за доставку, в получении груза. В остающемся экземпляре указываются номер автомашины, путевого листа, фамилия шофера.

По прибытии машины с товаром в магазин (пункт назначения) ответственный за доставку товаров - экспедитор или шофер, проверяет наличие доверенности на право получения товара работниками торговой организации. После проверки покупателем целости контейнеров, ящиков, тюков, а также исправности пломб товары принимаются, а на счетах или счетах-фактурах проставляются номер и дата доверенности, сумма принятых товаров и тары, подпись лица, принявшего груз, печать или специальный оттиск торговой организации.

Получение груза представителем торговой организации подтверждается также его подписью и печатью или специальным оттиском на товарно-транспортных накладных. Два экземпляра сопроводительных документов (счета или счета-фактуры и товарно-транспортной накладной) после соответствующего оформления возвращаются лицу, ответственному за доставку товаров.

Один остается у лица, принявшего товар в организации-покупателе.

Если при приеме груза выявлены неисправности пломб, нарушения целости контейнера или упаковки товара, то каждое такое торговое место вскрывается в присутствии шофера и экспедитора. В случае расхождения фактически имеющихся товаров с данными упаковочного ярлыка и счета или счета-фактуры составляется «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей» в двух экземплярах. Один экземпляр акта выдается шоферу или экспедитору, а на счете или счете-фактуре и на товарно-транспортной накладной делается отметка о составлении акта и указывается сумма фактически принятых товаров и тары.

При отпуске товаров со склада непосредственно представителю покупателя (самовывоз) лицо, уполномоченное получить товар, предъявляет доверенность.

Представитель покупателя производит прием товаров по количеству и качеству непосредственно в организации оптовой торговли. На отпущенный товар выписывается счет или счет-фактура в четырех экземплярах. Два экземпляра документов с подписями лица, уполномоченного организацией - покупателем на получение товара, и доверенностью на получение товара остаются в оптовой организации, а два экземпляра счета или счета-фактуры выдаются на руки представителю покупателя.

При отгрузке товаров покупателям по железной дороге, водным путем или автотранспортом груз сдается представителям транспортной организации по накладной, заполняемой грузоотправителем. Накладная сопровождает груз на всем пути следования и выдается представителю организации-покупателя в пункте назначения вместе с товаром. Ответственность за сохранность грузов в пути в полном объеме несет транспортная организация.

Учет счетов-фактур в книге продаж осуществляется в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство.

Книга продаж должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью организации и храниться у поставщика в течение полных 5 лет с даты последней записи.