Управленческая информация и ее характеристики

Понятие управленческой информации, характеристика различных уровней объема информации, ее достоверности, насыщенности, ценности, степени открытости. Закон информированности-упорядоченности.

Информация представляет собой отражение в сознании человека характеристик окружающего мира, зафиксированное впоследствии на материальных и иных носителях. Она имеет количественные и качественные характеристики, может воспроизводиться, покупаться и продаваться.

Под управленческой информацией понимается совокупность сведений, о процессах, протекающих внутри организации и в ее окружении, уменьшающих неопределенность управления и принятия решений.

Поэтому управленческая деятельность начинается со сбора, накопления и переработки информации, составляющей ее основу. Если необходимые для управления сведения в составе информации отсутствуют, она является познавательной; если же сообщения вообще не несут информации, они называются «шумом».

В практике управления можно использовать три уровня управленческой информации:

- административно-управленческий уровень (директор и его заместители);

- уровень коллективно-коллегиального управления (педагогический и методический советы, методические объединения);

- уровень ученического самоуправления.

Каждому из этих уровней соответствует свой, вполне определенный набор необходимой управленческой информации на основе принципа оптимальной достаточности. При разноуровневой организации потоков управленческой информации одна и та же информация может быть внутренней по отношению к одному уровню и внешней по отношению к другому.

Обычно в управлении выделяют следующие характеристики информации: объём, достоверность, ценность, насыщенность и открытость. Объём характеризуется полнотой информации. Объем информации имеет три уровня: информационная избыточность, необходимая и достаточная информация и информационный голод или информационный дефицит. Избыточность информации повышает её надёжность, однако это ведёт к увеличению времени на её сбор и обработку, и к увеличению расходов на информационную деятельность. Тем не менее, иногда избыточная информация необходима для того, чтобы иметь разные источники для сравнения и уверенности в достоверности данных.

Достоверность информации, тоже имеет три уровня: абсолютной, доверительной и негативной. Достоверность во многом зависит от характера документооборота. Чем меньше людей принимает участие в сборе, обработке и передаче информации, тем выше её достоверность. Об одном и том же событии можно получить разную информацию в зависимости от методики её сбора и обработки. Достоверность зависит от фактора времени. Даже абсолютно достоверная информация, поступившая с опозданием, может стать бесполезной и даже ложной.

Что касается обусловленности информации временным фактором, в этой связи известен принцип «динозавров», суть которого в том, что пока решение принятое в голове динозавра дойдет до хвоста, оно может быть уже не нужным, ибо к этому времени может уже хвоста и не быть, как впрочем, и головы тоже.

Ценность информации характеризуется затратами ресурсов, необходимых для принятия правильного решения. Первый уровень затрат равен нулю. Это значит, информация открыта и доступна и для обладания ею никаких расходов не требуется. Второй уровень средний. Он означает – сокращение затрат или повышение прибыли вследствие обладания такой информацией более чем 10%. Третий уровень – высокий. Он предполагает сокращение затрат более, чем в два раза. И четвертый – сверхвысокий. Когда уровень затрат сокращается более чем в 10 раз. Это значит, что ценность информации характеризует её как товар, имеющий потребительскую стоимость.

Насыщенность информацией – это соотношение в ней полезной и фоновой информации. Фоновая информация служит для лучшего восприятия за счет улучшения настроения или путем предварительной настройки внимания на заданную тему. Фоновая информация может включать в себя шутки, анекдоты, сведения остросюжетного характера и т.д. При отсутствии фоновой информации, полезная информация воспринимается как сухая и неинтересная. Однако наличие чрезмерной фоновой информации может привести к утрате интереса к полезной информации.

Открытость информации – это возможность предоставления её различным потребителям. Существует три уровня открытости: секретный, например, информация об обороне страны или о ворах в законе, в базе данных Министерства Внутренних Дел, конфиденциальный – только для служебного пользования, публичный или открытый уровень не имеет ограничений. Следует, однако, помнить, что во все времена и сегодня в особенности, открытость и неограниченность информации способствует возникновению «информационного мусора». Это сегодня, например, наблюдается в таком информационном пространстве, как интернет.

Каждая из рассмотренных характеристик информации важна сама по себе, но классификацию информации следует принимать как систему. В ней каждая характеристика находится во взаимодействии с другими, и только в совокупности они дают целостную характеристику информационного состояния организации.

Упорядоченность организации – это её содержательная и структурная схема или матрица. Поскольку содержание и структура организации складываются и функционируют исходя из её системных целей и задач, то для характеристики организации используется такое понятие, как коэффициент упорядоченности. С точки зрения этого понятия даётся оценка адекватности или неадекватности содержания и структуры организации её системным целям и задачам.

Чем выше степень адекватности информации, которой располагает организация относительно её внутренней и внешней среды, тем выше степень её устойчивости по отношению к деструктивным факторам различного рода. Закон информированности и упорядоченности организации может действовать в разных вариантах.

Первый вариант, когда руководители и подчиненные ничего не знают об этом законе. Закон действует стихийно. Это значит, что ресурсы организации расходуются бесконтрольно и неадекватно возможностям и потребностям.

Второй вариант. Руководитель знает и понимает закон информации и упорядоченности и умеет его использовать в управлении организацией. Но подчиненные не знают закона, не понимают его сущности, не умеют его использовать и не намерены это делать. Если результаты деятельности организации при этом окажутся неэффективными, то персонал будет винить во всем руководителя. Гармонии во взаимоотношениях руководителя и подчиненных в этой ситуации быть не может. Эффективность достижения цели организации заведомо при этом не может быть высокой.

Третий вариант действия закона. Когда руководители и исполнители знают, понимают, имеют намерение и умеют пользоваться законом информированности и упорядоченности. Результат действия закона при этом будет самым положительным. Все сотрудники в рамках своих функций и полномочий имеют возможность полностью реализовать свой потенциал. При таком варианте действие закона, информационные данные благодаря прозрачности и общей доступности будут наиболее адекватными. Решения могут быть приняты наиболее оптимальные, и эффект совокупной деятельности организации может быть наиболее высоким.

Закон предполагает создание в организации такой информационный среды, которая позволяет руководителям и подчиненным действовать исходя из принципа необходимого и достаточного. Дефицитные ресурсы могут быть задействованы в таком объеме, в какой это требуется применительно к данной ситуации. Информация, таким образом, становится гарантом эффективности и качества функционирования организации с точки зрения оптимального удовлетворения потребности и интересов организации в целом и каждого из её сотрудников в отдельности.