Организационные процессы управления предприятием

Организация процессов труда управленческих работников претерпевает значительные изменения в современных условиях, характеризующиеся переходом от управления по функционально-иерархическому принципу с многочисленными уровнями к процессному подходу.

При процессном подходе, с одной стороны, деятельность организации рассматривается как цепочка сквозных процессов, пронизывающих организацию от входа до выхода. Образно говоря, бизнес-процессы, последовательно осуществляясь, проходят «сквозь» организацию, т.е. движение информации осуществляется не по вертикали (от руководителя к подчиненному и наоборот), а по горизонтали (от производителя управленческой работы к ее потребителю (клиенту)). С другой – как построение в организации сети (системы) процессов и реорганизация системы управления на основе требований процессного подхода.

Процесс является достаточно сложным объектом управления. В отечественной практике управления термины «процесс» и «бизнес-процесс» используются как синонимы. Процесс – это совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы, представляющие ценность для клиента. При таком общем определении под процессом можно понимать любую деятельность, использующую определенные ресурсы (персонал, информация, материальные ресурсы, инфраструктура, технологии) и служащую для получения определенных выходов. Под понимание процесса подпадает деятельность любого подразделения организации, его руководителей, специалистов и служащих. Вместе с тем отождествление бизнес-процесса и процесса исполнения функции управления не корректно. Практический смысл выделения бизнес-процессов и управления процессами заключается в получении на выходе результата, имеющего ценность для потребителя.

Система управления процессами организации включает: действия по преобразованию входов в выходы; систему сбора информации о показателях; систему анализа этой информации и принятие управленческого решения лицом, ответственным за эффективность процесса; систему непрерывного улучшения показателей.

Методики моделирования и анализа бизнес-процессов являются в настоящее время одним из важнейших инструментов повышения эффективности бизнеса. Крупные компании используют программные средства для описания и оптимизации бизнес-процессов, рассчитывая на увеличение выручки, сокращение затрат на производство, оптимальное использование оборотного капитала. Дальнейшее развитие процессного подхода связано с разработкой и внедрением систем менеджмента качества организаций на основе стандартов ИСО 9000:2000.

Большинство современных систем управления используют информационные технологии как инструменты для создания моделей бизнес-процессов. Например, при внедрении WFMS (Work Flow Management System) – системы управления потоками работ – все начинается с описания процессов, которые необходимо автоматизировать (процесс обслуживания клиентов в отделе продаж, выставления счетов, формирования финансового плана организации и т. д.). Далее определяются рабочие места исполнителей, задействованных в выполнении бизнес-процесса, и описывается поток работ, переходящих от одного рабочего места к другому. Основной эффект достигается за счет устранения потерь времени и информации при передаче документов от одного исполнителя к другому и т. д.

Автоматизация процессов в информационных системах осуществляется путем разработки и внедрения встроенных конструкторов схем бизнес-процессов, позволяющих описать поток работ, переходящих от одного рабочего места к другому. Характерным примером являются программные продукты класса ERP (Enterprise Resource Planning) – комплексная система планирования и управления ресурсами организации.

В настоящее время в отечественной практике понятие процессного подхода остается весьма неясным. У многих руководителей организаций
и специалистов наблюдается путаница в определениях функций, бизнес-процессов и процессного подхода к управлению.

Для более четкого понимания бизнес-процессов целесообразно использовать их классификацию:

1) по отношению к клиентам: внешние и внутренние;

2) по отношению к получению добавленной ценности: основные
и вспомогательные;

3) по уровню подробности рассмотрения: верхнего уровня, детальные и элементарные.

Клиентом (потребителем) процесса называется субъект (физическое, юридическое лицо, подразделение, другой процесс и т. д.), использующий результаты (выходы) процесса. Для клиента процесса важны ценность и время предоставления результата (выхода) процесса. Внешние клиенты рассматриваются либо по отношению к организации в целом, либо по отношению к бизнес-процессам организации. Внешними клиентами организации являются не только потребители ее продукции или услуг. К их числу относятся акционеры, банки, налоговые органы, т. е. все те организации, которые используют результаты деятельности предприятия. Внутренними клиентами процессов являются подразделения, исполнители, процессы, использующие результат выполнения (выход) процесса.

К основным процессам организации, как правило, относят все процессы, добавляющие ценность изделию (услуге, информации). Примерами таких процессов являются процессы маркетинга, закупок, производства, хранения, поставки и сервисного обслуживания продукции. Вспомогательные процессы напрямую не добавляют ценности, но увеличивают стоимость изделия (услуги, информации). К таким процессам относятся: управление персоналом, документацией, техническое обслуживание оборудования, бюджетное управление, административно-хозяйственная деятельность и т. д.

На практике при анализе деятельности промышленного предприятия выделяют не более пяти-семи основных и четырех-шести вспомогательных бизнес-процессов. Критерием выделения вспомогательного процесса может являться использование результатов этого процесса многими функциональными подразделениями и процессами. Например, выходом процесса «Управление персоналом» являются квалифицированные кадры, соответствующие должностным инструкциям каждого отдельного подразделения. Хотя в разные подразделения требуются различные специалисты, процесс подбора и тестирования персонала является почти неизменным.

Любой достаточно сложный бизнес-процесс может включать в себя пять основных элементов:

1. Планирование деятельности (например, планирование производства готовой продукции). Планировать можно как саму деятельность (в штуках, тоннах, рублях и во времени), так и показатели эффективности процесса.

2. Выполнение работы (например, изготовление готовой продукции). Модели, описывающие деятельность, должны иметь входы от всех остальных элементов: плановые и учетные данные, данные анализа, управленческие решения и т. д.

3. Регистрация фактической информации по выполнению процесса. На практике – это функции учета: производственного, управленческого, бухгалтерского и т. п.

4. Контроль и анализ исполнения плановых показателей.

5. Принятие управленческих решений в рамках процесса. На практике эта группа функций является одной из самых сложных для описания, так как реально сочетает в себе элементы оперативного управления (принятия решений по отклонениям) и стратегического (изменения планов и стратегии развития).

Бизнес-процессы организации любой сложности, размера и сферы деятельности можно рассматривать по 13 основным направлениям:

1. Маркетинг рынка и пожелания заказчиков.

2. Разработка стратегии.

3. Разработка продукции (услуг).

4. Организация продаж.

5. Производство и поставка продукции.

6. Организация сервиса (для сервисно ориентированных организаций).

7. Обслуживание заказчика и оформление счет-фактур.

8. Управление человеческими ресурсами.

9. Управление информационными ресурсами.

10. Управление финансовыми и физическими ресурсами.

11. Управление экологией.

12. Управление внешними связями.

13. Управление улучшениями и изменениями.

Проектирование бизнес-процессов позволяет усовершенствовать систему управления и повысить ее эффективность за счет ориентации процессов на конечные результаты, устранения излишних операций по передаче и согласованию проектов управленческих решений по вертикали управления, упорядочения выполнения управленческих работ, их автоматизации, а также усиления мотивации результативного труда сотрудников.