2015-04-17
1187
На основании лекций проработать следующие вопросы:
1. Особенности документирования конфиденциальной информации
2. Определение степени ограничения доступа к документам и использование отметки конфиденциальности при оформлении документов.
3. Учет бумажных носителей конфиденциальной информации. Учет проектов конфиденциальной документированной информации.
4. Особенности создания конфиденциальных документов с помощью средств электронно-вычислительной техники. Учет использования и хранения печатей, штампов, бланков, необходимых для оформления конфиденциальных документов
Вопросы к коллоквиуму:
1. Особенности документирования конфиденциальной информации
2. Определение степени ограничения доступа к документам и использование отметки конфиденциальности при оформлении документов.
3. Учет бумажных носителей конфиденциальной информации. Учет проектов конфиденциальной документированной информации.
4. Особенности создания конфиденциальных документов с помощью средств электронно-вычислительной техники. Учет использования и хранения печатей, штампов, бланков, необходимых для оформления конфиденциальных документов
|
|
|
Раздел №3 Организация конфиденциального документооборота.
Тема 3. Организация конфиденциального документооборота.
В результате изучения третьего раздела обучающийся будет:
- знать особенности обработки, учета и регистрации конфиденциальной документированной информации, учет и регистрацию внутренних конфиденциальных документов.
- уметь вести учет и оформления бумажных и машинных носителей конфиденциальной информации,
Тема 3.1.3.1.1. 3.1.2. Особенности обработки, учета и регистрации конфиденциальной документированной информации.
Доставка документов в управление осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.
Документы, поступающие в управление на бумажных носителях, проходят обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение начальником управления и, согласно его резолюции, передаются заместителям начальника и исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками отдела учета, распределения документации.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.
|
|
|
При обнаружении повреждений, отсутствии документов и приложений к ним составляется акт в трех экземплярах: первый остается в отделе, второй
приобщается к поступившему документу, третий пересылается отправителю.
Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю или пересылаются по назначению.
Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда:
дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки;
только по конверту можно определить адрес отправителя.
На полученном документе в правом нижнем углу на первой странице проставляется регистрационный штамп, и реквизиты документа вводятся в компьютер.
Срочные документы после регистрации доставляются незамедлительно под роспись с указанием даты и времени их получения.
Документы, поступившие в управление, минуя отдел учета, распределения документации, в обязательном порядке передаются в данный отдел для регистрации.
При приеме корреспонденции, доставляемой нарочным, проверяется правильность доставки, целостность упаковки и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в разносных книгах. В разносных книгах ставится дата и подпись специалистов отдела учета, распределения документации, принявших документ. На копиях (вторых экземплярах) доставленных документов подпись не ставится.
Вся поступившая в отдел учета, распределения документации корреспонденция,распределяется на:
· входящую служебную;
· обращения граждан.
Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение начальнику управления.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Входящая служебная корреспонденция распределяется на регистрируемую и нерегистрируемую. Регистрации подлежат как письменные документы, так и создаваемые средствами электронной техники. Входящая корреспонденция, определяемая перечнем, передается адресатам без регистрации.
Регистрируются все документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние (справки, служебные и докладные записки) и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного отдела в другой он повторно не регистрируется.
Таким образом, поступившие документы проходят следующие этапы:
- первичную обработку
- предварительное рассмотрение, разметку
- регистрацию
- рассмотрение документов руководством
- направление на исполнение
- контроль исполнения
- исполнение документов
- подшивку документов в дела.
Тема 3.2. Учет и регистрация внутренних конфиденциальных документов.
Систематизация документов конфиденциального характера и формирование из них дел производится согласно номенклатуре дел территориального органа ФАС России, составляемой ежегодно в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству в территориальном органе ФАС России. При этом документы конфиденциального характера подшиваются в дела согласно номенклатуре дел, делу присваивается индекс согласно номенклатуре и через косую черту к индексу ставится дополнительный индекс "ДСП". В правом верхнем углу обложки дела ставится штамп "Для служебного пользования".
Документы конфиденциального характера, поступившие в связи с рассмотрением дел об административных правонарушениях, о нарушении антимонопольного законодательства, также помещаются в отдельные тома, которым присваивается гриф "Для служебного пользования".
|
|
|
Документы конфиденциального характера, поступившие в территориальный орган ФАС России во время проведения проверки хозяйствующего субъекта, подшиваются в отдельное дело, которому присваивается гриф "Для служебного пользования". Данное дело регистрируется в журнале регистрации и учета внутренних документов ДСП.
Дела с конфиденциальными документами и журналы их учета хранятся у начальника территориального органа ФАС России в запираемых опечатываемых шкафах или сейфах. Листы в делах нумеруются простым карандашом по мере их поступления в дело. К делам составляется внутренняя опись, в которую документы вносятся также в хронологической последовательности их поступления (Приложение N 5).
6.2. Конфиденциальные документы печатаются на компьютере, не связанном с локальными и внешними компьютерными сетями и расположенном в отдельном помещении. Работа ведется на отдельном диске, который по окончании работы форматируется.
Копии электронных текстов конфиденциальных документов могут быть перенесены на другие электронные носители только с письменного согласия руководителя территориального органа ФАС России, при этом в электронном тексте проставляется пометка "ДСП". Данные копии хранятся вместе с сопроводительными документами и используются так же, как и документы на бумажных носителях.
Черновики и варианты конфиденциальных документов на бумажных носителях передаются вместе с оригиналом документа при его регистрации ответственному за конфиденциальное делопроизводство, который уничтожает их, о чем делает пометку в соответствующем журнале учета и регистрации конфиденциальных документов.
6.3. Ознакомление с конфиденциальными документами в случае служебной необходимости, снятие с них копий и выписок разрешается только с письменного согласия руководителя территориального органа ФАС России. Служебная записка с разрешением приобщается к соответствующему конфиденциальному документу.
|
|
|
Ознакомление с конфиденциальными документами осуществляется строго под роспись с указанием должности, фамилии гражданского служащего и даты ознакомления.
Подписи, фамилии ознакомившихся с документами лиц, дата ознакомления и отметки о снятии дополнительных копий или выписок проставляются на обороте последнего листа конфиденциального документа.
6.4. Конфиденциальные документы, находящиеся в распоряжении территориального органа ФАС России, представляются в другие организации в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.
6.5. Выносить конфиденциальные документы из здания антимонопольного органа разрешено в случаях служебной необходимости по мотивированной служебной записке исполнителя с письменного разрешения руководителя территориального органа ФАС России.
Обсуждение содержания конфиденциальных документов по телефону запрещается.
6.6. Обо всех случаях утраты конфиденциальных документов, разглашения конфиденциальных сведений или несанкционированного доступа к их содержанию незамедлительно докладывается руководителю территориального органа ФАС России. По данным фактам проводится служебная проверка.
6.7. Проверка учета, хранения и наличия конфиденциальных документов проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя территориального органа ФАС России.
6.8. Срок хранения конфиденциальных документов устанавливается номенклатурой дел территориального органа ФАС России на основании сроков хранения, установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 (зарегистрирован в Минюсте России 08.09.2010, регистрационный N 18380).
6.9. Уничтожение конфиденциальных документов осуществляется в соответствии с правилами, установленными инструкцией по делопроизводству в территориальном органе ФАС России.
Тема 3.3. Учет и регистрация отправляемых конфиденциальных документов.
Организация обработки всех поступивших конфиденциальных документов осуществляется централизованно сотрудниками службы КД или референтом первого руководителя.
При приеме корреспонденции референт проверяет правильность адресования конверта, пакета, целостность упаковки. В разносной книге, реестре курьёра, почтальона референт проставляет отметку о приеме корреспонденции, дату приема, роспись в приеме. Роспись может заверяться штампом службы КД.
При повреждении упаковки корреспонденции референт составляет акт, который подписывается им и курьером, почтальоном. Один экземпляр акта вместе с курьером передается отправителю корреспонденции.
Конверты, пакеты и незаконвертованные документы с грифом конфиденциальности вносятся референтом в журнал учета пакетов. Журнал включает следующие графы:
· дата поступления;
· корреспондент;
· роспись лица, доставившего пакет;
· порядковые номера пакетов;
· номера и грифы конфиденциальности находящихся в пакете документов;
· входящие номера, присвоенные поступившим документам;
· учетные номера, присвоенные документам по другим видам учета (инвентарному и др.);
· отметка о возврате ошибочно поступивших документов.
Поступившие конверты и пакеты, кроме корреспонденции с пометкой «Лично», референт вскрывает. Конверты с пометкой «Лично» передаются адресату.
После вскрытия корреспонденции проверяется наличие документов, соответствие учетных данных сопроводительному письму, наличие приложений, указанных в документе, количество листов документа, приложений и экземпляров. При обнаружении недостатков составляется акт, один экземпляр которого высылается отправителю.
На всех поступивших конфиденциальных документах в центре нижнего поля первого листа проставляется регистрационный (входящий) штамп с указанием наименования фирмы, даты поступления документа, количества листов основного документа и приложений и наличием свободной зоны для входящего номера. На первом листе каждого приложения в правом верхнем углу проставляется штамп с указанием даты поступления, количества листов данного приложения и наличием свободной зоны для внесения входящего номера, например (К уч. № _ от ___).
Все поступившие в фирму без грифа конфиденциальности документы, в том числе факсимильные, электронные, сравниваются с перечнем документов, являющихся конфиденциальными в данной фирме, т. к. любые поступающие документы могут содержать конфиденциальные для фирмы сведения, но не иметь грифа ограничения доступа.
Если содержание поступившего документа соответствует одной из позиций перечня, референт указывает на первом листе документа (сопроводительного письма и приложений) в правом верхнем углу гриф конфиденциальности, указанный в перечне, и срок его действия. Отметку заверяет своей росписью. Выделенные конфиденциальные документы вносятся в журнал учета пакетов с целью создания информационной базы, обеспечивающей контроль за сохранностью конфиденциальных документов.
После определения состава конфиденциальных документов они регистрируются референтом в традиционной (бумажной) или электронной учетной карточке поступивших документов, содержащих конфиденциальную информацию. На документ заполняется одна карточка, которая регистрируется в контрольном журнале (в целях контроля за ее сохранностью и определения порядкового номера документа). Учетная карточка регистрируется в контрольном журнале учета карточек, имеющем графы: учетный номер и гриф конфиденциальности документа; местонахождение документа; отметка о проверке наличия.
Электронная карточка распечатывается на бумажном бланке карточки для гарантированной реализации учетной и страховой функций и обеспечения персональной ответственности сотрудников за сохранность документа (для проставления росписи за получение документа).
Карточка учета поступившего (входящего) конфиденциального документа включает следующие графы: учетный номер и гриф конфиденциальности; дата поступления; вид и краткое содержание документа; корреспондент; исходящий номер и дата; количество листов основного документа и приложений; кому направлен; количество листов; роспись за получение документа; кто принял и роспись за возврат документа; индекс дела и номера листов; примечание.
При незначительном количестве поступающих конфиденциальных документов они вносятся в опись конфиденциальных документов фирмы, что является действием, аналогичным регистрации этих документов. Опись конфиденциальных документов фирмы предназначена для контроля за движением, местонахождением документа, для своевременного снятия с него грифа конфиденциальности, проведения проверки наличия документов. В целях наблюдения за ходом исполнения документа дополнительно заполняется учетная карточка открытого делопроизводства, обеспечивающая справочную и контрольную работу в процессе рассмотрения и исполнения документа.
Опись конфиденциальных документов фирмы включает следующие графы:
· порядковый учетный номер и гриф конфиденциальности документа;
· срок действия грифа;
· дата;
· вид документа и заголовок;
· количество экземпляров;
· количество листов основного документа и приложений;
· откуда поступил (кем подготовлен);
· исходящий номер; кому передан и роспись;
· кто принял и роспись;
· местонахождение;
· дата уничтожения и номер акта;
· кем и когда снят гриф конфиденциальности и роспись;
· местонахождение.
Учетный (входящий) номер поступившего конфиденциального документа включает: порядковый номер документа (чаще всего по описи конфиденциальных документов фирмы), гриф конфиденциальности и индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться документ, например 12к/01—02.Учетный номер вносится в регистрационный штамп основного документа и приложений, например: АО «Изотоп»29.12.2001Вх. № 12к/23-02
Кол. лл.: 2к+7нк (неконфиденциальных)
При наличии в полученном пакете нескольких документов каждый из них учитывается за отдельным номером. Учетный номер вносится также в журнал учета пакетов с целью подтверждения факта регистрации всех поступивших документов.
Зарегистрированные конфиденциальные документы сортируются на документы, требующие рассмотрения первым руководителем фирмы, и документы, направляемые непосредственно его заместителям или главным специалистам по направлениям работы (руководителям структурных подразделений), соответствующим сотрудникам фирмы.
Распределение осуществляется референтом в строгом соответствии с перечнем документов фирмы, в котором указаны фамилии должностных лиц, принимающих решения по документам конкретного содержания и определяющих состав допускаемых к документу сотрудников, а также состав сотрудников, которым направляются документы типового содержания, не требующие принятия решения.
На документах, направляемых руководителям и сотрудникам фирмы, в правом верхнем углу первого листа ниже грифа конфиденциальности референтом проставляется фамилия лица, которому передается документ.
Руководителям и сотрудникам фирмы документы передаются под роспись в той или иной учетной карточке. Отметка о местонахождении документа делается карандашом в контрольном журнале или описи конфиденциальных документов фирмы.
После рассмотрения документа руководителем резолюция переносится референтом в учетную карточку документа. Резолюция является основанием для последующей передачи документа на исполнение указанному в ней сотруднику (исполнителю) фирмы. Выдача конфиденциальных документов исполнителям производится только на один рабочий день по разовой расписке. При необходимости длительной работы над документом он включается в опись документов, находящихся у исполнителя, и хранится в опечатываемом специальном кейсе (папке) исполнителя, который ежедневно по окончании рабочего дня сдается референту и выдается исполнителю в начале рабочего дня по разовой расписке.
Опись документов, находящихся у исполнителя, имеет следующие графы: порядковый номер документа в описи; учетный номер документа и гриф конфиденциальности; тип документа; количество экземпляров и листов в экземпляре; дата получения; роспись за возврат документа.
Технические, технологические документы, печатные издания и иные подобные материалы, не включаемые в номенклатуру дел, берутся на инвентарный учет после их регистрации по входящему учету и рассмотрения соответствующим должностным лицом. На каждый такой документ заводится учетная карточка инвентарного учета или документ вносится в инвентарную опись конфиденциальных документов фирмы.
Карточка инвентарного учета должна содержать следующие зоны:
· дата;
· порядковый учетный номер и гриф конфиденциальности документа;
· его вид и назначение (содержание);
· фамилия сотрудника, которому выдан документ;
· роспись за выдачу и роспись за прием документа;
· место хранения документа;
· отметка об уничтожении;
· примечания.
Карточка регистрируется в контрольном журнале.
Штамп инвентарного номера (или для носителей — предварительного учета) и даты регистрации проставляется: на графических документах — над основной надписью, на документах, хранящихся в россыпи, — в верхнем левом углу каждого листа, на сброшюрованных документах — в верхнем левом углу обложки и титульного листа, например «Инв. (или ПУ) № __ от ____».
Поступивший конфиденциальный документ считается исполненным, если фактически проведены все предусмотренные в нем мероприятия в соответствии с содержанием документа и резолюции. При этом в учетной карточке документа проставляется отметка об исполнении документа и его подшивке в дело. Аналогичная отметка делается в контрольном журнале или описи конфиденциальных документов фирмы.
| Тема 3.4.3.4.1.Учет конфиденциальной документированной информации инвентарного (выделенного хранения). |
Учет конфиденциальных документов выделенного хранения Учет конфиденциальных документов, подлежащих выделенному хранению, осуществляется в журнале или карточках, имеющих следующие графы: (В дальнейшем вместо журнала и (или) карточки учета конфиденциальных документов выделенного хранения употребляется «журнал учета документов выделенного хранения», если не оговаривается особо.) Учетный номер и гриф конфиденциальности документа Дата регистрации Вид и заголовок документа Откуда поступил или каким подразделением разработан 1 2 3 4 С каких учетных номеров переведен Номера экземпляров Кол-во листов в экземпляре 5 6 7 Отправление Отметка Уничтожение Передача на архивное хранение о возврате куда отправлен номера экземпляров наименование, номер и дата сопроводительного документа номера экземпляров номер и дата акта об уничтожении номер экземпляра архивный шифр 8 9 10 11 12 13 14 15 Если на предприятии производится размножение (тиражирование) документов выделенного хранения, то между графами 7 и 8 помещаются графы о номере и дате наряда на размножение, количестве и номерах размноженных экземпляров. При значительном объеме документов выделенного хранения чертежно-графические и текстовые документы могут учитываться раздельно, но в однотипных формах учета. В этом случае вместо добавляемого к номеру документа индекса «В» на чертежно-графических документах проставляется индекс «Ч», на текстовых - «Т». В момент регистрации заполняются графы 1-7. При регистрации чертежно-графических документов в графе 3 проставляются вид носителя (калька, ватман, синька) и индекс (обозначение) документа. При взятии на учет документа, переводимого с учета поступивших документов, в графе 4 указывается, откуда поступил документ, в графе 5 - его учетный номер по журналу учета поступивших документов, одновременно в графе 13 журнала учета поступивших документов проставляются номер, присвоенный документу по журналу учета документов выделенного хранения, и количество листов, переведенных на выделенное хранение. При взятии на учет документа, переводимого с учета изданных документов, в графе 4 указывается подразделение данного предприятия, разработавшее документ, в графе 5 - учетный номер документа по журналу учета изданных документов, в графе 17 журнала учета изданных документов проставляются номер, присвоенный документу по журналу учета документов выделенного хранения, и количество переведенных на выделенное хранение экземпляров. При взятии на учет носителя, переводимого с учета носителей, в графе 4 указывается подразделение предприятия, в графе 5 - учетный номер носителя по журналу учета носителей, в графе 9 журнала учета носителей проставляется номер, присвоенный носителю по журналу учета документов выделенного хранения. При взятии на учет выделенного хранения носителя без регистрации его в журнале учета носителей (рабочая тетрадь, калька и т.д.) в графе 5 делается прочерк. Взятые на учет выделенного хранения текстовые документы помещаются в обложку и брошюруются (прошиваются), если не имели обложки и не были сброшюрованы, при этом после последнего листа документа помещается лист с заверительной надписью, в которой указывается прописью количество листов в документе, заверяемое подписью (с расшифровкой) лица, составившего заверительную надпись с проставлением даты. Если в документе имеются литерные номера или вклеенные на листы фотоотпечатки, то они оговариваются в заверительной надписи. Индексы и учетные номера, присвоенные документам по журналу учета документов выделенного хранения, проставляются на текстовых документах в верхнем левом углу обложки и титульного листа (при его наличии). В правом верхнем углу проставляется гриф конфиденциальности и под ним номер экземпляра.
