Разработка схемы взаимодействия службы ДОУ с другими структурными подразделениями предприятия, а также с другими предприятиями (организациями, учреждениями)

Разработка схемы взаимодействия службы ДОУ с другими структурными подразделениями организации, а также с другими организациями производится на основании ее организационной структуры и схемы документооборота, а также перечня предприятий, организаций и учреждений, с которыми осуществляется обмен документированной информацией в процессе деятельности организации. Разработка проекта документа организуется начальником службы ДОУ, а рассмотрение и утверждение проекта – как правило, заместителем руководителя организации по управлению.

Под схемой взаимодействия подразумевается документ, на котором с помощью условных графических изображений и легенды (расшифровки графических изображений) зафиксированы организационно-информационные связи службы ДОУ со структурными подразделениями и должностными лицами организации, а также с другими организациями, предприятиями и учреждениями, осуществляющими с организацией обмен документированной информацией. Как следует из ГСДОУ, служба ДОУ в процессе осуществления своей деятельности в пределах организации взаимодействует:

· со всеми структурными подразделениями – по вопросам организационно-методического руководства документационным обеспечением управления, а также в процессе ведения внутренней переписки по вопросам повседневной деятельности;

· с юридической службой – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

· с кадровой службой – по вопросам подбора, обучения и ротации персонала службы ДОУ;

· со службой труда и заработной платы – по вопросам разработки и внедрения мероприятий, связанных с оптимизацией организации труда и мотивации персонала службы ДОУ;

· со службой административно-хозяйственного и материально-технического обеспечения – по вопросам обеспечения административно-хозяйственного и материально-технического обеспечения деятельности службы ДОУ;

· с вычислительным центром – по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки документированной информации;

· с бухгалтерией – по вопросам обеспечения сохранности, учета и расходования бланков документов строгой отчетности.

Вне пределов организации служба ДОУ, как правило, взаимодействует:

· со службой ДОУ вышестоящего органа управления, по отношению к которому организация занимает подчиненное (подведомственное) положение – по вопросам организации документационного обеспечения управления в соответствии с законодательством, нормативно-правовыми актами и методическими документами;

· с научно-исследовательскими организациями и учреждениями – по вопросам совершенствования стиля и методов работы с документами;

· с предприятиями, организациями и учреждениями, осуществляющими с организацией обмен документированной информацией – в процессе ведения внешней переписки;

· с организациями, предприятиями и учреждениями, предоставляющими услуги – пo обеспечению обмена документированной информацией (всех видов связи, используемых организацией);

· с отдельными гражданами (физическими лицами) – при поступлении от указанных лиц письменных обращений (запросов, жалоб, предложений и заявлений).

10. Разработка проекта приказа о формировании службы ДОУ, содержащего указания о внесении изменений в штатное расписание организации, о назначении руководящего состава службы ДОУ (руководителя службы ДОУ и, если это предусмотрено штатным расписанием службы, его заместителя (заместителей)).

Вопросы для самопроверки:

1. Каково основное назначение службы ДОУ в организации?

2. Назовите основные направления деятельности (задачи) службы ДОУ?

3. Перечислите этапы формирования службы ДОУ в организации?

4. Какие структурные подразделения может включать служба ДОУ в крупной организации, каковы их функции?

5. Каковы особенности документационного обеспечения управления в малых организациях?

6. Какие разделы включает инструкция по документационному обеспечению управления организацией?

7. С кем взаимодействует служба ДОУ в процессе осуществления своей деятельности в пределах организации и вне ее?