Система управления документацией в организации

В международной практике требования к управлению документацией установлены в стандарте ИСО 15489-2001 «Информация и документация – Управление документацией». Стандарт выделяет восемь этапов создания системы управления документацией, взаимосвязь которых представлена на рисунке 6.

Рисунок 6 – Проектирование и внедрение системы управления документацией

1. Этап – Предварительное обследование документации, в ходе которого определяется:

· административная структура организации, цели, сфера ее деятельности и внешняя среда;

· факторы, вызывающие необходимость создания и хранения документации.

2. Этап – Анализ управленческой деятельности организации, в ходе которого:

· определяются управленческие процессы, которые сопровождаются документами;

· создаются операционные схемы управленческих процессов, отражающие моменты создания или получения документов в ходе управленческой деятельности организации.

3. Этап – Определение требований к созданию, хранению и получению документов, в ходе которого:

· определяется перечень нормативных актов, требования которых обязательно принимаются во внимание при работе с документами в конкретной организации (международные, национальные и корпоративные стандарты, нормативные акты государственных служб, осуществляющий управление документацией);

· издается нормативный правовой документ, устанавливающий требования к управлению документацией в данной организации.

4. Этап – Оценка существующей системы управления документацией, целью которого является ликвидация несоответствия между установленными требованиями к управлению документацией в организации и возможностями имеющихся информационных систем, обеспечить основу для создания новой или модернизации действующей системы управления документацией.

5. Этап– Определение стратегии управления документами, результатом которого будет стратегия управления документами, которая может включать:

· принятие методики управления документацией;

· разработку корпоративных стандартов;

· проектирование новых компонентов системы;

· внедрение соответствующей установленным требованиям системы и т.д.

6. Этап – Проектирование системы, который заключается в:

· разработке документов, закрепляющих выбранную стратегию управления документацией (план разработки системы, техническое задание на создание системы, план внедрения системы, примерные планы обучения);

· внесении изменений в действующую систему управления документацией;

· внедрении или интеграции технологических решений;

· определении путей наиболее эффективного внесения изменений в управление документацией в организации.

7. Этап – Внедрение системы, в ходе которого:

· реализуется план внедрения системы, в том числе меняется порядок работы с документами, состав документации, организационная структура делопроизводства;

· создаются методические материалы по управлению документацией в организации, стандарты, технологические описания процессов, учебные материалы.

8. Этап – Обследование системы управления документацией в организации после внедрения, в ходе которого осуществляется оценка ее эффективности с целью устранения недостатков и установления режима мониторинга.

Международный стандарт устанавливает, что в системе управления документацией могут осуществляться следующие процессы работы с документами: включение документов в документационную систему; регистрация; классификация; классификация доступа и защиты; установление порядка и сроков хранения; хранение; использование; обеспечение сохранности.