2015-04-17
7995
Исполненные документы систематизируются для последующего хранения и ведения информационно-справочной работы. Потребность поиска документов прошлых лет вызывает необходимость их четкого распределения по определенным группам, называемым первичными комплексами, или делами. Дело – это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Под формированием дела понимается группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Формированию дела предшествует его оформление, предполагающее:
· оформление обложки дела (производится в день заведения дела) (рисунок 8);
· оформление внутренней описи дела (производится в день помещения в дело первого документа) (рисунок 9);
· оформление последующих томов дела (производится в день заведения очередного тома дела).
Последующее ведение дел включает нумерацию листов документов, помещенных в дела, ведение описей дел, а также дооформление дел при их закрытии (см. п. 11.7.3).
|
|
|
Рассмотрим далее порядок формирования и ведения дел организации.
При составлении заголовков дел следует учитывать, что:
· заголовок должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела;
· заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;
· заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные материалы» и т.п., т.е. неконкретные, не показывающие, какие именно документы подшиты в дело, а также содержащие вводные слова и сложные обороты, не допускаются.
Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться. Состав заголовка дела может включать следующие элементы:
· наименование вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д.);
· наименование организации или ее структурного подразделения;
· адресат или корреспондент документов, включенных состав данного дела;
· краткое содержание документов дела;
· название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;
· даты (период), к которым относятся документы дела;
· указание на копийность документов дела.
Документы формируются в дела на основе следующих признаков: номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический.
Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности, например, приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д.
В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе, например: Протоколы заседаний аттестационной комиссии.
|
|
|
|
|
Рисунок 8 – Примерная форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
Рисунок 9 – Примерная форма внутренней описи дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
В наименованиях дел, содержащих распорядительные документы, указываются вид документа и автор, например: Приказы директора филиала по основной деятельности.
При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание, например: Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки).
Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора, например: Протоколы заседаний экспертной комиссии организации.
Для группировки переписки используется корреспондентский признак.
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется, например: Переписка с Юридическим колледжем о производственной практике студентов.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название, например: Переписка с поставщиками комплектующих изделий о корректировке планов поставок.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности. В то же врем в заголовке дела указывается наименование конкретного корреспондента, если переписка, сгруппированная в данном деле, ведется только с ним, например: Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы.
Если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, то в заголовке дела указывается их общее видовое название, например: Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения. Если же содержание дела касается какой-либо одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то ее (его) название указывается в заголовке дела в соответствии с данными принятой системы административно-территориального деления, например: Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара), об использовании архивных документов.
Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку, например: Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции.
Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку, например: Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях в 2005 г.
Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год), на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор, например: План по капитальным вложениям на 2005 г.
В заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же вопросу (направлению) деятельности предприятия, но при этом не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела обычно употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые сгруппированы в данном деле, например: Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов).
Наименование вида заводимого дела или разновидности содержащихся в нем документов указывается в начале заголовка, а слово «Копии» - в конце заголовка, например: Приказы по основной деятельности. Копии.
|
|
|
Употребление в заголовке дела конкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т. д.), а так вводных слов и сложных оборотов не допускается.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Внутри дела документы чаще всего располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
1) в дело помещаются только исполненные документы;
2) каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов (например, копия документа должна иметь отметку о заверении);
3) каждый подшиваемый в дело документ должен иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело;
4) раздельно группируются:
· документы постоянного и временного сроков хранения;
· подлинники и копии документов;
· годовые, квартальные и месячные планы и отчеты;
· утвержденные документы и их проекты;
5) документы, относящиеся к разрешению одного вопроса необходимо помещать в последовательности: входящий документ – контрольный экземпляр ответного документа, основной документ – приложения к нему – второстепенные документы относящиеся к разрешению этого же вопроса и т. д.;
6) в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
7) запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), документы, подлежащие возврату, неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов;
8) в дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года (например, личные дела ведутся на всем протяжении периода работы сотрудника в организации);
|
|
|
9) в одно дело помещается не более 250 листов (или толщина дела должна быть не более четырех сантиметров);
10) приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
При помещении в дела отдельных видов документов необходимо учитывать следующие особенности:
· документы органов коллегиального и единоличного управления организацией группируются раздельно (при этом протоколы и решения коллегии формируются отдельно от документов, использовавшихся в процессе подготовки к соответствующим протокольным мероприятиям) и располагаются в хронологическом порядке по номерам (прочие документы к протокольным мероприятиям, сгруппированные в отдельные дела, располагаются в них по номерам протоколов, в порядке возрастания последних);
· документы, утвержденные распорядительными документами и являющиеся приложениями к ним, группируются вместе с указанными документами;
· приказы по основной деятельности предприятия группируются отдельно от приказов по персоналу;
· подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются и дела вместе с приложениями в порядке их номеров;
· документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты;
· приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения; при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), целесообразно группировать в отдельные дела;
· документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.
· в личных делах документы располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;
· плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план на 2006 г., составленный в 2005 г., должен быть отнесен к 2006 г., а отчет за 2005 г., составленный в 2006 г., – к 2005 г.;
· поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;
· предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
· лицевые счета работников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;
· переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.;
· обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности организации, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.
При централизованном ведении делопроизводства в организации дела формируются службой ДОУ, при децентрализованном – как структурными подразделениями, так и службой ДОУ.
Общий контроль за формированием дел осуществляет служба ДОУ (иное структурное подразделение или должностное лицо, выполняющее ее функции).
