Выдача документов во временное пользование

Выдача во временное пользование дел другим организациям (предприятиям, учреждениям) может производиться с разрешения руководителя организации при наличии соответствующих оснований, по письменному запросу и только на время, действительно необходимое для работы с данным делом (документами в составе данного дела). Факт выдачи дел во временное пользование другим организациям (предприятиям, учреждениям) фиксируется в акте. Примерная форма акта о выдаче дел во временное пользование представлена на рисунке 10.

Выдача дел работникам организации может производиться с разрешения начальника службы ДОУ (должностного лица, ответственного за оперативное хранение дел организации). На выданное дело безотлагательно заводится карта – заместитель дела, в которой в дальнейшем производятся записи о каждом факте выдачи дела. Выдача дел производится в соответствии со списком работников, которым может выдаваться то или иное дело, под роспись в карте-заместителе и только на период до окончания рабочего дня. Работа с выданным делом должна производиться в приспособленных для этого помещениях (местах), исключающих утрату (порчу) дела и включенных в него документов. Примерная форма карты-заместителя дела представлена на рисунке 11.

Изъятие отдельных документов из дел постоянных сроков хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации. При этом в деле в обязательном порядке оставляются заверенная копия документа и акта об изъятии подлинника.