Условия хранения документов

Создание и поддержание оптимальных (нормативных) условий оперативного хранения документов организации достигается посредством:

· предоставления подходящих для этой цели по своим эксплуатационным характеристикам помещений (мест);

· надлежащего оборудования (дооборудования, частичного или полного переоборудования) указанных помещений;

· применения и модернизации средств создания и поддержания оптимальных (нормативных) режимов оперативного хранения документов;

· применения и модернизации специальных средств оперативного хранения документов.

Оперативное хранение дел следует производить в приспособленных для этой цели рабочих комнатах или специально отведенных (отдельных) помещениях. Помещения, планируемые для оперативного хранения документов, но не в полной мере подходящие для этого по своим эксплуатационным характеристикам, должны быть предварительно соответствующим образом реконструированы (отремонтированы). Соответствующий ремонт должен производиться и в процессе эксплуатации указанных помещений (в том числе текущий, внеплановый и, если это требуется, капитальный).

Рисунок 10 – Примерная форма акта о выдаче дел во временное пользование

Рисунок 11 – Примерная форма карты-заместителя дела

В целях создания и поддержания требуемых для оперативного хранения документов условий предназначенные для этого помещения оборудуются:

· средствами пожаротушения, охраны и сигнализации;

· средствами обеспечения температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов;

· стеллажами, шкафами, сейфами, коробками, папками и т. п.

Все перечисленные средства должны быть исправны и иметься в указанных помещениях в требуемых количествах.

Дела,как правило, располагают в запирающихся шкафах и столах, обеспечивающих сохранность документов от хищения и порчи, в вертикальном положении корешками наружу. В целях повышения оперативности и надежности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, выписка из которой помещается на дверце шкафа (стола) с внутренней стороны. Кроме того, на корешках обложек дел указываются их номера в соответствии с утвержденной номенклатурой. Хранить документы в неприспособленных для этой цели местах запрещается.

Рациональное размещение документов в процессе оперативного хранения достигается:

· разработкой плана (схемы) размещения документов;

· фиксацией учетных данных о размещении документов в соответствующей документации;

· распределением документов по местам хранения (шкафам, столам, полкам и т. п.) в соответствии с планом (схемой);

· обеспечением мест хранения документов соответствующими описями, номерами, ярлыками и т.п.