Контроль за наличием и составлением документов

Контроль за наличием и состоянием документов в процессе оперативного хранения осуществляется посредством:

· регулярных проверок наличия и состояния документов;

· проведения мероприятий по розыску документов, не обнаруженных в ходе проверок;

· проведения мероприятий по восстановлению первоначального состояния документов;

· выявления и устранения недостатков в системе оперативного хранения документов.

Контрольные мероприятия подразделяются на повседневные, еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные и полугодовые. Комплексная контрольная проверка наличия и состояния документов, состоящих на оперативном хранении, производится организацией не реже раза в год. Результаты проверки отражаются в соответствующем акте.

Подготовка документов к архивному хранению

Этапы подготовки дел к архивному хранению

Заключительным этапом оперативного хранения является подготовка документов к передаче в ведомственный или государственный архив. Для хранения документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения в организациях создаются ведомственные архивы, функции которых возлагаются на специально предназначенное для этой цели структурное подразделение (самостоятельное или в составе службы ДОУ), либо соответствующих должностных лиц. В дальнейшем документы, подлежащие хранению, передаются в госархивы.

Завершенные дела (документы), подлежащие по истечении срока оперативного хранения постоянному и (или) долговременному хранению, могут в течение двух (и более) лет оставаться по прежнему месту хранения для справочной работы. По истечении надобности в использовании указанных дел (документов) они подлежат сдаче в ведомственный архив.

Дела (документы) со сроками хранения до 10 лет включительно могут передаваться в ведомственный архив до истечения указанного срока (вследствие минования в них надобности) по решению руководителя организации.

Передаче дел (документов) в ведомственный архив предшествует их подготовка к переводу на режим постоянного хранения. Подготовка дел (документов) к сдаче в ведомственный архив включает:

· проведение экспертизы ценности дел;

· оформление дел;

· составление описей дел;

· составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.