2015-04-17
2099
Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся в течение краткого срока и затем выделяются к уничтожению. Решение вопросов об отборе документов на архивное хранение или о выделении документов к уничтожению в связи с истечением сроков хранения принимается по результатам проведения экспертизы ценности документов.
Экспертиза ценности дел (документов) – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
Экспертиза ценности документов проводится на основе:
· действующего законодательства и правовых актов РФ по архивному делу и документационному обеспечению управления;
· типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
· нормативно-методических документов Федерального архивного агентства России и органов управления архивным делом субъектов РФ в области архивного дела.
|
|
|
Экспертиза ценности документовв организации проводится:
· в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;
· в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.
Для организации и проведения экспертизы ценности дел (документов) в организации создается экспертная комиссия организации (ЭК). В свою очередь, для осуществления контроля за деятельностью экспертных комиссий подведомственных организаций в соответствующих органах управления создаются постоянно действующие экспертные комиссии и центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
Экспертная комиссия организации является совещательным органом, создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек и осуществляет свою деятельность на основании положения. Председателем экспертной комиссии должен быть назначен один из руководящих работников организации, отвечающий за работу службы ДОУ и (или) архива.
Заседания ЭК проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами. Протоколы заседаний ЭК подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения, принятые в ходе заседаний, подлежат утверждению руководителем организации.
Протоколы ЭК, содержащие решения об одобрении проектов номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения экспертной комиссией соответствующего архивного учреждения.
|
|
|
Экспертиза ценности проводится на основе номенклатур дел и перечней документов с указанием сроков их хранения. Экспертиза предусматривает полистный просмотр дел (документов), подлежащих передаче на ведомственное хранение, по месту их оперативного хранения. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, копии документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится отбор документов и дел временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками хранения.
На основании экспертизы ценности производится обоснованный отбор:
· документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения – для передачи в архив;
· документов с временными сроками хранения (с пометкой «До минования надобности») – для дальнейшего хранения в структурных подразделениях до минования в них надобности;
· документов, не представляющих практической и (или) научно-исторической ценности, сроки хранения которых истекли, – для передачи на уничтожение.
По результатам экспертизы ценности составляются описи дел (документов) постоянного и долговременного хранения, а также акты о выделении документов и дел с истекшими сроками временного хранения и не представляющими практической (научно-исторической) ценности к уничтожению.
