Оформление дел

Оформление (дооформление) дел производится в местах их формирования под методическим руководством архива, на хранение в который предполагается передать дела.

В зависимости от предполагаемых сроков хранения оформление дел может быть полным или частичным. При этом дела постоянного хранения, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, дела временного хранения – частичному оформлению. Полное оформление дела включает:

· проверку соответствия содержания документов, включенных в дело, заголовку дела по утвержденной номенклатуре;

· проверку правильности оформления и полноты (комплектности) включенных в дело документов;

· перегруппировку документов в прямом хронологическом порядке;

· проверку (присвоение, переоформление) нумерации листов в деле;

· подшивка документов в дела;

· составление внутренней описи документов в составе дела (с учетом перенумерации);

· оформление заверительной надписи дела;

· уточнение заголовка дела;

· дооформление обложки дела (с учетом даты закрытия).

Проверка соответствия содержания документов, включенных в дело, заголовку дела по утвержденной номенклатуре, производится путем сличения заголовков документов с заголовком соответствующего дела. Документы, ошибочно включенные в дело, изымаются и помещаются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Проверка правильности оформления и полноты (комплектности) включенных в дело документов производится прочтением отметок об исполнении документов и помещении их в дела, а также сличением сведений о комплектности (составе) документов, помещенных в дело, с их фактической комплектностью (составом). По результатам проверки при необходимости производится дооформление отметок и доукомплектация документов.

Перегруппировка документовв прямом хронологическом порядке производится в делах, в составе которых документы должны храниться в прямом хронологическом порядке.

Проверка нумерации и, если требуется, ее присвоение (переоформление) производится с целью выявления и устранения ошибок в нумерации, обеспечения их сохранности, а также для закрепления установленного порядка их расположения. При необходимости нумерация уточняется либо изменяется если при оформлении дела изменяется порядок расположения документов внутри дела (например, с обратного хронологического на прямой хронологический или наоборот).

Нумерации подлежат все листы документов в составе дела, за исключением листа-заверителя дела и внутренней описи дела. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются отдельно и пределах каждого тома или части дела.

Нумерация производится в правом верхнем углу листа простым карандашом. При этом:

· фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;

· подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в последовательности конверт, вложение (вложения) в данном конверте.

· листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно;

· сложенный лист (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист;

· лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно;

· подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле;

· в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняет­ся в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

К внутренней описидокументов дела составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Оформление заверительной надписи производится в конце дела на отдельном листе-заверителе дела. Примерная форма листа – заверителя дела представлена на рисунке 12.

В заверительной надписи цифрами и прописью указываете количество листов в данном деле, а также особенности состава и состояния отдельных документов (например, наличие повреждений, разрывов, склеек; отсутствие отдельных документов или их частей и т.п.) и его формирования (например, замену по определенным причинам подлинников копиями).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Рисунок 12 – Примерная форма листа-заверителя дела

Подшивка документов в делаи переплет дел производятся с учетом указанных ранее требований к количеству листов в составе дела и его толщине. Подшивка производится в папки установленного образца с твердой обложкой, снабженные приспособлениями для скрепления листов, либо обычным способом (на 4 прокола). В отсутствие папок твердые обложки, в которые помещаются документы, переплетаются. При подготовке дел к подшивке (переплету) из документов предварительно удаляются металлические скрепления (булавки, скрепки).

Дооформление обложки дела предусматривает простановку данных о соответствующих реквизитах (рисунок 8). Оформление указанных реквизитов производится следующим образом:

· наименование организации – указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования (указывается в скобках после полного наименования);

· наименование структурного подразделения организации – указывается в соответствии с данными утвержденной организационной структуры;

· индекс дела и заголовок дела – указываются в соответствии с данными утвержденной номенклатуры дел;

· дата дела – указываются год(ы) заведения и окончания (закрытия) дела, число и год обозначаются арабскими цифрами, а название месяца – словом). При этом на обложке дела, включающего документы за более ранние годы, чем год образования дела (так вызываемом переходящем деле), делается соответствующая запись, например: «Имеются документы за 2004-2005 гг.». На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части);

· срок хранения дела – переносится на обложку дела из утвержденной номенклатуры дел после сверки со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений), с указанием сроков хранения;

· количество листов в деле – указывается в соответствии с данными, содержащимися в заверительной надписи.