Оформление описей дел организации

Описи дел организации составляются ежегодно и отдельно на:

· дела постоянного хранения;

· дела долговременного хранения;

· дела по личному составу и иные однотипные дела (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.). Описи на дела по личному составу (личные дела) могут составляться за несколько лет с валовой нумерацией дел.

Допускается включать в опись дела за несколько лет в организациях с небольшим объемом переписки.

На дела временного хранения описи не составляются. Эти документы включаются в акт о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения, составляемый на дела всей организации.

Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно. Одобренные ЭК акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

В дальнейшем на основании указанных описей дела (документы) передаются в ведомственный архив. Последний, в свою очередь, на основе указанных описей формирует так называемую сводную опись, на основании которой дела (документы) передаются на государственное хранение.

Вместе с делами из структурных подразделений в ведомственный архив передаются:

· регистрационно-контрольные карточки на документы;

· регистрационные журналы (книги);

· другие регистрационные формы применяемые в организации.

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет включительно передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. Такие дела подлежат лишь частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Вопросы для самопроверки:

1. Понятие, необходимость и этапы оперативного хранения документов.

2. Понятие «дело».

3. Каково функциональное назначение и каковы виды номенклатуры дел?

4. Порядок разработки номенклатуры дел организации.

5. Оформление и содержание номенклатуры дел.

6. Что включает в себя оформление дела в день его заведения?

7. Признаки формирования документов в дела и правила оформления заголовков дел.

8. Требования и особенности формирования документов в дела.

9. Каков порядок выдачи документов во временное пользование?

10. Каковы основные условия хранения документов?

11. Кто и как осуществляет контроль за наличием и состоянием документов в процессе оперативного хранения?