Организация оперативного контроля исполнения

Постановка на контроль и снятие с контроля поступивших документов выполняется руководителями при проставлении резолюции или путем указания сведений в тексте документа.

Отметка о контроле буквы “К” указывается на левом поле лицевой стороны документа напротив реквизита “заголовка к тексту”.

В процессе контроля ответственными лицами выполняются следующие операции:

· формирование картотеки контролируемых документов с перспективными сроками исполнения (год, квартал, следующий месяц); с ближайшими сроками (до 1-го месяца); с неисполненными в срок. Рекомендуется формировать картотеку по исполнителям, видам документов и др;

· выяснение в структурном подразделении имени исполнителя, его телефона (за пять дней до истечения срока);

· напоминание исполнителем о сроке исполнения;

· получение информации о ходе исполнения;

· информирование руководства о состоянии и результате исполнения;

· снятие с контроля документов по указанию руководителя.

Документ считается исполненным, и снимается с контроля (руководителем) после выполнения заданий, запросов и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.

На документе проставляется реквизит «В дело №» и делается запись в регистрационном журнале.

Канцелярия систематически обобщает результаты исполнения документов в специальном журнале (журнале исполнительской дисциплины).

Лекция 13. Систематизация документов и определение сроков хранения, составление номенклатуры дел