Номенклатура дел - это систематизированный и оформленный в установленном порядке перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки на исполненные документы и основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Различают три вида номенклатуры дел:

· типовая,

· примерная,

· конкретная (для определенной организации)

Для однородных по характеру деятельности и структуре организаций составляется типовая номенклатура дел с единой системой индексации, которая является нормативным документом для всех входящих в эту структуру предприятий.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав и индексы дел для организаций однородных по характеру деятельности, но разных по структуре и носит рекомендательный характер.

Конкретная номенклатура дел составляется с учетом имеющихся примерных и типовых номенклатур дел в данной отрасли.

Номенклатура дел на предприятии составляется на основе изучения номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи центрального архива, согласовывается с ЭК (экспертной комиссией Предприятия, внутреннее согласование), затем с ЭПК (экспертно - проверочной комиссией государственного архива, внешнее согласование).

После всех согласований номенклатура дел утверждается директором Предприятия, и все структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

При составлении номенклатуры дел предприятия: следует руководствоваться утвержденной структурой Предприятия (или штатным расписанием), положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за прошлые годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Предприятия, их виды и состав:

· приказы, касающиеся организации делопроизводства;

· нормативно - технические документы;

· перечни типовых документов с указанием сроков хранения.

Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений в соответствии со структурой предприятия. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел службы ДОУ (канцелярии). В номенклатуру дел включаются наименования дел, отражающих все документируемые участки работы, в том числе:

· дела временно действующих органов (комиссий и т.п.)

· переходящие дела,

· дела вычислительного центра,

· дела с грифом ограниченного пользования (ДСП, КТ, конфиденциально),

· личные дела (под общим заголовком и одним индексом),

· неоконченные делопроизводством дела ликвидированных структурных подразделений, предприятий, правопреемником которых является предприятие;

· справочные и иные картотеки, журналы,

· номенклатура дел.

· резервные номера.