Обеспечения управления

Понятие службы документационного обеспечения управления (СДОУ) отличается определенным дуализмом, так как, с одной стороны, она представляет собой некоторую структурную организацию документационного обеспечения управления, наименование и структура которой устанавливаются в соответствии с принадлежностью к определенной группе организаций, с другой стороны, служба документационного обеспечения управления выступает как управленческая деятельность, заключающаяся в осуществлении документооборота в процессе управления организацией.

Назначение службы ДОУ как структуры определяется ее целями, задачами и функциями. Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, реализация работы по документационному обеспечению управления, его координация и контроль, исходя из чего служба ДОУ решает следующие задачи:

совершенствование форм и методов работы с документами;

обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив;

сокращение документооборота, количества документов и их форм;

разработка и внедрение нормативов и методических рекомендаций по документационному обеспечению в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.

В соответствии с возлагаемыми задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции (группы функций) организационного, технологического, контрольного и методического характера: разработку, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, а также внесение в них изменений; осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы с ними; организацию своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству; регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов и систематическое информирование руководства по этим вопросам; организацию машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработку и проектирование бланков документов; разработку номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации; организацию работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан; организацию контроля за работой с документами в структурных подразделениях; разработку мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины; осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив; организацию работы архива; повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ; организацию рабочих мест и условий труда сотрудников службы ДОУ. От перечисленных задач и функций зависит состав подразделений службы ДОУ, компетенция которых определяется предоставленными им правами и возлагаемой на них ответственностью в зависимости от их принадлежности к той или иной группе организаций. В общем случае подразделения службы ДОУ в пределах их компетенции наделяются правом: принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации; контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации; запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы службы ДОУ; проводить проверку организации ДОУ в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер; привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства; возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований; подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции; разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам; вносить предложения руководству организации о применении административных мер во всех случаях нарушения правил работы с документами; участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними; вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

Предоставляемые службе ДОУ права обеспечивают возлагаемую на нее ответственность за обеспечение установленного порядка работы с документами в организации и за выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ.

Свои задачи и функции служба ДОУ выполняет не в отрыве, а во взаимодействии с другими подразделениями и службами организации, а именно:

со структурными подразделениями организации – по вопросам документационного обеспечения управления; с юридической службой – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов; с кадровой и финансовой службами – по вопросам подбора и расстановки кадров службы ДОУ и повышения их квалификации; со службами материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания – по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников службы; с вычислительным центром – по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств ЭВТ.

Содержание службы ДОУ как разновидности управленческой деятельности, в свою очередь, также определяется ее целями, функциями, задачами и соответствующими им мероприятиями по документационному обеспечению управления деятельностью организации. В этом аспекте целью ДОУ является обеспечение требуемой эффективности работы органов управления организации путем осуществления организованного документооборота. В соответствии с этой целью задачами ДОУ являются разработка (получение), своевременная обработка и передача управленческой документации в соответствующие органы управления, контроль за ходом исполнения документов и хранение документов.