Составление и оформление описей дел

Составление и оформление описи дел - это последний этап подготовки дел к последующему хранению. Описанию подлежат дела, завершенные в делопроизводстве и прошедшие экспертизу ценности. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Опись дел - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения (дел), предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной порядковой нумерацией. Таким образом, являясь учетным документом и архивным справочником по содержанию дел, опись обеспечивает учет и оперативный поиск документов.

Составление описи дел - это одна из функций работников службы ДОУ. Описи ежегодно составляются в каждом структурном подразделении. По ним документы передаются в архив организации. Описи на дела структурных подразделений служат основой для составления годового раздела сводной описи дел организации, которую готовит архив для передачи дел на постоянное государственное хранение. В небольших организациях с незначительным документооборотом составляется общая опись на дела, образовавшиеся за год в процессе деятельности. Опись составляется в трех экземплярах, и через год после завершения дел в делопроизводстве она представляется в архив организации.

Описи дел структурных подразделений составляются по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций.

На основе описей структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации. Подготовка годового раздела осуществляется в архиве организации. Годовой раздел также составляется отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу по установленным формам.

Годовой раздел описи дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Он подлежит рассмотрению ЦЭК (ЭК) организации. В случае одобрения в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Затем он передается на рассмотрение ЭПК архивного учреждения и после ее одобрения утверждается руководителем организации. Первый экземпляр в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется в двух экземплярах, одобряется ЦЭК (ЭК) организации и после этого утверждается ее руководителем.

При подготовке дел подразделений к передаче в архив работник архива проверяет правильность их формирования и оформления. Проверяется также соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел.

Прием дел от структурных подразделений осуществляется заведующим архивом или должностным лицом, ответственным за архив. В конце описи указывается количество фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел. Под этим ставят подписи ответственный за архив, принявший дела, и сотрудник структурного подразделения, передавший их. При приеме на хранение дел с особо ценными документами проверяют количество листов каждого дела. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы организации. Наименование каждой картотеки должно быть включено в опись.