Организация как функция менеджмента. Делегирование задач и полномочий

Функции организации – это вид деятельности управленческого персонала, направленной на обеспечение нормального функционирования предприятия (фирмы). Это процесс создания такой структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения общих целей, т.е. объединение людских, материальных и финансовых ресурсов, необходимых для выполнения намеченных планов.

Этот процесс включает следующие стадии работ:

1. определение целей и задач предприятия

2. определение видов работ для выполнения задач

3. оценку рабочей силы и специалистов

4. группировка человеческих ресурсов в организационные структуры

5. определение степени ответственности и полномочий управленческого персонала по уровням

6. выявление специфических видов деятельности на предприятии

7. оформление и утверждение должностных инструкций

Из перечня стадий работ выделяются два аспекта. Это разделение функциональное по видам выполняемых работ и по степени интеллектуальной важности.

Такое функциональное разделение происходит сначала по вертикали и предполагает наличие не менее двух уровней менеджмента: руководителей и исполнителей (подчиненных). Если организация растет, управление усложняется, то возникает новый вид разделения – по горизонтали. Это вид разделения не требует высокой степени подчиненности как при вертикальной.

После горизонтального и вертикального разделений происходит создание соответствующих служб и отделов, или так называемая департаментация (департамент - отдел).

Функция организации отделов создаются по видам деятельности – по продукту, по потребителю, по территориальному признаку.

Рис. 4.6. - Схема департаментации по функциям

Очень важным вопросом организации является решение вопроса о взаимоотношениях между высшим и низшим уровнями управления путем делегирования полномочий.

Делегирование задач и полномочий в организации предполагает создание системы отношений, обеспечивающей распределение задач и полномочий между отдельными подразделениями и сотрудниками, установление системы их взаимодействия, осуществление координации их действий по реализации планов, принятии решений и достижение целей организации. В самом общем плане осуществление функций организации связано с делегированием следующих задач:

• определение этапов реализации намеченных планов или принятых решений;
• назначение ответственных исполнителей на каждом этапе и введением порядка взаимодействия исполнителей, а именно, кто, с кем и каким образом должен взаимодействовать на разных этапах выполнения плана или решений;
• проектирование организационной структуры управления предприятием или приведение её в соответствие с целями, намеченными на стадии планирования;
• проектирование работы, т.е. принимаются решения кому и как следует действовать;
• технология выполнения работ, т.е. какие действия, знания, методы и техника используются в трудовом процессе, когда и где работа должны выполняться;
• взаимозависимость работ. Выделяются 4 типа взаимозависимости: складывающаяся, последовательная, групповая;
• восприятие содержания работ каждым отдельным исполнителем субъективно (использование характеристики, разнообразия, автономность, законченность, результативность, взаимодействие, общительность).

Для качественного исполнения поставленных задач и обогащения работ должно осуществляться делегирование полномочий исполнителем. Так, исполнители могут наделяться следующими полномочиями: им доверяют планировать свою работу; выбирать методы её выполнения; определять когда и как проверять качество выполняемой работы; принимать самостоятельно решение о приоритетах в работе, начало и конец работы; поощрение работников (наказание) за выполненные работы; выполнять собственными силами или привлекать со стороны или пользоваться консультацией других работников, а не руководителей.

Делегируя полномочия, следует не упускать из виду изменение технологических переменных работы в сторону большей неопределённости, а также изменение взаимозависимости работ и их характеристик. Делегирование работ позволяет достаточно чётко выделить и обеспечить эффективную реализацию функции организации.