Информационное обеспечение

Процесс принятия решения для осуществления функционирования организации основан на приеме и выдачи информации, используемой для достижения поставленной цели.

Получением и производством информации, а также ее обработкой, займается аппарат управления, представляет собой «фабрику информации».

Аппарат управления получает информацию в самых разных формах. В тех же формах офис производит информацию.

Это могут быть:

– данные, выдаваемые компьютером в электронной форме;

– документы, которые передают информацию в письменной или цифровой форме;

– устная информация, передаваемая по телефону, часто в электронной форме.

Между процессом получения и распространения информации аппарат управления выполняет ряд разнообразных действий. Он может:

– преобразовывать информацию (информацию о продаже в информацию о полученной выручки);

– объединять информацию (информацию о продаже информации о закупках);

– накапливать информацию.

Аппарат управления использует полученную информацию в качестве основы для производства другой продукции – решений.

Решения могут быть самого разного характера:

– местного и оперативного характера, касающиеся закупок и продаж продукции, найма и увольнения работников, повышение или снижение цен;

– долгосрочного, стратегического характера, связанные с расширением предприятия, инвестициями, снятием с производства изделий, вхождением в корпорацию и выходом из нее.

Результатом работы (обработки информации) выход продукции двух типов:

– информация (данные, документы, устная информация);

– решение (краткосрочные и долгосрочные).

К звеньям аппарата, производящего продукцию (информация), относятся подразделения, которые занимаются подготовкой технических инструкций; бухгалтерия и финансовые подразделения.

К звеньям аппарата, производящего продукцию (решение), относятся: ​​подразделения по управлению производством, подразделения по управлению продажами, аппарат высшего руководства.

Звенья аппарата, производящие продукцию того и другого типа, включают: технические подразделения, офисы, занимающихся кадровыми вопросами, маркетинговые подразделения.

Для обеспечения оперативности обработки и передачи информации в организации используют соответствующее техническое оснащение управленськои деятельности, которое может включать:

– оргтехнични блоки, оснащенные микрокомпьютерами, находящихся на рабочих местах практически каждого служащего - от клерка до руководителя предприятия;

– программы, обеспечивающие взаимодействие человека и машины, включают необходимые средства для обработки информации и отражают накопленный опыт аппарата управления;

– коммуникационные сети, связывающие оргтехнических блоки между собой и центральными процессорами, а также с внешними источниками информации;

– устройства совместного пользования, такие как электронные файлы, печатающие и сканирующие устройства, доступные всем оргтехнических блокам через линии связи.

Современные компании применяют информационные технологии, в результате чего изменяются организационные структуры компаний, разрабатываются новые организационные взаимосвязи, которые ранее экономически были невозможны.

Изменения в организации и технике управления под влиянием информационных технологий происходят по следующим направлениям:

– во-первых, меняются организация и техника информационного забезчення руководителя за счет использования мини- и микрокомпьютеров, персональных компьютеров как составных частей информационных систем, связанных с сетью банков данных. Сбор, обработка и распространение информации осуществляется интерфейсами «человек - ЭВМ». Автоматизируется система принятия, хранения, упорядочения и передачи информации, которая позволяет поддерживать чистоту информационных каналов; не допускает неполноту информации, дублирование, рассчитанные на другие уровни управления.

– во-вторых, автоматизируются отдельные функции руководителя, такие как руководство производственной и хозяйственной деятельностью организации, составление планов передается компьютеру, совершенствуется система контроля, позволяет своевременно выявить отклонения от запланированного уровня и выявить причины возникновения таких отклонений.

– во-третьих, меняются средства коммуникации. Внедряется система телекоммуникаций, которая позволяет осуществлять взаимосвязи на расстоянии, обеспечивает оперативность передачи информации. соответственно изменяются методы и техника коммуникационных отношений руководителя с подчиненными и вышестоящими органами управления.

Современная информационная система организации может быть передставлена ​​в следующем виде на рис. 4.4.

Появление микрокомпьютера привело к изменению технического оснащения аппарата управления и рождению нового типа аппарата управления «Электронного офиса. Превращая информацию по сложной программе, микрокомпьютер воплощает примитивную форму интеллекта. Переход к «электронному офиса» дает возможность использовать технику для обработки полученной информации в соответствии со сложным набором процедур, называемых его программой. В «электронном офисе» техника используется специалистами, руководителями, а также секретарями и клерками во взаимосвязи компьютера с другими частями системы: дисплеями, печатающими средствами и устройствами, средствами хранения информации и комункации, с программами, которые ими управляют при выполнении функций аппарата управления.

Компьютеры, информационные сети, системы связи непосредственно влияют на протекание и интеграцию производственных и обслуживающих процессов в подразделениях предприятия.

Использование информационных технологий, сети Интернет и всех видов сетевой организации, бесчисленных компьютерных программ позволяет оперативно получать информацию и принимать решения.

С развитием информационных технологий и сферы использования сети Интернет растет ее влияние на управление компаниями. Каждая компания имеет возможность создать свой сайт (электронную книгу) в сети Интернет, открывает новые возможности по новым направлениям деятельности компании, таким как:

– создание базы данных заказчиков;

– осуществление электронных платежей;

– создание базы данных поставщиков;

– создание центра реагирования на запросы клиентов;

– осуществление различных методов оплаты продукции и услуг, и многое другое.

Рисунок 4.4 - Современная информационная система организации

Использование на практике этих возможностей позволяет организациям по-новому вести бизнес, менять принципы управления им, иначе говоря, участвовать в «электронном бизнесе».

Электронный бизнес – это любые формы сделок, проводимых с помощью информационных сетей. В настоящее время действует большое количество самых разнообразных «бизнес-моделей» предприятий электронной коммерции.