Коммуникации в организациях

Коммуникация – это взаимодействие между людьми, это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами.

Организационная коммуникация – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления. Она является важным связующим звеном между руководителем и подчиненными, между руководителями одного уровня, между организацией и внешней средой.

Процессы коммуникации позволяют использовать информацию от разных личных доступных источников – вышестоящих руководителей, подчиненных, заказчиков, поставщиков, руководителей того же уровня и принимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения поставленных целей.

Коммуникация можно определить как использование слов, букв, символов или аналогичных средств для получения информации об объекте или события. Коммуникация включает ряд терминов: семантика коммуникаций относится к значению слов и символов; синтаксис коммуникаций указывает на взаимосвязь между используемыми символами; прагматика коммуникаций связана с результативностью и эффективностью при достижении определенных целей.

Различают следующие виды коммуникации:

– несловесные персональные;

– словесные устные;

– письменные персональные;

– письменные групповые внутри организации и за ее пределами.

В процессе коммуникации руководитель устанавливает критерии для подчиненных, контролирует результаты действий подчиненных и осуществляет их корректировку. Важным этапом коммуникации и принятия решения руководителей является процесс обратной связи. Формы, в которых осуществляются коммуникации, зависят от того, что известно о получателе (получателей) информации. Это означает, что руководитель в своих действиях должен ориентироваться на получателя информации, а не на источник, то есть он должен быть уверен, что говорит на одном языке с получателем информации и его оцеки ситуации не противоречит оценке получателя.

Наиболее важным фактором, нарушающим «общность» в коммуникациях между источником и получателем, являются изменения, которые происходят в ее кодировании и расшифровке, они должны быть одинаковыми. Когда они становятся разнородными, коммуникации разрушаются. Этот процесс называется энтропией, т.е. тенденцией процессов человеческого общения к распылению.

Коммуникативный поток может перемещаться в горизонтальном или в вертикальном направлении. Вертикальное направление подразделяется на низходящи и восходящие потоки.

Нисходящий направление – коммуникативный поток перемещается от одного уровня в группе или организации к другой, более низкого уровня. Он используется руководителем для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, предложить варианты обратной связи по результатам работы.

Восходящий направление – перемещение информации от низшего к более высокому уровню. Оно используется для обратной связи подчиненных с руководством. Служит средством доведения мнения работников к руководителям, которые используют полученную информацию при анализе того, как улучшить положение дел в организации.

Горизонтальный направление определяет использование коммуникации между членами одной группы или рабочей группы одного уровня, между руководителями или персоналом одного уровня. Оно экономит время и обеспечивает координированный действий. В одном случае такое общение является формирование является обязательным, в другом – происходит спонтанно.

Элементами коммуникации:

– источник;

– кодирование;

– передача сигнала;

– канал;

– расшифровка - прием;

– обратная связь;

– препятствия и барьеры, нарушающие качество сигнала.

Источник – в организации источником коммуникации сотрудники.

Кодирование – перевод идей источника в систематический набор символов, на язык, выражающий цели источника. Функция кодирования – забезпеня формы, в которой идеи и цели могут быть выражены как передача сигналов.

Передача сигнала – цель источника коммуникации выражена в виде сигнала, форма которого зависит от используемого канала.

Канал – передаточный механизм от источника к приемнику. В организации – это устное обращение друг к другу, телефонные разговоры, неформальнихи связей, групповые собрания и прочее.

Расшифровка – прием. Для завершения процесса коммуникации необходимо, чтобы сигнал был расшифрован. Каждый получатель информации расшифровывает сигнал, используя опыт и предлагаемые рекомендации.

Обратная связь определяет сигнал о получении информации получателем от источника, позволяет руководителю оценить эффективность осуществления им коммуникации, а также повысить точность сигналов в будущих коммуникациях.

Препятствия и барьеры, нарушающие качество сигнала. В деятельности организации к ним относятся: ​​отвлечение, неправильная интерпретация со стороны получателя или источника информации, различные значения, предоставляемых одним и тем же словам различными людьми (семантические проблемы), статусная различие между руководителями и подчиненными в восприятии организационного дистанции, вследствие чего расширяется коммуникационный разрыв между ними, получатель информации слышит только то, что хочет услышать (ценностная оценка), не понятен шифр, проблема информации положению лица, посылающего ее, при передаче оказываются шумы.

Коммуникация в организациях – это сложный и динамичный процесс. Поэтому он может рассматриваться как действие, как взаимодействие, как процесс. Соответственно этому и строятся модели коммуникации:

– коммуникация как действие. В этой модели источник коммуникации разрабатывает послание в виде символов, которые затем превращаются в сигналы или кодируются. Сигналы посылаются через каналы для получателя информации, который их расшифровывает. Процесс коммуникации представляет модель, представленная на рис. 4.2. В этой модели процесс коммуникации односторонний без обратной связи.

Получатель

Канал связи

Закодированое послание Разкодированее послание

Символы Сигналы

Рисунок 4.2 - Модель коммуникации как дейтвие

– коммуникация как взаимодействие предполагает введение элемента обратной связи, представлены на рис. 4.3.

Внутренняя оперативная коммуникация возникает внутри организации и направлена ​​на достижение целей организации, является частью дияльльности организации. Примером такой коммуникации связь между отделами предприятия, отчеты отделов, ведомости учета, которые передают информацию другим отделам.

Внешняя оперативная коммуникация отражает достижения организации своих целей или межорганизационных деятельность. Она осуществляется между организацией и образованиями, которые существуют вне ее. Личностная коммуникация определяется как случайный обмен информацией между людьми при встрече.

Закодированое Разкодированое

П послание по

Канал связи

слание

Канал связи

Закодированое Разкодированое

П послание послание

Рисунок 4.3 - Модель коммуникации как взаимодействия

Для обеспечения эффективного восприятия управленческой информации в процессе коммуникации создаются многочисленные руководства и правила. Основной упор в них делается на ликвидацию любых препятствий и барьеров. Например, даются следующие рекомендации руководителю, к которому поступает информация от подчиненных:

– прекратите разговаривать;

– предоставьте говорящему свободу;

– дайте понять говорит, что вы хотите слушать;

– устраните раздражающие факторы;

– постарайтесь понять точку зрения собеседника;

– будьте терпеливы;

– легко принимайте возражения и критику;

– сдержите свой ​​темперамент;

– задавайте точные вопросы.

Для осуществления всех видов коммуникаций важное значение имеет обратная связь, в организации может осуществляться различными путями, которые представляют собой сети коммуникаций.

Существуют различные виды сетей коммуникаций:

– круг;

– колесо;

– многоканальная сеть;

– цепь.

Круг – это сеть коммуникаций является активной, без лидера, неорганизованной, неустойчивой.

Колесо – это сеть коммуникаций, она менее активна, имеет выраженного лидера, хорошо и устойчиво организована, более упорядочена.

Многоканальная сеть – представляет собой то же колесо, но со связью между подчиненными.

Используемые типы коммуникаций представлены на рис. 4.3.

Рисунок 4.3 - Типи коммуникационных сетей, где а - круг, б - цепь, в - "У", г - колесо

Структура сети коммуникаций влияет на точность и недвусмысленность посланий, на функционирование организации, на чувство удовлетворенности ее членов. Структура в виде колеса считается наиболее простой для организации. Коммуникации между руководителями и подчиненными являются двухканальной информационной системой, которая обеспечивает свободный поток информации как в направлении сверху вниз, так и снизу вверх. Руководитель прямо влияет на направление и поток коммуникаций. Для обеспечения точности передачи информации руководитель может установить правила, в соответствии с которыми послания должны передаваться в определенное время, в определенном направлении и последовательности. Успешно функционируют те организации, где сотрудники единолично не контролируют коммуникации, где поощряется участие всех сотрудников в потоке коммуникаций.

Разделение труда на микро или макро облегчает коммуникации между работниками в организации. В стабильных организациях можно разрабатывать систему коммуникаций благодаря рутинности передачи посланий и их содержания. В динамичной организации необходимо тщательно учитывать поток и точность коммуникаций, через передачу нерутинный информации нужны иногда частые изменения сети коммуникаций.