С общественностью. В арсенале методов и средств установления связей с общественностью презентацию можно рассматривать как самостоятельное мероприятие или акцию

В арсенале методов и средств установления связей с общественностью презентацию можно рассматривать как самостоятельное мероприятие или акцию, сочетающуюся с выставкой, ярмаркой, деловой встречей, приемом делегации, проведением дня открытых дверей и т.д.

В зависимости от характера и целей проведения все презен­тации можно условно разделить на следующие виды:

- презентация нового товара или услуги; презентация новой технологии;

- презентация предприятия в целом или его отдельного струк­турного подразделения (бюро, службы, отдела, филиала, ре­гионального представительства и др.);

- презентация (представление) группы новых работников орга­низации; о презентация нового проекта или идеи (по созданию продукта, освоению рынка в социальной, природоохранной, гуманитар­ной и других сферах);

- презентация достигнутых результатов организации (промежу­точных или конечных), его структурного подразделения или отдельных работников в какой-либо сфере деятельности.

Главная цель любого из перечисленных видов презентаций состоит в эффективной передаче информации об объекте пре­зентации и обеспечении всесторонней поддержки со стороны целевой аудитории.

На этапе подготовки конкретной презентации необходимо четко определить ее основные цели и ранжировать их по степе­ни важности. В общем случае основными целями презентации могут быть:

- формирование у потенциальных потребителей нового товара (услуги) начальных знаний о его основных свойствах и харак­теристиках;

- формирование у потенциальных клиентов организации по­требности в презентируемом новшестве (товаре, услуге, техно­логии и др.);

- оказание квалифицированной помощи потребителю в оценке презентируемого товара (услуги) и окончательном выборе;

- формирование потребности у потенциальных покупателей в приобретении именно презентируемого товара (услуги) у представляющей его организации;

- стимулирование сбыта товаров или услуг организации, прово­дящей презентацию за счет привлечения новых клиентов;

- формирование у поставщиков, подрядчиков, оптовых покупа­телей, кредиторов и других фирм-контрагентов образа надеж­ного партнера по бизнесу;

- увеличение числа и изменение качественного состава деловых партнеров организации;

о развитие конструктивного сотрудничества с органами местно­го самоуправления и местной общественностью;

- формирование у различных групп общественности позитивно­го имиджа организации и благожелательного к ней отношения.

Важным моментом подготовки презентации является ана­лиз (и, если возможно, регулирование) состава аудитории, при­сутствующей на ней. Практика показывает, что аудитория большинства презентаций состоит, как правило, из позитивно настроенной части общественности, нейтральных лиц (слу­чайно попавших на презентацию) и групп общественности, из­начально отрицательно (иногда даже враждебно) восприни­мающих как презентируемое новшество, так и саму организа­цию, проводящую презентацию. Отметим, что качественный состав аудитории может меняться в ходе презентации в зависи­мости от ее целей и конкретного сценария.

Достаточно важными этапами подготовки презентации яв­ляются также:

- определение места, сроков, времени и состава ее участников, выбор помещения, заблаговременная рассылка приглашений, разработка схемы освещения предстоящего события в СМИ;

- оценка целесообразности и возможности приглашения на пре­зентацию известных и знаменитых лиц, а также представите­лей центральных СМИ;

- планирование начала презентации, ее основной части и завер­шающего этапа, составление сценария;

- распределение времени презентации по основным мероприя­тиям (обычно она занимает до 2 ч с учетом резерва времени для ответов на вопросы аудитории после выступления основных докладчиков);

- определение приблизительной сметы расходов на проведение презентации;

- подготовка основных экспонатов и наглядных материалов;

- подготовка основных докладчиков, написание и редактирова­ние (при необходимости) текстов их выступлений и вариантов ответов на возможные вопросы аудитории;

- техническое обеспечение процесса презентации (оргтехника, компьютерное обеспечение, аудиовидеоаппаратура, синхрон­ный перевод, связь, транспорт, охрана и др.);

- подготовка для распространения во время презентации ин­формационно-рекламных материалов, подарков и сувениров ее основным участникам;

- подготовка культурно-развлекательной программы для участ­ников презентации по ее окончании (концерт, экскурсия и т.п.), возможного банкета (обеда, коктейля, фуршета и т.д.) и других мероприятий.