Работа с файлами

В процессе работы над документом выполняются следующие основные действия с файлами: открытие, создание, сохранение, защита и печать документа. Все команды сосредоточены на вкладке Файл. Команда Версии позволяет сохранять в одном файле несколько модификаций одного документа, что экономит место на диске и способствует хорошей организации файлов. Любая из ранее сохраненных версий может быть просмотрена, отредактирована, напечатана и удалена.

Настройка печати документа выполняется группой команд Печать на вкладке Файл. Настройка параметров сохранения документа выполняется в двух местах в окне Параметры Word: категория команд Сохранение и категория Дополнительно, группа команд Сохранение.

Гарантией восстановления документа при сбое является установление режима создания резервных копий и режима автоматического сохранения. Тогда при аварийном выходе из Word на диске сохраняются резервная копия (тип файла ‑ Копия документа), автоматически сохраненная копия (тип файла ‑ ASD), служебная копия (тип файла ‑ TMP), что позволит в следующем сеансе восстановить активный документ. В этом случае в заголовке окна документа появится слово «восстановлен». Для продолжения работы необходимо для каждого такого документа выполнить команду Файл/Сохранить как.

Команду Сохранить как необходимо выполнять сразу после создания нового документа, независимо от наличия/отсутствия его содержимого. Только в этом случае для этого документа будут задействованы все механизмы восстановления после сбоя.

При открытии нового файла с активным содержимым (подключениями к данным, макросами и т.д.) появляется Панель сообщений над окном документа. Известно, что активное содержимое может содержать вирусы и другие угрозы для безопасности, которые могут причинить вред компьютеру или сети организации. Однако если есть основания доверять источнику файла либо известно, что это активное содержимое безопасно (например, макрос подписан надежным издателем), активное содержимое в файле можно включить. В результате документ будет отмечен как надежный. При повторном открытии файла панель сообщений больше не появится.

Возможность выбрать необходимый способ защиты документа Word предоставляет в окне Сведения (вкладка Файл). Для ограничения редактирования документа необходимо на вкладке Разработчик в группе команд Защита выбрать разрешенный способ редактирования, например, Только чтение, после чего необходимо включить защиту и установить пароль. Для получения возможности изменения документа необходимо ввести правильный пароль. Если документ открыт только для чтения, то внесенные в него изменения могут быть сохранены только под другим именем.