Порядок ведения и отражения в учете кассовых операций

Общие правила хранения, использования и учета денежных средств устанавливаются ЦБ России. На сегодняшний день действуют:

• Положение ЦБ РФ о порядке ведения кассовых операций12 октября 2011 г. N 373-П:

• Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденное постановлением Центробанка РФ от 31.10.2002 N 1201-У;

• Федеральный закон Российской Федерации от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (с изм. Федеральный закон Российской Федерации от 17 июля 2009 г. N 162-ФЗ).

Для осуществления расчетов наличными денежными средствами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Прием организациями наличных денежных средств при расчетах с населением производится с применением контрольно-кассовой техники.

Действующим законодательством предусматриваются:

– специально оборудованное помещение кассы; полная материальная ответственность кассира;

– лимитирование остатков наличных денежных средств;

– ограничение срока их хранения;

– размеры и продолжительность использования авансов на хозяйственные, командировочные расходы.

Если у организации нет возможности предоставить для кассы специально оборудованное помещение, то для хранения денежных средств необходим сейф.

Кассир при приеме на работу должен быть под расписку ознакомлен с порядком ведения кассовых операций. С ним заключается договор о полной материальной ответственности. Временная замена кассира производится по письменному распоряжению администрации. Договор о материальной ответственности заключается и с замещающим работником. Если штатным расписанием должность кассира не предусмотрена, то данные обязанности возлагаются на сотрудника в порядке совмещения.

Организация может хранить в своей кассе наличные денежные средства в пределах лимитов, установленных банком, по согласованию с руководителем организации. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.

Организации обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денежных средств в кассе в порядке и в сроки, согласованные с обслуживающими банками.

Первичными документами по кассе являются документы, разработанные ЦБ России.

Прием наличных денежных средств кассами организаций производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя организации. О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира. Квитанция заверяется печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Выдача наличных денежных средств из касс организаций производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным, расчетно-платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денежных средств должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером организации или лицами, на это уполномоченными.

К оформлению кассовых ордеров предъявляются особые требования. Не допускаются исправления. Исполненные кассовые документы гасятся специальными штампами («Получено» или «Оплачено»).

Все приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в специальном журнале (унифицированная форма № К2)

Текущий учет денежных средств ведется кассиром в кассовой книге. В ней регистрируются остаток средств на начало дня, операции по приходу и расходу (за день), подводятся итоги поступления и выдачи и выводится остаток на конец дня.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Второй экземпляр – отрывной – служит отчетом кассира. К отчету прилагаются все приходные и расходные документы и в конце рабочего дня сдаются в бухгалтерию под расписку бухгалтера.

Кассовые операции отражаются в журнале-ордере №1. Это необходимо для выявления оборотов по счёту 50 «Касса».

Кредитовые обороты по счёту 50 отражаются в журнале ордере №1 в разрезе корреспондирующих счетов, обороты по дебету счёта заносятся в ведомость №1а. Записи производятся итоговыми строками за день.

Остаток денежных средств в кассе показывают на обратной стороне журнала-ордера на начало и конец месяца. Сальдо на конец месяца получают прибавлением к сальдо на начало месяца дебетового оборота за вычетом кредитового оборота в журнале-ордере №1. Затем отчёт кассира на конец месяца сравнивают с полученной суммой. Журнал-ордер №1 является регистром месячного обращения.

Помимо повседневного отчета кассира в сроки, установленные администрацией, проводится ревизия кассы. Ревизия должна быть внезапной, и проводить ее следует не реже чем один раз в месяц. Приказом руководства создается инвентаризационная комиссия, в ходе ревизии полистно проверяются все документы и все денежные средства. Результат оформляется актом.

В настоящее время Указанием Банка России от 20.06.2007 № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (изм. Указание ЦБР от 28 апреля 2008 г. N 2003-У) установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 100 тыс. руб.