Закупки компании с многочисленными направлениями производства и бизнеса

Формирование организационной структуры управления снабжением.

Управление закупочной деятельностью в значительной степени влияет на конкурентоспособность компании и должно вносить свой вклад в достижение корпоративных целей фирмы и в выполнение логистической стратегии.

Если функционал управления закупками не выполняется в должном виде, то компания не получит сырья или готовой продукции к нужному сроку, нужного качества и по цене, которая сохранит стоимость готовой продукции конкурентоспособной и контролируемой.

Функционал логистики снабжения должен включать решение следующих типовых задач:

§ сбор и обработка заявок подразделений компании на предмет снабжения и услуги;

§ планирование потребности в предметах снабжения;

§ управление процедурами заказов;

§ определение и корректировка условий договоров, контрактов на закупку;

§ логистическая поддержка доставки закупаемой продукции

§ получение закупаемой продукции и входной контроль в складской системе;

§ управление запасами предметов снабжения в логистических каналах закупок;

§ подготовка документов для оплаты, оплата и участие в претензионной работе с поставщиками.

Снабжение является одним из основных видов деятельности (функционалом) любой отрасли, поэтому исторически сложилось обособление отдельных структурных подразделений, осуществляющих закупочную деятельность в общей организационной структуре компании. Эти подразделения могут иметь различные названия:

Обязанности директора по снабжению:

1. Обеспечить наличие основного сырья и товаров в достаточном количестве для продолжения производства и предоставления услуг по мере надобности.

2. Направлять и помогать оперативным группам, подразделениям, различным сферам деятельности для увеличения эффективности их функции закупок.

3. Разрабатывать и поддерживать базу данных по закупкам, которая должна быть совместима и интегрирована в аналогичные системы компании. Гарантировать, что эта общая система обеспечивает все данные для руководства, необходимые для определения потребностей в сырье, источников закупок и связанные с этим расходы. Направлять и помогать группе, подразделению, региону в деятельности по осуществлению закупок для предприятия, в развитие интегрированной информационной системы.

4. Осуществлять закупку товаров и сырья, которые можно было бы поставлять централизованным способом (например, топливо, оборудование и автомобили). Проводить переговоры по национальным контрактам.

5. Нести ответственность за покупку / поставку товаров и сырья, закупленных на некорпоративном уровне.

6. На основе потребностей все оперативных групп и подразделений производить сведение общих потребностей для дальнейшего анализа.

7. Управлять обучением и повышением навыков по осуществлению закупок. Поддерживать соответствующий уровень информации по вопросам квалификации и продвижения по служебной лестнице служащих подразделения.

8. Принимать прямое участие в контроле всех действий, связанных с исполнением функции закупок.

9. Помогать служащим отдела / департамента закупок на всех уровнях в знании, понимании и осуществлении поставок, юридических вопросах, вопросах аудита, а также политики и процедуры.

10. Управлять и помогать служащим отдела закупок на всех уровнях при установлении систем контроля запаса, уровня резерва, эффективности общего руководства сырьем.