Задачи, функции и методы в закупочной логистике

В современных экономических условиях торговое предприятие, на котором наиболее эффективно функционирует служба закупок, получает значительные преимущества перед конкурентами за счет сокращения издержек на закупку, доставку и хранение продукции.

Наибольший удельный вес в затратах, связанных с закупками, занимают затраты на транспортировку, складирование, грузопереработку, хранение.

Для сокращения этих составляющих затрат необходима целенаправленная политика логистического управления, включающая комплекс мероприятий, среди которых можно выделить:

– совершенствование планирования потребностей;

– сокращение потерь при доставке от поставщиков;

– исключение по возможности промежуточного складирования при доставке товара от поставщиков;

– минимизация уровней запасов товара на всех уровнях складской системы.

Закупочная логистика изучает управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятий необходимой продукцией.

Закупка предполагает реализацию процесса купли – продажи между поставщиком и потребителем, а для потребителя является экономически необходимым приобретением товаров и услуг, произведенных не им самим.

Цель закупочной логистики – удовлетворение потребностей покупателя в товаре нужного качества и в необходимом количестве.

Для достижения этой цели необходимо:

– выдерживание обоснованных сроков закупки;

– обеспечение точного соответствия между количеством поставок потребностями в них;

– соблюдение требований поставщиком по качеству товара. Отдел закупок торговой организации при этом должен осуществлять следующие функции:

– исследование рынка закупок;

– изучение и выбор поставщиков, переговоры с целью улучшить условия покупки и осуществление заказов на поставку;

– экспедирование поставок от поставщиков при необходимости обеспечить надежность поставки в соответствии с графиком, переговоры об изменениях в графике в соответствии с меняющимися обстоятельствами;

– выполнение роли связующего звена с внешней средой и сообщение об изменениях условий и факторов, которые влияют на деятельность фирмы.

При исследовании рынка закупок предприятие сначала формулирует общую цель, которая может конкретизироваться подцелями каждого подразделения и отдела. В качестве цели рассматриваются требования к обеспечению информационной базы для определения стратегии закупок по конкретной продукции, улучшение информационного обеспечения, нахождение новых источников покрытия потребностей.

Функции закупок включают определение типов товаров и услуг, а также поиск оптимальных поставщиков, уровня цен, способов доставки продуктов и услуг, приобретаемых у сторонних организаций.

При закупке продукции устанавливают ассортимент материалов и услуг, которые необходимы торговому предприятию. Однако нецелесообразно проводить исследование для всех нужных предприятию видов продукции. Следует выделить из общего объема лишь ту продукцию, на которую приходятся наибольшие объемы реализации. Этот анализ позволяет определить, для каких видов продукции можно найти поставщиков без особого исследования рынка, а для каких требуется проводить тщательный анализ рынка, выявляя прогнозное развитие предложения и спроса на данную продукцию и подробно оценивая потенциальных поставщиков.

Следующий этап – стоимостная оценка продукции, при которой закупаемая продукция оценивается по своей общей стоимости в отношении к общей стоимости всех видов приобретенной продукции за год.

Затем выбираются критерии, наиболее важные для определения стратегии закупок предприятия: колебания цен, возможность поставок, надежность поставки и возможность заменяемости.

Одновременно с определением значимости отдельных видов продукции для потребителя и выявлением возможных проблем при их приобретении на рынках закупок, должны быть определены и сформулированы требования потребителя к будущему предложению товара и его продавцу. При этом рынок исследуется на наличие укрупненных групп ассортимента продукции.

Затем изучаются емкость и характер самого рынка, оценивается положение потребителя продукции на нем. Особое внимание при этом обращается на анализ политического, общественного, экономического и технического аспектов его развития. Это исследование позволяет фирме – покупателю реально оценить свои шансы на существование и успешное действие на данном рынке.

В результате формируется определенное количество альтернатив. Торговое предприятие может выбрать наиболее оптимального посредника, предложение которого наилучшим образом соответствует спросу покупателя. Основной целью закупочной логистики торговых структур является удовлетворение потребностей в товаре с максимально возможной экономической эффективностью.

К основным методам закупок относятся:

– оптовые закупки;

– регулярные закупки мелкими партиями;

– закупки по мере необходимости;

– различные комбинации перечисленных методов.

У каждого метода есть свои преимущества и недостатки, которые необходимо учитывать, чтобы сберечь время и сократить издержки. Рассмотрим наиболее часто используемые методы.

Закупка товара одной партией. Метод предполагает поставку товаров большой партией за один раз (оптовые закупки). Его преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партии, повышенные торговые скидки. Недостатки – большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

Регулярные закупки мелкими партиями. В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода. Преимущества данного метода таковы: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия площади складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на всю поставку. Недостатки – вероятность заказа избыточного количества товаров; необходимость оплаты всего количества товаров, определенного в заказе.

Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям. Такой метод закупки широко используется там, где закупаются дешевые и быстро потребляемые товары. Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения:

– полный перечень товаров;

– количество товаров, имеющихся на складе;

– требуемое количество товаров.

Преимущества данного метода – ускорение оборачиваемости капитала, снижение затрат на складирование и хранение, своевременность поставок.

Получение товара по мере необходимости. Этот метод похож на регулярную поставку товаров, но характеризуется следующими особенностями:

– количество поставляемых товаров не устанавливается, а определяется приблизительно;

– поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;

– оплачивается только поставленное количество товара;

– по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.

Преимущества данного метода – отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества товаров, ускорение оборота капитала, минимум работы по оформлению документов.

Закупка товара с немедленной сдачей. Сферой применения этого метода – покупка нечасто используемых товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости. Товар заказывается, когда он требуется, и вывозится со складов поставщиков. Недостаток данного метода – большие издержки, связанные с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, мелкие размеры заказа, множество поставщиков.

В закупочной логистике помимо выбора методов закупок можно столкнуться с проблемой выбора следующих вариантов:

– закупать товарные ресурсы непосредственно у изготовителя;

– закупать товарные ресурсы у посредника, который специализируется на разукрупнении производственных партий, формировании широкого ассортимента и поставках его потребителям в скомплектованном виде.

Рассмотрим возможные причины, по которым закупка у посредника может оказаться выгоднее, чем непосредственно у изготовителя:

1) если закупать товары у посредника, предприятие имеет возможность

приобрести широкий ассортимент относительно небольшими партиями. В результате сокращается потребность в запасах, складах, уменьшается объем договорной работы с изготовителями отдельных позиций ассортимента;

2) изготовитель товара может располагаться территориально на более отдаленном расстоянии, чем посредник. Дополнительные транспортные расходы в этом случае могут превысить разницу в ценах изготовителя и посредника;

3) цена товара у посредника может быть ниже, чем у изготовителя. Например, изготовитель реализует товар по следующим ценам:

а) для мелкооптовых покупателей – 20 руб. за единицу;

б) для крупнооптовых покупателей – 16 руб. за единицу.

Посредник, закупив крупную партию по 16 руб., разукрупняет ее и реализует мелкооптовым покупателям с 12 % – ной наценкой, т.е. по 17,92 руб. за единицу. Посредник может позволить себе это, так как специализируется на разукрупнении партий. Изготовителю разукрупнение обходится дороже, и он вынужден продавать мелкооптовые партии по цене 20 руб., а не по 17,92 руб. Поэтому процесс выбора варианта индивидуален в каждом конкретном случае.