Выбор поставщика в процессе закупок

Как уже отмечалось, одна из основных проблем в управлении закупками – проблема выбора поставщика. Важность ее объясняется не только тем, что на современном рынке функционирует большое количество поставщиков схожих товаров, но главным образом тем, что поставщик должен быть надежным партнером торгового предприятия в реализации его логистической стратегии.

Управление закупками подразумевает ведение базы данных о поставщиках, контакты с представителями поставщиков по разрешению коммерческих, технических, технологических и финансовых вопросов, осуществление строгого регулярного контроля количества и качества поставляемого поставщиками товара и разрешение вопросов в случае поставки некачественного товара или недопоставки, контроль соблюдения поставщиком условий договора и исполнения им его обязательств, контроль своевременности и правильности расчетов с поставщиками.

Разрешение с поставщиком коммерческих вопросов заключается в установлении с представителями поставщиков деловых контактов, тщательное рассмотрение предлагаемой поставщиками продукции, ее качества и цены. При этом оговаривают финансовую сторону сделки, все условия контракта и особые требования обеих сторон при заключении сделки. В круг технических и технологических вопросов, возникающих как при заключении сделки, так и в процессе дальнейшего взаимодействия партнеров, включаются условия по транспортированию товара, время работы служб экспедиции обеих сторон, условия по упаковке или виду тары.

Система контроля количества и качества получаемого от поставщика товара и организация разрешения ситуаций недопоставок или поставок некачественного товара являются немаловажным составным элементом в управлении снабжением. При этом большое внимание уделяется исполнению сроков поставки, периодичности, комплектности.

Необходим строгий контроль проведения расчетов с поставщиком, своевременности погашения задолженности, правильности составления поставщиком выставляемых к оплате счетов за поставляемый товар. Также важен учет в расчетах с поставщиком всех случаев недопоставок и возврата товара, перепоставок и пересортицы (смешивание или непроизвольная замена товаров различных наименований, которые могут произойти в результате ошибки при фасовке, транспортировании, хранении или комплектации).

В связи с этим рассмотрим основные этапы выбора поставщика.

Выявление потенциальных поставщиков заключается в определении всех возможных поставщиков требуемого вида материальных ресурсов путем использования сведений о конкурсах поставщиков, выставках и ярмарках, рекламы и специализированных каталогов, формирования списка поставщиков, сбора и анализа информации об их деятельности.

Анализ выявленных поставщиков. Сравниваются финансовое положение предприятий, уровень цен продукции и условия платежей, географическое положение, возможные сроки выполнения экстренных заказов, резервные мощности предприятий, качественные характеристики продукции, частота и надежность поставок, психологический климат на предприятии.

После проведенного анализа и уменьшения количества возможных поставщиков оставшиеся оцениваются сточки зрения максимального удовлетворения потребностей фирмы в обеспечении материальными ресурсами.

Кроме определенных количественных критериев оценки поставщика существует большая группа качественных показателей, играющих важную роль в процедуре выбора поставщиков, но трудно поддающихся оценке. К таким показателям относятся: имидж поставщика, отсутствие негативных сообщений о нем от партнеров по бизнесу или в средствах массовой информации, способность к контакту и длительным партнерским отношениям и т.п.

Закупаемые товары и комплектующие изделия часто неравнозначны с точки зрения целей торгового процесса. Дефицит некоторых товаров в торговле может привести к резкому падению прибыли торгового предприятия. Главным критерием при выборе поставщика в этом случае будет надежность поставки.

Если закупаемые предметы труда не являются значимыми с точки зрения торгового процесса, то при выборе их поставщика главным критерием будут ценовые показатели на приобретение товара и доставку.

В последнее время одной из распространенных форм поиска потенциальных поставщиков помимо общепринятых (изучение рекламных материалов, фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации; посещение выставок и ярмарок; переписка и личные контакты с возможными поставщиками) являются конкурсные торги.

Конкурсные торги (тендеры) проводят в случае, если планируется наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. При этой форме взаимоотношений выгода двусторонняя: поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем, а потребитель совмещает решение проблем получения требуемого товара и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.

Проведение тендера включает следующие этапы: реклама; разработка тендерной документации; публикация тендерной документации; приемка и вскрытие тендерных предложений; оценка тендерных предложений; подтверждение квалификации участников торгов; предложение и присуждение контракта.

Тендерная документация, как правило, имеет довольно большой объем и исполняет ряд важных функций:

– инструктирует участников тендера о процедуре торгов;

– дает описание закупаемых товаров или услуг;

– устанавливает критерии для оценки предложений;

– определяет условия будущего контракта.

Оценка тендерных предложений ведется в строгом соответствии с критериями, приведенными в тендерной документации. Основные правила процедуры оценки таковы:

– предварительное назначение членов тендерного комитета, проводящего оценку предложений;

– рассмотрение только тех предложений, которые отвечают требованиям, изложенным в тендерной документации;

– безусловное следование объявленным в тендерной документации процедурам оценки;

– отсутствие каких – либо переговоров с участниками торгов.

Тендерный комитет составляет отчет об оценке тендерных предложений, в котором должно быть показано, как оценивались тендерные предложения, обоснованы причины отклонения предложения и даны рекомендации по присуждению контракта. Победителем конкурсных торгов признается участник, представивший наиболее выгодное, отвечающее квалификационным требованиям, тендерное предложение.

Еще одной формой поиска поставщика являются письменные переговоры. Они могут быть организованы двумя способами. При первом инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции предложения (оферты – документы, аналогичные предложениям, получаемым от поставщиков при проведении конкурсных торгов).

Оферты в случае письменных переговоров включают следующие реквизиты:

– наименование товара;

– его количество и качество;

– цену;

– условия и срок поставки;

– условия платежа;

– характеристику тары и упаковки;

– порядок приемки – сдачи товара.

Оферты могут быть твердыми и свободными. Твердая оферта направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных потребителей и включать как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно – информационные материалы.

При втором способе организации письменных переговоров между поставщиком и потребителем инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения (оферты).

Оценка предложений, поступивших к потенциальному потребителю, может вестись разными способами. Это может быть строго регламентированный процесс, как в случае конкурсных торгов, или более свободная процедура. Чаще всего основным критерием для отбора предложения является высокое качество в сочетании с минимальной ценой.

В результате перечисленных мероприятий формируется список потенциальных поставщиков, который постоянно обновляется и дополняется.

Следует отметить, что малые торговые фирмы, так как они более мобильны, предпочитают работать с большим количеством поставщиков, что обусловлено определенными преимуществами:

– возможностью для успешного проведения переговоров относительно цен, условий поставки или других обязательств в рамках договора поставки;

– возможностью выбора, в случае если один из поставщиков испытывает трудности. Трудности могут быть связаны с условиями поставки, качеством продукции и обслуживания;

– возможностью решения проблем, возникающих при увеличении объемов продаж, не предусмотренном текущим планом.

Крупные компании, долго функционирующие на рынке, опасаются вступать в хозяйственные связи с большим количеством поставщиков или с неизвестными посредниками, так как работа фирмы подвергается определенному риску. В случае несостоятельности или недобросовестности поставщика могут иметь место срывы в выполнении договоров или же прямые финансовые потери. Возмещение понесенных убытков наталкивается при этом на определенные трудности.

Эти компании при выборе поставщика в основном полагаются на собственную информацию. Для этого чаще всего формируется список хорошо известных, заслуживающих доверия поставщиков. Утверждение договоров с этими поставщиками, разрешение предварительной оплаты намеченной к поставке продукции осуществляется по упрощенной схеме.

Но если компании необходимо наладить новые связи, она изучает существующий рынок поставщиков. Составленный перечень потенциальных поставщиков анализируется на основании специальных критериев, позволяющих осуществить отбор приемлемых кандидатов.

Количество критериев может быть достаточно велико (более 60). К ним относятся:

– опыт работы;

– качество поставляемой продукции;

– качество обслуживания потребителей;

– надежность поставок, в том числе соблюдение графика поставок;

– возможности и способности удовлетворять требования потребителей;

– географическое расположение поставщика;

– финансовая стабильность и финансовые условия (например, возможность предоставления ценовых скидок);

– конкурентные преимущества, а также лидерство на рынке конкретной продукции;

– соответствие поставок логистической стратегии предприятия;

– уровень затрат на доставку и хранение поставляемой продукции (близость к подразделениям предприятия, исключение промежуточного складирования);

– возможность длительного партнерства в бизнесе;

– степень заинтересованности (объем заказов подобного рода, отраслевая специализация);

– цена поставляемой продукции;

– готовность к поставке;

– гибкость поставки;

– информационная готовность;

– имидж поставщика;

– отсутствие негативных сообщений о нем от партнеров по бизнесу или в средствах массовой информации;

– упаковка продукции;

– сопутствующие услуги в виде инструкций;

– возможность возврата некондиционной продукции;

– риск забастовок у поставщика.

Крупные компании могут позволить себе анализ такого количества критериев.

Малые и средние компании зачастую ограничиваются ценой и качеством поставляемой продукции, а также надежностью поставок, под которой понимают соблюдение поставщиком обязательств по срокам поставки, ассортименту, комплектности, качеству и количеству поставляемой продукции.