Проблемы автоматизации логистического функционала розничных торговцев

Каждая из перечисленных в предыдущем разделе систем обеспечивает поддержку логистических функций розничных торговых предприятий. Рассмотрим, какие проблемы возникают у розничных торговцев в процессе применения автоматизированных систем для осуществления различных логистических активностей.

Входной контроль поставок товаров на складе. На пути от первичного источника сырья до конечного потребителя собственность на грузы, образующие материальный поток, последовательно переходит от одного участника логистического процесса к другому. В этих так называемых «местах стыка» происходит сверка фактических параметров материального потока с данными сопроводительных документов, т. е. информационный поток приводится в соответствие с материальным. Материальный поток – это движение материальных ценностей, сохранность которых обеспечивается системой материальной ответ­ственности. В местах стыка происходит передача материальной ответ­ственности. Следовательно, задача постоянного обновления и корректировки информации о материальных потоках – одна из наиболее актуальных задач логистической деятельности.

Сложность задачи обусловлена тем, что передача материальной ответственности происходит не непосредственно от одного владельца к тара другому, а с участием логистических посредников – экспедиторских организаций. Без возложения материальной ответственности па конкретных лиц сложно обеспечить сохранность груза на всем пути движения материального потока. Однако следует иметь в виду, что для участников логистического процесса, имеющих статус материально – ответственных лиц, безусловно, приоритетной задачей является не скорость, не надежность, не цена, а точное соответствие количественного и качественного состава потока данным сопроводительных документов.

Система материальной ответственности не должна тормозить логи­стический процесс. В России в условиях исторически сложившейся практики наиболее перспективным является четкая организация входного контроля. Порядок приемки товаров регламентируется нормативными актами государства, а также условиями договора. Соответственно, все процедуры приемки должны быть четко спланированы, что позволит, не снимая материальной ответственности с конкретных лиц, снизить риск остановки логистического процесса.

В зависимости от функционального назначения на складах выделяют следующие группы документов:

– документы, используемые для оформления приемки товаров;

– документы, используемые для оформления размещения товаров на хранение;

– документы, используемые для оформления отпуска, продажи то­варов.

Пройдя первичный этап автоматизации складской деятельности, предприятия все чаще сталкиваются с проблемой упорядочивания складских остатков и проведения инвентаризации товаров. Грамотное ведение учета, приема и расхода товара со склада должно исключать саму вероятность неправильной информации по остаткам. Но все не так просто: в силу вступает человеческий фактор – элементарные ошибки могут привести в дальнейшем к значительному искажению реальности. Решение этой, как и любой задачи логистики складирования, требует комплексного и обоснованного методического подхода.

Таблица 8.2.

Классификация складов по направлениям технической оснащенности

Типы складов	Характеристика
Частично механизированные	Большая часть операций технологического процесса выполняется с использованием средств малой механизации (ручных, гидравлических тележек) или вручную
Механизированные	Основная часть операций выполняется с помощью средств механизации; в закрытых помещениях – с применением напольного безрельсового транспорта, а на открытых площадках – бензиновыми, газовыми и дизельными автопогрузчиками, мостовыми и козловыми кранами. Отдельные операции (приемка и комплектация) могут осуществляться с помощью средств малой механизации или даже вручную
Автоматизированные	Ряд операций (транспортировка, складирование) выполняется с помощью автоматизированных средств (автоматизированные краны – штабелеры, робокары и пр.), а остальные – с применением различных средств механизации
Автоматические	Все операции выполняются с помощью автоматизированных технических средств

Технология штрихового кодирования (ТШК) является одной из составных частей автоматизированной системы управления предприятиям. Современному предпринимателю необходима информация актуальная и максимально точная, а ТШК позволяет повысить производительность труда и сократить количество персонала на проведение той или иной складской операции.

Ниже приведены некоторые преимущества от использования штри­хового кодирования:

– увеличивается доля информации, вводимая в реальном масштабе

времени;

– повышается точность данных о товарных запасах;

– уменьшаются затраты на проведение инвентаризаций;

– уменьшаются расходы на ввод данных;

–повышается точность и актуальность данных, снимаемых с конт­рольно–кассовых узлов;

– уменьшается количество ошибок при подборе товаров и их от­грузке;

– увеличивается производительность обработки материалов;

– увеличивается объем продаж;

– выявляется дефицит продукции;

уменьшаются резервные запасы.

Использование штрихового кодирования на складах с большим ко­личеством позиций и высоким оборотом является, безусловно, целе­сообразным, особенно если речь идет о товарах, схожих по внешнему виду, но отличающихся, например, по типам или размерам. Основным результатом введения штрихкодирования является значительное сни­жение пересортицы и повышение скорости оформления расходных документов при отгрузке товара со склада.

Существенно ускоряется проведение инвентаризаций с помощью сканера с радиочастотным терминалом, поскольку отпадает необходи­мость вручную переписывать каждую позицию, находящуюся на складе. 1^чхли код товара занесен в номенклатурный справочник склада, значи­тельно повышается скорость приемки грузов. Создание приходной накладной сводится фактически к сканированию штрихкодов прини­маемых на склад товаров. Исчезает необходимость вести долгий поиск каждого товара и заносить его в накладную. Для складов с большим оборотом очень важно быстро и без пересортицы собрать заказ из многих позиций.

Работа автоматизированного складского предприятия предполагает наличие программно – аппаратного комплекса, включающего помимо системы учета и управления товародвижением широкий спектр оборудования, помогающего решать самые разнообразные задачи, а также повышает эффективность функционирования любого складского комплекса.

Оценка эффективности функционирования склада должна прово­диться не только в узком смысле, с точки зрения деятельности склада как самостоятельной системы, но и в широком, с точки зрения оценки влияния складской системы на конечный результат функционирования логистической системы предприятия.

Рассмотрев автоматизацию распределительных функций ритейлеров, посмотрим, каким образом возможно применить инструментарий информационных технологий для повышения функционирования всей цепочки поставок.

Информация, поступающая посредством электронных коммуникаций, используется в первую очередь для так называемых основных товаров (товары, спрос на которые характеризуется предсказуемостью и стабильностью, например мужские трусы и носки). Данные по таким товарам передаются либо напрямую в распределительный центр, либо поставщику, заказ новой партии осуществляется автоматически. Такая компьютерная передача информации и документов (заказов и накладных) называется системой электронного обмена данными (ЭОД) и является весьма эффективной даже для небольших торго­вых компаний.

Объединяя информацию электронных кассовых терминалов (ЭКТ) с данными, полученными с кредитных карточек покупателей, розничные торговцы узнают, кто совершает у них покупки. Данная информация весьма полезна в планировании специальных мероприятий.

Американская компания Service Merchandise считает, что система базы данных о домохозяйствах (более 100 характеристик каждого, включая номер телефона, последние покупки, совокупный объем покупок и объем покупок ювелирных изделий) относится к наиболее ценным ее активам (более чем 20 млн домохозяйств США). Эта информация используется в маркетинге, при разработке товарной политики и принятии стратегических решений.

Одним из важнейших инструментов оптимизации закупочного процесса являются системы доставки быстрого реагирования (БР). Это системы управления запасами, призванные снизить время ожидания поступления товаров в магазин и тем самым уменьшить вложения в запасы, улучшить уровень обслуживания покупателей и сократить расходы на распределение.

Функционирование системы быстрого реагирования предполагает выполнение двух требований:

– наличия взаимного согласия поставщика и продавца на совмест­ное использование данных;

– наличия системы электронного обмена данными, о которой рас­сказывалось в предыдущем разделе.

Уже в 1995 г. 63 % розничных торговцев, работающих на рынке США, использовали или внедряли системы быстрого реагирования.

Но существует также и другой фактор, который помогает рознич­ным торговцам быстро реагировать на изменение потребительского спроса. Это – технология совместного использования данных.

Все начинается с электронного кассового терминала, где считываются универсальные штрихкоды. Затем с помощью системы электронного обмена данными они поступают в распределительные системы и поставщикам. Все это является частью системы управления запасами быстрого реагирования.

Возникающие информационные потоки, т. е. система электронного обмена данными между розничными торговцами и их поставщиками, показаны на рис. 8.1.

Электронный обмен данными, применяемый вместо традиционных «бумажных» операций (почта, экспресс – доставка, факсимильные со­общения), позволяет существенно сократить время ожидания. Так как поставщик получает все данные в электронном виде, отсутствует не­обходимость их «ручной» обработки. Как следствие, время ожидания сокращается еще больше, к тому же устраняются возможные ошибки записи со стороны поставщика. Использование системы быстрого реагирования позволяет значительно ускорить поставки, что, в свою очередь, снижает потребности в запасах: чем короче время ожидания, тем проще прогнозировать спрос, а значит, торговцу требуется меньший объем запасов.

Рис. 8.1. Информационные потоки между розничными торговцами и их поставщиками

Организационные структуры и системы торговых компаний при­званы обеспечить эффективное удовлетворение потребностей поку­пателей. Организационная структура определяет обязанности каждого работника и иерархическую структуру компании.

При разработке логистической структуры торговой компании необходимо достичь компромисса между снижением стоимости закупок, которое происходит при централизованном принятии решений, и пре­имуществами адаптации предложения к требованиям местных рынков при децентрализованном характере принятия решений.

Помимо разработки логистической структуры, для улучшения и ко) рдинации действий поставщиков, специалистов по закупкам и продавцов торговые компании стремятся укрепить контакты между специалистами по закупкам и покупателями, использовать преимущества мощной организационной культуры и информационных систем.

Работы по оптимизации материальных и информационных потоков во многом основаны на применении системного подхода. Особое значе­ние для торгового предприятия в настоящее время приобрело распре­деление товаров. Внедрение систем транспортировки, приема, хранения, снабжения этикетками, маркировки и обработки заказов позволяет повысить эффективность традиционных распределительных функций.

Обычно выделяют четыре основных уровня применения информа­ционных технологий в логистике розничной торговли:

1.Универсальный штрихкод – черно – белые полоски на упаковках большинства продуктов, используемые как универсальный спо­соб передачи информации о товаре.

2.Электронные кассовые терминалы, считывающие информацию, которую несут штрихкоды, записывающие и передающие данные.

3.Электронный обмен данными – процесс и метод передачи ин­формации о штрихкодах от продавца к поставщику и обратно.

4.Системы быстрого реагирования, в которых используются штрихкоды, электронный обмен данными и электронные кассовые тер­миналы. Такие системы позволяют розничным торговцам получать товары от поставщиков гораздо быстрее, чем в прошлом.